Aruna
Was die Aruna-Integration kann, was du dafür brauchst und wie du Aruna aktivierst, freigibst und einen Aruna-Account anlegst und einstellst.
Aruna ist eine digitale Plattform für Versicherungsmakler. Hast du einen Aruna-Zugang, holst du mit dieser Integration Dokumente von Aruna in den Posteingang der Kundenverwaltung. Außerdem öffnest du die Aruna-Vergleichsrechner MrMoney, Thinksurance und Nafi über persönliche Anmelde-Links, die Aruna erzeugt.
Kurz erklärt
Was die Aruna-Integration kann:
- Ein Klick auf das Aktualisieren-Symbol im Posteingang der Kundenverwaltung holt alle Dokumente, die bei Aruna noch nicht heruntergeladen wurden. Zu jedem Dokument übernimmt i-Planner Angaben wie Kundenname, Vertragsnummer, Gesellschaft und Geschäftsvorfall.
- Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner neue Aruna-Dokumente im Hintergrund über die Vertragsnummer oder einen eindeutigen Kundennamen zu. Es sortiert sie in die Listen Zugeordnet über Vertragsnummer, Zugeordnet über Kunden oder Nicht zugeordnet. Findet i-Planner nichts, schlägt es beim Ablegen Kunden mit demselben Vor- und Nachnamen vor oder legt Kunde und Vertrag mit den Aruna-Angaben neu an. Legst du dabei etwas neu an, bekommen weitere Dokumente mit demselben Kundennamen oder derselben Vertragsnummer die Zuordnung automatisch.
- In der Kundenverwaltung öffnest du über das Symbol Schnittstellen die Aruna-Rechner MrMoney, Thinksurance und Nafi in einem neuen Browser-Tab. Jeder Rechner öffnet sich über einen persönlichen Anmelde-Link, den Aruna erzeugt.
- i-Planner prüft nach dem Anlegen, auf Knopfdruck und täglich, ob Aruna die Zugangsdaten eines Accounts annimmt. Scheitert die tägliche Prüfung und stand der Account vorher nicht auf Fehler, bekommt der Accountinhaber eine Benachrichtigung.
- Unter Automatischer Abruf legst du fest, wann i-Planner bei Aruna die Liste offener Dokumente abfragt.
Zwei Dinge macht die Integration nicht. Der Abruf nach Zeitplan bringt keine Dokumente in den Posteingang, dafür braucht es immer den Klick auf das Aktualisieren-Symbol. Und beim Öffnen eines Rechners gehen keine Kunden- oder Vertragsdaten an Aruna.
Typische Aufgaben mit Aruna:
- Du richtest Aruna zum ersten Mal ein: Aruna einrichten.
- Neue Dokumente von Aruna sollen in den Posteingang: Neue Aruna-Dokumente in den Posteingang holen.
- Ein Aruna-Dokument gehört zu einem Kunden und Vertrag: Aruna-Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.
- Du willst für einen Kunden einen Vergleichsrechner öffnen: Vergleichsrechner von Aruna öffnen.
- Anlegen, Prüfen oder Abholen klappt nicht: Fehlerbehebung.
Voraussetzungen
- Ein Aruna-Zugang mit Benutzername und Passwort.
- Zum Aktivieren braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen, zum Anlegen des Aruna-Accounts das Recht Accounts. Beide stehen im Rollen-Editor im Block Organisation.
- Aruna ist unter Organisation › Integrationen aktiviert. Vorher lässt sich kein Aruna-Account anlegen.
- Steht die Freigabe von Aruna auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, musst du dort ausgewählt sein. Personen mit dem Recht Integrationen dürfen einen Aruna-Account auch ohne diese Auswahl anlegen.
- Für den Dokumentenabruf und das Fenster Rechner & Co. brauchst du einen aktiven Aruna-Account. Er muss dir gehören oder für dich freigeschaltet sein, und seine Verbindung muss erfolgreich geprüft sein.
- Für die Rechner-Links brauchst du einen eigenen aktiven Aruna-Account. Der freigeschaltete Account eines Kollegen reicht dafür nicht.
Aruna einrichten
Die Einrichtung hat zwei Teile. Du aktivierst Aruna einmal für deine Organisation und legst dann unter Organisation › Accounts einen Aruna-Account mit den Zugangsdaten an.
Integration aktivieren
- Öffne Organisation › Integrationen und klicke Aruna an. Du findest die Integration auch in der Liste Pool.
- Oben auf der Detailseite stehen Logo und Name mit dem Kennzeichen Official und die Beschreibung „Digitale Plattform für Versicherungsmakler“. Dazu kommen Built by Aruna, Docs mit dem Link i-Planner Docs und Website aruna.de. Schalte darunter im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein.
- Optional: Nach dem Einschalten erscheint der Bereich Einschränkungen („Wer darf diese Integration nutzen? Standard: alle Mitarbeiter.“). Dort stellst du das Feld Freigabe von Alle Mitarbeiter auf Nur ausgewählte Mitarbeiter und wählst unter Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen oder Personen aus. Wie die Auswahl funktioniert, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.
Aruna-Account anlegen
- Öffne Organisation › Accounts und klicke auf Neuer Account.
