Apple Mail / iCloud

Was Apple Mail / iCloud kann, was du dafür brauchst und wie du die Integration aktivierst und dein iCloud-Postfach mit einem app-spezifischen Passwort als Account anlegst.

Mit Apple Mail / iCloud bindest du ein iCloud-E-Mail-Postfach als Account an deine Organisation an. Die Anmeldung läuft über die iCloud-Adresse und ein app-spezifisches Passwort. Danach benachrichtigt i-Planner den Accountinhaber über neue E-Mails. Mails an oder von bekannten Kunden legt i-Planner als E-Mail-Aktivität in der Kundenverwaltung ab.

Kurz erklärt

Was Apple Mail / iCloud kann:

iCloud-Postfach verbinden: Unter Organisation › Accounts legst du einen Account mit E-Mail-Adresse (iCloud) und App-spezifisches Passwort an. i-Planner testet die Anmeldung vorab am Posteingangs- und am Postausgangsserver von iCloud und hält das Postfach danach verbunden. Server und Ports sind fest hinterlegt.
Über neue E-Mails benachrichtigen: Kommt im iCloud-Postfach eine neue Mail an, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ mit dem Betreff.
E-Mails beim Kunden ablegen: Ist Absender, Empfänger oder CC-Empfänger bei einem Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt, legt i-Planner die Mail in der Kundenverwaltung als E-Mail-Aktivität ab. Original-Mail und Anhänge landen dort als Dokumente. Das gilt auch für Mails, die du direkt in Apple Mail verschickst, sobald ihre Kopie im Gesendet-Ordner liegt.
Verbindung überwachen: Die Seite des Accounts zeigt, ob das Postfach verbunden ist. Scheitert die Anmeldung bei iCloud dauerhaft, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Postfach getrennt“.

Typische Aufgaben:

Du willst dein iCloud-Postfach anbinden: Apple Mail / iCloud einrichten.
Du willst wissen, welche Mails beim Kunden landen: E-Mails beim Kunden ablegen lassen.
Du hast ein neues app-spezifisches Passwort: iCloud-Account anpassen.
Eine Meldung erscheint oder etwas klappt nicht: Fehlerbehebung.

Voraussetzungen

Du hast eine iCloud-E-Mail-Adresse und ein app-spezifisches Passwort dafür. Das Passwort deiner Apple-ID funktioniert hier nicht. Zum Erzeugen verweist das Formular auf appleid.apple.com.
Zum Aktivieren braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen.
Zum Anlegen des Accounts braucht deine Benutzerrolle das Recht Accounts.
Apple Mail / iCloud muss unter Organisation › Integrationen für deine Organisation aktiviert sein. Vorher steht die Integration unter Organisation › Accounts bei Neuer Account nicht zur Auswahl.
Steht die Freigabe von Apple Mail / iCloud auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, musst du dort ausgewählt sein. Wer selbst das Recht Integrationen hat, braucht keine Freigabe.

Apple Mail / iCloud einrichten

Erst aktivierst du die Integration für die Organisation, dann legst du je iCloud-Postfach einen Account an.

Apple Mail / iCloud aktivieren

Öffne Organisation › Integrationen, wähle links unter Entdecken zum Beispiel E-Mail und klicke Apple Mail / iCloud an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen Official und die Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über iCloud.“
Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Änderung wird sofort gespeichert, einen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Optional: Lege im Bereich Einschränkungen, der jetzt erscheint, unter Freigabe fest, wer Accounts für Apple Mail / iCloud anlegen darf: Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Wie die Auswahl funktioniert, beschreibt Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.

iCloud-Postfach als Account anlegen

Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle in der Liste Apple Mail / iCloud.
Fülle unter Stammdaten das Feld Name aus. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem das Postfach gehören soll.
Fülle unter Zugangsdaten die Felder E-Mail-Adresse (iCloud) und App-spezifisches Passwort aus. Dort steht „IMAP-Zugang über imap.mail.me.com — mit deiner iCloud-Adresse und einem app-spezifischen Passwort.“
Klicke auf Account anlegen.

i-Planner testet die Anmeldung zuerst bei iCloud. Lehnt iCloud ab, öffnet sich das Fenster Anlegen fehlgeschlagen mit „Die Zugangsdaten wurden abgelehnt (IMAP: … · SMTP: …).“, und nichts wird angelegt. Sonst legt i-Planner den Account an, verbindet das Postfach und öffnet die Seite des Accounts. Steht die Verbindung nach wenigen Sekunden, meldet i-Planner „Account erstellt und verbunden“. Andernfalls prüft i-Planner die Verbindung automatisch. Das Ergebnis ist „Verbindung erfolgreich“, das Fenster Validierung fehlgeschlagen oder, solange das Postfach noch verbunden wird, der Status Nicht geprüft.

