Unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textmarken legst du fest, welche Datenfelder du als Platzhalter in Texten verwenden möchtest. Eine Textmarke wie {{kunde.vorname}} wird beim Verwenden durch den passenden Wert ersetzt, zum Beispiel Anna. So kannst du dieselbe Vorlage für verschiedene Kunden verwenden.

Du wählst die Tabelle, das Feld und bei Bedarf ein Ausgabeformat. Welcher Kunde oder Vertrag gemeint ist, ergibt sich erst beim Verwenden der Vorlage. Du hinterlegst hier keinen bestimmten Kunden und keine Datensatznummer.

Kurz erklärt

Ein Textbaustein enthält den wiederverwendbaren Text. Eine Textmarke steht darin für einen einzelnen Wert. Im Satz Guten Tag {{kunde.vorname}} wird nur die Textmarke ersetzt. Bei Anna steht anschließend „Guten Tag Anna“, beim nächsten Kunden dessen Vorname.

Die Verwaltung der Textmarken liegt jetzt in den Organisationseinstellungen. Im Feld Editor legst du weiterhin eigene Datenfelder an. Soll ihr Inhalt in einer Vorlage stehen, ordnest du ihnen hier eine Textmarke zu. Die Textbausteine↗ verwaltest du ebenfalls in den Organisationseinstellungen, unter Vorlagen › Textbausteine.

Voraussetzungen und Rechte

Die Rollen Inhaber und Administrator haben standardmäßig Zugriff auf die Verwaltung der Textmarken. Andere Rollen erhalten diesen Zugriff erst durch eine entsprechende Freigabe.

Unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen braucht die Rolle das Recht Einstellungen, den aktiven Bereich Vorlagen und die passende Stufe für Textmarken:

Diese Rechte gelten für die Textmarken der Organisation. Zum Verwenden einer vorhandenen Textmarke brauchst du keinen Verwaltungszugriff auf diese Seite. Deine Rechte für den jeweiligen Kunden, Vertrag oder anderen Datensatz gelten weiterhin.

Die Liste der Textmarken

Über das Suchfeld grenzt du die Liste ein. Mit den Filtern an den Spalten kannst du einzelne Werte auswählen, etwa nur eine Tabelle oder nur aktive Marken. Ein Klick auf eine Zeile öffnet ihre Einstellungen.

Eine Textmarke anlegen

1. Öffne Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textmarken und klicke auf Neue Textmarke.
2. Gib unter Name eine verständliche Bezeichnung ein, zum Beispiel „Vorname des Kunden“.
3. Trage unter Textmarke das Kürzel ohne Klammern ein, zum Beispiel kunde.vorname.
4. Wähle unter Datenquelle zuerst die Tabelle, etwa Kontakte, und dann das Feld, etwa Vorname. Im Feld-Auswahlmenü kannst du nach dem Namen suchen.
5. Stelle bei Bedarf Ausgabeformat und Ersatztext ein und prüfe die Vorschau.

Es gibt keinen Speichern-Knopf. Sobald Name, Textmarke, Tabelle und Feld vollständig und gültig sind, speichert i-Planner die Textmarke automatisch. Auch weitere Änderungen werden automatisch gespeichert. Beachte Meldungen direkt am Feld, wenn eine Eingabe noch nicht übernommen werden kann.

Die Felder im Formular

Für das Kürzel im Feld Textmarke sind nur Kleinbuchstaben von a bis z, Zahlen und Punkte als Trenner erlaubt. Jeder Teil zwischen den Punkten beginnt mit einem Buchstaben. Gültig sind zum Beispiel kunde.vorname und vertrag.beitrag2. Leerzeichen, Unterstriche, Umlaute, andere Sonderzeichen und Klammern sind dort nicht erlaubt. Die verständliche Bezeichnung schreibst du in Name.

Die Vorschau verwendet erfundene Werte. Sie lädt keinen echten Kundendatensatz. „Keine Ausgabe – die Textmarke entfällt.“ ist nur ein Hinweis in der Vorschau. Dieser Satz wird nicht in deinen Text eingesetzt.

Datenquellen und eigene Felder

Zur Auswahl stehen freigegebene Felder unter anderem aus Kontakte, Adressen, Kontaktwege, Bankverbindungen, Beruf, Ausweisdaten, Nummern, Finanzen, Ziele, Verträge, Vertragspersonen, Schäden, Ansprechpartner, Aufgaben und Dokumente. Dazu kommen Organisation für die eigene Firma, Benutzer und Accounts. Die Feldauswahl enthält Standardfelder und die verfügbaren eigenen Felder. Interne Systemfelder und geschützte Felder werden nicht angeboten.