- Wähle auf der Seite Neuer Account den Eintrag Aruna. Dort stehen nur aktivierte Integrationen, die für dich freigegeben sind. Auf der Seite steht dazu „Accounts können nur für aktivierte Integrationen angelegt werden.“
- Fülle unter Stammdaten und Zugangsdaten die Felder aus:
Feld Pflicht Was eintragen Name Ja Frei wählbarer Anzeigename für den Account, zum Beispiel „Aruna“. Der Platzhalter „z.B. Mein VEMA Account“ ist nur ein Beispiel. Der Name erscheint später im Fortschrittsfenster beim Dokumentenabruf. Accountinhaber Ja Das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Nur sichtbar, wenn deine Rolle Accounts anderen Mitgliedern zuordnen darf. Benutzername Ja Der Benutzername deines Aruna-Zugangs. Das Formular markiert das Feld nicht als Pflichtfeld, Aruna braucht ihn aber bei jeder Anmeldung. Passwort (geheim) Ja Das Passwort deines Aruna-Zugangs, auch wenn unter dem Feld allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ steht. Die Eingabe ist maskiert. i-Planner speichert das Passwort verschlüsselt und zeigt es nicht wieder an. - Klicke auf Account anlegen. Fehlt der Name oder das Passwort, erscheint „Name ist erforderlich“ oder „Passwort ist erforderlich“.
i-Planner meldet „Account erstellt“ und prüft die Verbindung sofort. Nimmt Aruna die Zugangsdaten an, erscheint „Verbindung erfolgreich“. Neben dem Titel des Accounts steht dann grün „Verbunden · …“ mit Datum. Lehnt Aruna sie ab oder scheitert die Prüfung, öffnet sich das Fenster Validierung fehlgeschlagen mit dem Grund. Ist Aruna gerade nicht erreichbar, erscheint stattdessen „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“ Erneut prüfen kannst du jederzeit auf der Seite des Accounts, mit Verbindung prüfen im Bereich Verbindung. Was du bei einer Fehlermeldung tust, steht unter Fehlerbehebung.
Aruna-Account einstellen
Nach dem Anlegen zeigt die Seite des Aruna-Accounts unter Organisation › Accounts weitere Felder. Änderungen am bestehenden Account speichert i-Planner automatisch.
| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| Account aktiv | Nein | Schalter im Bereich Stammdaten, bei neuen Accounts eingeschaltet. Seine Beschreibung lautet „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Ein inaktiver Aruna-Account wird beim Dokumentenabruf nicht abgefragt. |
| Automatischer Abruf | Nein | Zeitplan für den Abruf. Nach dem Einschalten legst du Intervall und Einheit fest: Stunde(n), Tag(e), Woche(n) oder Monat(e). Bei Woche(n) kommt An diesen Tagen hinzu, bei Monat(e) Tag im Monat. Bei Tag(e), Woche(n) und Monat(e) wählst du die Uhrzeit in 15-Minuten-Schritten. Voreingestellt ist 06:00 deutscher Zeit. Der Abruf fragt nur die Liste offener Dokumente ab und bringt keine Dokumente in den Posteingang. |
| Erstabruf-Zeitraum (Tage) | Nein | Im Bereich Datenabruf, voreingestellt 90. Bei Aruna bleibt das Feld ohne Wirkung. Aruna kennt keinen Datumsfilter und liefert immer alle noch offenen Dokumente. Die Voreinstellung kannst du stehen lassen. |
| Freischaltung | Nein | Wer den Account außer dem Accountinhaber nutzen darf: Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber (Voreinstellung) oder Accountinhaber + ausgewählte. Wer freigeschaltet ist, holt beim Aktualisieren im Posteingang auch die Dokumente dieses Accounts ab. |
| Freigeschaltete Mitarbeiter | Nur bei Accountinhaber + ausgewählte | Die Benutzer und Gruppen, die den Account zusätzlich zum Accountinhaber nutzen dürfen. |
Darf deine Rolle Accounts löschen, steht auf der Seite außerdem der Bereich Gefahrenzone mit Account löschen.
Häufige Fragen
Für den Dokumentenabruf nicht. Schaltest du einen Aruna-Account unter Organisation › Accounts im Bereich Freischaltung für Kollegen frei, holen sie beim Aktualisieren im Posteingang auch dessen Dokumente ab. Für die Rechner im Fenster Rechner & Co. braucht dagegen jede Person einen eigenen aktiven Aruna-Account.
Nein. Ist Aruna deaktiviert, entfallen der Dokumentenabruf im Posteingang, die Kachel unter Schnittstellen und der Abruf nach Zeitplan. Die Accounts selbst bleiben aber aktiv. Das steht auch hinter dem i-Symbol am Schalter Integration aktivieren: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Diesen Schalter findest du auf der Detailseite von Aruna im Bereich Accounts („… Accounts verknüpft“). Er erscheint, solange die Integration deaktiviert ist und mindestens ein Aruna-Account besteht. Was er bewirkt, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Weitere Themen
- Dokumente abholen und Rechner öffnen: welche Daten fließen, Aruna-Dokumente holen und zuordnen, Vergleichsrechner öffnen.
- Fehlerbehebung: wenn Anlegen, Prüfen, Abholen oder ein Rechner nicht klappt.
- Integrationen: Integrationen aktivieren, freigeben und ihre Accounts stilllegen.
- Accounts: Accounts anlegen, freischalten und prüfen.