Weitere Einstellungen stehen unter iCloud-Account anpassen.

Die Eingabefelder

Feld	Pflicht	Was eintragen
Name	Ja	Frei wählbarer Anzeigename für diesen Account. Fehlt er, erscheint „Name ist erforderlich“.
Accountinhaber	Ja	Das Teammitglied, dem der Account gehört und das die Benachrichtigungen zu neuen E-Mails erhält. Voreingestellt bist du selbst. Nur sichtbar, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Mitgliedern zuordnen darf.
E-Mail-Adresse (iCloud)	Ja	Adresse des iCloud-Postfachs, zugleich der Anmeldename. Pro Organisation nur einmal für Apple Mail / iCloud möglich. Fehlt sie, erscheint „E-Mail-Adresse ist erforderlich“, bei ungültiger Adresse „Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben“.
App-spezifisches Passwort	Ja, geheim	Ein app-spezifisches Passwort, nicht dein Apple-ID-Passwort. Zum Erzeugen verweist das Warnsymbol am Feld auf appleid.apple.com. Bindestriche aus der Anzeige bei Apple darfst du mitkopieren. Leerzeichen und Bindestriche entfernt i-Planner selbst. Die Eingabe ist verdeckt. i-Planner speichert das Passwort verschlüsselt und zeigt es danach nicht mehr an. Fehlt es, erscheint „Passwort ist erforderlich“.

Häufige Fragen

Nein. Das Feld App-spezifisches Passwort braucht ein app-spezifisches Passwort, nicht das Passwort deiner Apple-ID. Das Apple-ID-Passwort funktioniert hier nicht. Darauf weist die Zeile unter dem Feldnamen hin: „App-spezifisches Passwort — NICHT dein Apple-ID-Passwort.“ Auch das Warnsymbol am Feld sagt es: „Nicht dein Apple-ID-Passwort! Erzeuge ein app-spezifisches Passwort unter appleid.apple.com.“ Eine Anmeldung über eine Anmeldeseite von Apple bietet die Integration nicht an.

Nein. Du kannst das Passwort so einfügen, wie Apple es anzeigt, auch mit Bindestrichen. i-Planner entfernt Leerzeichen und Bindestriche selbst, beim Anlegen genauso wie beim späteren Ändern auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts.

Gar nicht. i-Planner verbindet ein Postfach von Apple Mail / iCloud immer mit imap.mail.me.com (Port 993, SSL/TLS) und smtp.mail.me.com (Port 587, STARTTLS). Angemeldet wird immer mit der E-Mail-Adresse (iCloud). Einen Bereich Erweiterte Einstellungen hat ein solcher Account nicht.

Ja. Die separate Integration E-Mail bietet beim Anlegen im Feld Kontotyp ebenfalls Apple iCloud (App-Passwort) an. Ein so verbundenes Postfach steht in der Kundenverwaltung auch als Absender zur Wahl, anders als eines über Apple Mail / iCloud. Verbinde dasselbe Postfach aber nicht über beide Integrationen zugleich. Wie du wechselst, steht unter Das iCloud-Postfach lässt sich nicht als Absender auswählen. Wie die Integration E-Mail funktioniert, steht unter Organisation › Integrationen › E-Mail.

Weitere Themen

E-Mails und Daten: welche Mails beim Kunden landen und welche Daten an iCloud gehen.
Account verwalten: Zugangsdaten, Nutzung und Freischaltung ändern, die Verbindung im Blick behalten.
Fehlerbehebung: wenn das Anlegen scheitert, die Verbindung abreißt oder Mails fehlen.
Accounts: Accounts anlegen, freischalten und löschen.
E-Mail-Integrationen: welche Integration zu welchem Postfach passt.