So verwendest du ein nachträglich angelegtes eigenes Feld:

1. Lege das Datenfeld im Feld Editor↗ im passenden Bereich an.
2. Öffne die Textmarken-Verwaltung und klicke auf Neue Textmarke.
3. Wähle die passende Tabelle und suche unter Feld nach dem Namen deines Feldes. Eigene Felder sind als solche gekennzeichnet.
4. Vergib Name und Textmarke und prüfe die Ausgabe.

Ein neues Datenfeld erzeugt nicht automatisch eine neue Textmarke. Du entscheidest, welche Felder du in Vorlagen anbieten möchtest. Mehrere Textmarken können dasselbe Feld verwenden, etwa einen Vertragsbeitrag einmal als Eurobetrag und einmal als Zahl.

Ausgabeformate wählen

Mit Feldformat übernehmen nutzt du die Formatvorgaben des Datenfeldes. Unverändert gibt den Wert ohne zusätzliche Formatierung aus. Ein anderes Format ändert nur die Darstellung im Text, nicht den gespeicherten Datenwert. Die Vorschau folgt deiner Auswahl.

Datum

Für das Beispieldatum 1. November 2026 stehen diese Formate zur Verfügung:

Zahlen, Währungen und Prozent

Zahlen kannst du als ganze Zahl oder mit einer bis vier Nachkommastellen ausgeben. Daneben gibt es Ohne Tausendertrennzeichen sowie Euro (EUR), US-Dollar (USD), Schweizer Franken (CHF) und Britisches Pfund (GBP). Aus dem Wert 1234,5 wird mit zwei Nachkommastellen 1.234,50, als Eurobetrag 1.234,50 €. Das Währungsformat rechnet keine Beträge um.

Bei Prozent ist entscheidend, wie der Wert gespeichert ist. Beide Varianten bieten null, eine oder zwei Nachkommastellen:

Wähle Anteil als Prozent nur für einen als Anteil gespeicherten Wert. Diese Variante multipliziert den Wert für die Darstellung mit 100. Die Beispiele in der Auswahl zeigen den Unterschied.

Ja/Nein-Werte

Für solche Felder wählst du ein Paar. Der erste Text steht für wahr, der zweite für falsch:

Nein und die Zahl 0 sind gültige Werte. Sie werden nicht durch den Ersatztext ersetzt. Dieser greift bei einem leeren Wert.

Textmarken verwenden

In einem Textbaustein öffnest du die Auswahl der Textmarken über das Symbol {} oder indem du {{ tippst. Du kannst nach dem verständlichen Namen suchen. Eingefügt wird das Kürzel mit doppelten geschweiften Klammern, etwa {{kunde.vorname}}. Die genauen Kürzel zeigt die Auswahl deiner Organisation. Die Schritte stehen unter Textmarken einfügen↗.

Beim Verwenden in einem Brief oder einer E-Mail werden die Werte aus den zugehörigen Datensätzen eingesetzt. Gibt es mehrere passende Einträge, zum Beispiel mehrere Verträge, wählst du den gewünschten Datensatz. Beim Serienversand werden die Werte für den jeweiligen Empfänger bestimmt. Auch im Formular-Editor↗ stehen die verfügbaren Textmarken zur Auswahl.

Umbenennen, deaktivieren und löschen

Name ändert die Bezeichnung in der Auswahl. Textmarke ändert das Kürzel. Wenn du ein Kürzel änderst, merkt sich i-Planner dessen bisherigen Namen. Vorhandene Texte mit diesem früheren Kürzel können weiterhin dieselbe aktive Textmarke verwenden. Benennst du lediglich das zugrunde liegende Datenfeld im Feld Editor um, bleibt das Kürzel der Textmarke unverändert.

Im Drei-Punkte-Menü einer Tabellenzeile kannst du eine Marke Aktivieren, Deaktivieren oder Löschen. In der Detailansicht gibt es außerdem Textmarke aktiv und, mit Löschrecht, die Gefahrenzone.

Für mehrere Marken markierst du die Checkboxen in der Tabelle und wählst die gewünschte Stapelaktion. Prüfe die Auswahl und bestätige die Rückfrage. Aktivieren und Deaktivieren benötigen Bearbeitungsrecht, Löschen benötigt Löschrecht.

Prüfe vor dem Deaktivieren oder Löschen die Vorlagen, die diese Marke verwenden. Eine inaktive oder gelöschte Marke kann nicht mehr aufgelöst werden. Der Ersatztext behebt das nicht. Beim Löschen bleiben ihre bisherigen Kürzel reserviert, damit bestehende Texte nicht versehentlich ein anderes Datenfeld verwenden.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Textbausteine↗: wiederverwendbare Texte anlegen und beim Schreiben einsetzen.
• Felder↗: eigene Datenfelder anlegen.
• Benutzerrollen↗: Zugriff auf die Verwaltung vergeben.