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Ordner-Vorlagen

Einmal eine Ordnerstruktur anlegen und sie bei jedem Kunden, Produktpartner oder Benutzer mit wenigen Klicks übernehmen.

Legst du bei jedem neuen Kunden dieselben Ordner an, etwa Verträge, Schäden und Korrespondenz? Mit einer Ordner-Vorlage machst du das nur einmal. Danach übernimmst du die ganze Struktur bei jedem Kunden, Produktpartner oder Benutzer mit wenigen Klicks.

Die Vorlagen findest du unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner.

Kurz erklärt

Eine Ordner-Vorlage ist eine gespeicherte Ordnerstruktur, auch mit Unterordnern. Jede Vorlage gehört einer Person, dem Vorlageninhaber. Er legt fest, wer die Vorlage außer ihm nutzen darf.

Wendest du eine Vorlage bei einem Kunden an, legt i-Planner dort die Ordner an. Diese Ordner gehören dann zum Kunden. Änderst du später die Vorlage, bleiben sie, wie sie sind.

Das kannst du hier tun:

Voraussetzungen

  • Zum Ansehen der Vorlagen braucht deine Benutzerrolle das Recht Einstellungen, die Gruppe Vorlagen und für die Seite Ordner mindestens Nur lesen.
  • Zum Anlegen und Ändern braucht deine Rolle Lesen + Bearbeiten, zum Löschen Lesen + Bearbeiten + Löschen. Was die Stufen bei Vorlagen anderer erlauben, steht unter Wer eine Vorlage ändern darf. Diese Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen.
  • Das Verwalten von Ordner-Vorlagen gehört zum Tarif Professional und höher.
  • Zum Anwenden brauchst du die Seite Ordner nicht, siehe Eine Ordner-Vorlage anwenden.

Die Liste der Ordner-Vorlagen

Die Seite Ordner-Vorlagen mit der Liste der Einstellungen links, in der unter Vorlagen der Eintrag Ordner steht. Die Tabelle zeigt drei Vorlagen mit Vorlagen-Name, Vorlageninhaber, Ordner, Aktiv, Freischaltung und Erstellt am, darunter Neukunde Privat von Max Mustermann und Gewerbekunde von Lena Becker. Im Feld Vorlagen filtern... wird „neukunde“ eingegeben, es bleibt Neukunde Privat. Danach öffnet das Drei-Punkte-Menü der Vorlage Gewerbekunde die Einträge Bearbeiten, Kopieren, Deaktivieren und Löschen.

Die Liste zeigt deine eigenen Vorlagen und alle, die für dich freigegeben sind. Hat deine Rolle für die Seite Ordner die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen, siehst du alle Vorlagen deiner Organisation, auch nicht freigegebene.

SpalteBedeutung
Vorlagen-NameUnter diesem Namen wählst du die Vorlage beim Anwenden aus
VorlageninhaberDie Person, der die Vorlage gehört
OrdnerWie viele Ordner die Vorlage enthält, Unterordner mitgezählt
AktivNur aktive Vorlagen kannst du bei Kunden anwenden
FreischaltungWer die Vorlage nutzen darf
Erstellt amWann die Vorlage angelegt wurde

Über der Tabelle kannst du suchen, filtern, zwischen Liste und Kacheln wechseln und die Liste exportieren. Docs öffnet diese Anleitung. Mit Neue Vorlage legst du eine Vorlage an. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Vorlage.

Eine Ordner-Vorlage anlegen

  1. Öffne Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner und klicke auf Neue Vorlage.
  2. Gib unter Stammdaten einen Namen ein, zum Beispiel „Neukunde Privat“. Sobald ein Name dasteht, ist die Vorlage angelegt.
  3. Lege unter Ordnerstruktur die Ordner an, siehe Die Ordnerstruktur aufbauen.
  4. Wähle unter Freischaltung, wer die Vorlage nutzen darf. Am Anfang darfst nur du sie nutzen.

Du musst nichts speichern. Jede Änderung wird sofort übernommen.

