Benutzergruppen
Wie du mehrere Mitglieder zu einer Gruppe zusammenfasst, sie mit Gruppen, Rollen und einzelnen Personen füllst und die Gruppe in Freischaltungen auswählst.
Unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzergruppen fasst du mehrere Mitglieder deiner Organisation zu einer Gruppe zusammen, zum Beispiel den Innendienst. In Freischaltungen wählst du dann die Gruppe statt jeder einzelnen Person.
Kurz erklärt
Eine Gruppe hat einen Namen, eine optionale Beschreibung, einen Status und Mitglieder. Mitglieder können ganze Rollen, andere Gruppen und einzelne Personen sein. Einzelne Personen kannst du wieder ausschließen, auch wenn sie über eine Rolle oder eine andere Gruppe dazugehören.
Eine Gruppe ist immer aktuell. Bekommt ein Mitglied eine andere Rolle, wird es deaktiviert oder kommt jemand Neues ins Team, ändert sich die Gruppe sofort mit. Jede Freischaltung, in der die Gruppe steht, gilt dann für die neuen Mitglieder.
Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzergruppen:
- Du willst mehrere Kollegen gemeinsam freischalten: Eine Gruppe anlegen.
- Eine Person gehört über ihre Rolle dazu, soll aber nicht: Mitglieder festlegen.
- Eine Gruppe wird vorübergehend nicht gebraucht: Gruppe deaktivieren oder löschen.
- Du willst wissen, wo du eine Gruppe auswählen kannst: Wo Gruppen wirken.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Einstellungen und in dessen Detail-Rechten im Abschnitt Team & Rollen den Schalter Bereich aktiv.
- Für die Seite Benutzergruppen brauchst du mindestens Nur lesen, um Gruppen und ihre Mitglieder zu sehen. Mit Lesen + Bearbeiten legst du Gruppen an, änderst und duplizierst sie und änderst ihre Mitglieder. Löschen kannst du nur mit Lesen + Bearbeiten + Löschen.
- Der Inhaber hat das Recht immer. Jede andere Rolle bekam beim Start dieser Seite dieselbe Stufe, die sie für Benutzerrollen hat. Ändern lässt sich die Stufe unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen, siehe Einstellungsseiten der Organisation freigeben.
Die Seite im Überblick
Die Seite zeigt alle Gruppen deiner Organisation in einer Tabelle mit den Spalten Name, Beschreibung, Status, Mitglieder, Erstellt am und Geändert am. Mitglieder nennt, wie viele Personen gerade zur Gruppe gehören. Über das Feld Gruppen filtern... suchst du nach Name und Beschreibung. Gibt es noch keine Gruppe, steht dort „Keine Benutzergruppen vorhanden“.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Gruppe. Das Menü am Ende der Zeile bietet Bearbeiten (mit Nur lesen: Ansehen), Duplizieren, Aktivieren oder Deaktivieren und Löschen. Es zeigt nur, was deine Stufe erlaubt.
Eine Gruppe anlegen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzergruppen.
- Klicke auf Neue Gruppe.
- Gib im Abschnitt Stammdaten einen Name ein, zum Beispiel „Innendienst“. Er erscheint in der Übersicht und überall, wo du die Gruppe auswählst. Die Beschreibung ist optional.
- Wähle im Abschnitt Mitglieder aus, wer dazugehört, siehe Mitglieder festlegen.
Die Mitglieder kannst du schon vor dem Namen wählen. Sobald der Name steht, legt i-Planner die Gruppe mit allen gewählten Mitgliedern an. Danach speichert jede Änderung sofort, einen Speichern-Knopf gibt es nicht.
Jeder Name kommt nur einmal vor. Gibt es ihn schon, erscheint „Eine Gruppe mit diesem Namen gibt es bereits.“
Mitglieder festlegen
Der Abschnitt Mitglieder zeigt drei Ordner:
| Ordner | Was du auswählst |
|---|---|
| Benutzergruppen | Andere Gruppen. Alle ihre Mitglieder gehören dann auch zu dieser Gruppe. |
| Benutzerrollen | Ganze Rollen. Jedes aktive Mitglied mit dieser Rolle gehört dazu, auch wer die Rolle später bekommt. |
| Benutzer | Einzelne Mitglieder, unabhängig von Gruppen oder Rollen. |
Über das Suchfeld findest du Personen, Rollen und Gruppen. Oben steht, wie viele Personen die Gruppe insgesamt umfasst.