Die Seite einer Ordner-Vorlage

FeldBedeutung
AktivNur aktive Vorlagen kannst du bei Kunden anwenden
VorlageninhaberDie Person, der die Vorlage gehört. Bei einer neuen Vorlage bist das du. Ändern kann ihn nur, wer für die Seite Ordner die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen hat.
NamePflichtfeld. Unter diesem Namen wählst du die Vorlage beim Anwenden aus.
BeschreibungFreiwillig, zum Beispiel wofür die Vorlage gedacht ist. Sie steht beim Anwenden unter dem Namen.
OrdnerstrukturDie Ordner der Vorlage
Nutzbar fürWer die Vorlage außer dem Inhaber nutzen darf

Hat deine Rolle Lesen + Bearbeiten + Löschen, findest du ganz unten die Gefahrenzone zum Löschen. Mit Zurück zur Übersicht kommst du zur Liste zurück.

Siehst du den Hinweis „Die Vorlage wurde inzwischen geändert.“, hat jemand anderes die Vorlage gleichzeitig bearbeitet. Klicke auf Neu laden und mache deine letzte Änderung noch einmal.

Die Ordnerstruktur aufbauen

Im Bereich Ordnerstruktur stehen die Ordner untereinander. Unterordner sind eingerückt.

Der Bereich Ordnerstruktur der Vorlage Neukunde Privat mit den Ordnern Verträge, Schäden und Korrespondenz. Ein Klick auf Ordner hinzufügen legt eine Zeile mit dem markierten Namen Neuer Ordner an, Anträge ersetzt ihn und wird mit der Eingabetaste übernommen. Danach zeigt der Mauszeiger auf Verträge, rechts erscheinen das Plus mit dem Hinweis Unterordner anlegen und der Papierkorb. Ein Klick auf das Plus legt unter Verträge eingerückt eine neue Zeile an, darin wird Kfz eingegeben.
  • Einen Ordner legst du an, indem du auf Ordner hinzufügen klickst. Es erscheint eine Zeile mit dem markierten Namen Neuer Ordner. Tippe den Namen und drücke die Eingabetaste. Klickst du daneben, übernimmt i-Planner den Namen ebenfalls. Mit der Escape-Taste verwirfst du die neue Zeile.
  • Für einen Unterordner zeigst du mit der Maus auf einen Ordner und klickst auf das Plus mit dem Hinweis Unterordner anlegen. So entsteht zum Beispiel Verträge › Kfz.
  • Zum Umbenennen klickst du auf den Namen, änderst ihn und drückst die Eingabetaste.
  • Zum Verschieben ziehst du einen Ordner an eine andere Stelle oder in einen anderen Ordner.
  • Zum Löschen zeigst du auf den Ordner, klickst auf den Papierkorb und bestätigst. Seine Unterordner werden mit gelöscht.

Einen Ordner Dokumente brauchst du nicht anzulegen. Den hat jeder Kunde schon, und deine Ordner kommen beim Anwenden dort hinein.

Festlegen, wer eine Vorlage nutzen darf

Im Bereich Freischaltung wählst du unter Nutzbar für:

AuswahlWer die Vorlage nutzen darf
Alle MitarbeiterAlle in deiner Organisation
Team des VorlageninhabersDer Inhaber und sein Team
Nur VorlageninhaberNur der Inhaber
Vorlageninhaber und ausgewählte MitarbeiterDer Inhaber und die Personen oder Gruppen, die du darunter ankreuzt

„Nutzen“ heißt: Die Vorlage steht beim Anwenden zur Auswahl. Wer sie außerdem ändern darf, steht unter Wer eine Vorlage ändern darf. Die Freischaltung selbst ändern nur der Inhaber und Personen mit Lesen + Bearbeiten + Löschen. Für alle anderen ist das Feld gesperrt.

Hast du eine Gruppe ausgewählt, dürfen alle Mitglieder der Gruppe die Vorlage nutzen. Wird die Gruppe gelöscht oder verlässt jemand die Organisation, fällt die Freigabe für sie weg.

Wer eine Vorlage ändern darf

Was du mit einer Vorlage tun darfst, hängt von der Stufe deiner Rolle für die Seite Ordner ab und davon, wem die Vorlage gehört:

StufeEigene VorlagenVorlagen anderer
Nur lesenAnsehenAnsehen, wenn sie für dich freigegeben sind
Lesen + BearbeitenAnlegen, kopieren, ändern, freischalten, aktivieren und deaktivierenKopieren, Name, Beschreibung, Ordnerstruktur und Aktiv ändern, wenn sie für dich freigegeben sind. Die Freischaltung bleibt gesperrt.
Lesen + Bearbeiten + LöschenZusätzlich löschenAlle Vorlagen ansehen, auch nicht freigegebene, sie ändern, freischalten, löschen und einem anderen Inhaber geben

Darfst du eine Vorlage nicht ändern, steht im Drei-Punkte-Menü Ansehen statt Bearbeiten, und ihre Felder sind gesperrt.