Eine Person ausschließen: Öffne die gewählte Rolle oder Gruppe und entferne den Haken bei der Person. Ihr Name erscheint dann durchgestrichen. Der Ausschluss gilt, auch wenn die Person über eine andere Rolle oder Gruppe dazukäme. Setzt du den Haken wieder, gehört sie wieder dazu.
Eine Gruppe darf sich nicht selbst enthalten, auch nicht über Umwege. Enthält die gewählte Gruppe diese Gruppe schon, erscheint „Die gewählte Gruppe enthält diese Gruppe bereits – das ergäbe einen Kreis.“ Inaktive Gruppen zählen dabei mit.
Zur Gruppe gehören nur aktive Mitglieder deiner Organisation. Deaktivierte Mitglieder und externe Personen aus der Zusammenarbeit gehören nie dazu.
Gruppe duplizieren
Duplizieren im Menü der Zeile legt eine Kopie mit dem Namen „<Name> (Kopie)“ an. Die Kopie übernimmt die gewählten Gruppen und Rollen, alle Ausschlüsse und die einzelnen Personen, die gerade aktiv sind. Den Namen änderst du danach in der Kopie.
Gruppe deaktivieren oder löschen
Deaktivieren schaltet die Gruppe ab, ohne sie zu löschen: „Inaktive Gruppen wirken nirgends, bis du sie wieder aktivierst.“ In Freischaltungen gibt sie dann niemandem Zugriff, und in anderen Gruppen zählen ihre Mitglieder nicht mit. Mitglieder und Einstellungen bleiben erhalten. Wieder einschalten kannst du sie über Aktivieren oder mit dem Schalter Aktiv in den Stammdaten.
Löschen entfernt die Gruppe endgültig. Vorher fragt i-Planner: „Verteiler, Freigaben und Workflows mit dieser Gruppe erreichen ihre Mitglieder dann nicht mehr.“ i-Planner nimmt die Gruppe aus allen Freischaltungen und aus anderen Gruppen heraus. Wer nur über die Gruppe Zugriff hatte, verliert ihn.
Wo Gruppen wirken
Eine Gruppe wählst du überall dort aus, wo du etwas für bestimmte Personen freischaltest, zum Beispiel bei:
- Accounts und Integrationen: wer einen Account oder eine Integration nutzen darf.
- Signaturen, E-Mail-Regeln, Textbausteinen und Ordnervorlagen: wer sie verwenden darf.
- gespeicherten Listen in der Kundenverwaltung: mit wem du eine Liste teilst.
Dort steht die Gruppe neben einzelnen Personen zur Auswahl. Die Freischaltung gilt für alle, die gerade zur Gruppe gehören.
Wie viele Gruppen du anlegen kannst
Die Version eures Vertrags begrenzt die Zahl der Gruppen. In der Regel sind es bei Starter 3 und bei Professional 25 Gruppen, bei Enterprise ist die Zahl nicht begrenzt. Gelöschte Gruppen zählen nicht mit, deaktivierte schon. Sind alle Plätze belegt, erscheint beim Anlegen oder Duplizieren „Der Tarif erlaubt maximal N Benutzergruppen. Für weitere ist ein Tarifwechsel nötig.“ Lösche dann eine Gruppe, die du nicht mehr brauchst, oder wechsle die Version.
Häufige Fragen
Die Rolle legt fest, was ein Mitglied darf. Jedes Mitglied hat genau eine Rolle. Eine Gruppe gibt keine Rechte, sie fasst nur Personen zusammen, damit du sie gemeinsam freischalten kannst. Eine Person kann in beliebig vielen Gruppen sein.
Prüfe, ob er in der Rolle oder in einer gewählten Gruppe durchgestrichen ist. Dann ist er ausgeschlossen. Setze den Haken bei ihm wieder. Ist er unter Organisation › Team deaktiviert, gehört er zu keiner Gruppe.
Nein, wenn die Person über eine gewählte Rolle oder Gruppe dazugehört. Die Gruppe ändert sich sofort mit, und die Freischaltung gilt für die neue Person ohne weiteren Schritt.
Weitere Themen
- Benutzerrollen: was eine Rolle darf und wer welche Rolle hat.
- Einen Account bearbeiten: einen Account für eine Gruppe freischalten.
- Fehlerbehebung: wenn die Seite Benutzergruppen fehlt.