Eine Ordner-Vorlage anwenden

So legst du die Ordner einer Vorlage bei einem Kunden an. Bei Produktpartnern und Benutzern geht es genauso.

  1. Öffne beim Kunden den Reiter Dokumente. Sollen die Ordner in einem bestimmten Ordner landen, öffne vorher diesen Ordner.
  2. Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche und wähle Vorlage hinzufügen.
  3. Wähle im Fenster Ordner-Vorlage anwenden eine Vorlage aus. Unter jedem Namen stehen die Beschreibung und die Zahl der Ordner. Der Pfeil rechts in der Zeile klappt die Ordnerstruktur auf, die i-Planner anlegen wird.
  4. Klicke auf Anwenden.
Die Dokumente des Kunden Dr. med. Nuntius Müllermann. Die runde Plus-Schaltfläche öffnet ein Menü, darin wird Vorlage hinzufügen gewählt. Das Fenster Ordner-Vorlage anwenden zeigt zwei Vorlagen mit Beschreibung und Zahl der Ordner. Der Pfeil neben Neukunde Privat klappt ihre Ordnerstruktur auf, danach wird die Vorlage ausgewählt und Anwenden geklickt. Unten rechts erscheint „Ordner-Vorlage angewendet“, und die neuen Ordner stehen in der Liste.

i-Planner meldet „Ordner-Vorlage angewendet“. Die Ordner erscheinen in dem Ordner, den du gerade offen hast, sonst direkt unter Dokumente. Bist du in den Serviceportal-Dokumenten des Kunden oder in einem Serviceportal-Ordner, sind die neuen Ordner auch im Serviceportal sichtbar.

Vorlage hinzufügen siehst du, wenn du in diesem Bereich Dokumente bearbeiten darfst. Dafür braucht deine Rolle in den Detail-Rechten von Kontakte, Produktpartner oder Benutzer unter Dokumente das Sichtrecht und Mit Bearbeitung, siehe Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten. Ein eigenes Recht für Ordner-Vorlagen gibt es nicht. In der Kundenansicht des Serviceportals gibt es Vorlage hinzufügen nicht.

Vorlage kopieren, deaktivieren oder löschen

Über das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile:

  • Kopieren: Du bekommst eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ im Namen, denselben Ordnern und derselben Freischaltung. Inhaber der Kopie bist du, und i-Planner öffnet sie gleich. Kopieren kannst du mit Lesen + Bearbeiten.
  • Deaktivieren: Die Vorlage bleibt gespeichert, steht beim Anwenden aber nicht mehr zur Auswahl. Mit Aktivieren holst du sie zurück.
  • Löschen: Die Vorlage wird nach einer Rückfrage entfernt. Auf der Seite der Vorlage geht das auch über Gefahrenzone › Vorlage löschen. Löschen kann nur, wer Lesen + Bearbeiten + Löschen hat.
  • Für mehrere Vorlagen auf einmal kreuzt du die Zeilen links an. Das Kästchen im Tabellenkopf markiert alle Zeilen, die zu Suche und Regeln passen, auch auf weiteren Seiten der Tabelle. Unter der Tabelle kannst du dann alle markierten Vorlagen aktivieren oder deaktivieren.

Ordner, die du schon bei Kunden angelegt hast, bleiben immer erhalten, auch wenn du die Vorlage änderst oder löschst.

Häufige Fragen

Nein. Die Änderung gilt erst beim nächsten Anwenden.

In dem Ordner, den du in den Dokumenten gerade offen hast. Hast du keinen offen, direkt unter Dokumente.

Ja, wenn sie für dich freigegeben ist und deine Rolle für die Seite Ordner mindestens Lesen + Bearbeiten hat. Name, Beschreibung, Ordnerstruktur und Aktiv kannst du dann ändern. Die Freischaltung und den Inhaber ändert nur, wer Lesen + Bearbeiten + Löschen hat. Mit Nur lesen kannst du sie nur ansehen.

Weitere Themen

  • Fehlerbehebung: wenn die Seite fehlt, eine Vorlage nicht zur Auswahl steht oder Vorlage hinzufügen fehlt.
  • Ordner: einzelne Ordner in den Dokumenten anlegen und Dokumente verschieben.
  • Benutzerrollen: wer Ordner-Vorlagen sehen, ändern und löschen darf.
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