Account verwalten
Wie du Zugangsdaten und Anmeldung eines Gmail-Accounts erneuerst, Freischaltung, Erlaubte Nutzung und Signaturen einstellst, das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilst und den Account aus- oder einschaltest.
Nach dem Anlegen verwaltest du ein Gmail-Postfach auf der Seite seines Accounts unter Organisation › Accounts. Auf dieser Seite erfährst du, wie du Zugangsdaten und Anmeldung erneuerst, die Einstellungen änderst und das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilst.
Kurz erklärt
Wie du einen Gmail-Account pflegst, hängt vom Anmeldeverfahren ab. Bei einem Account mit App-Passwort änderst du die Zugangsdaten und klickst danach auf Verbindung prüfen. Bei einem Account mit Google-Anmeldung meldest du dich über Verbinden oder Neu verbinden erneut bei Google an. Alle anderen Änderungen werden Feld für Feld gespeichert.
Typische Aufgaben:
- Du hast ein neues App-Passwort erzeugt: Gmail-Account bearbeiten.
- Eine Kollegin soll das Postfach mitbenutzen: Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
- Der Account steht auf Fehler oder auf „Nicht geprüft“: Fehlerbehebung.
Gmail-Account bearbeiten
Öffne unter Organisation › Accounts den Gmail-Account. Oben steht Gmail mit dem Status des Postfachs: Verbunden mit Datum und Uhrzeit, Nicht geprüft oder rot der Grund des letzten Fehlers. Änderungen werden Feld für Feld gespeichert. Eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht, siehe Übersicht › Speichern geschieht automatisch.
Account mit App-Passwort
- Ändere unter Zugangsdaten die E-Mail-Adresse oder gib ein neues App-Passwort ein. Das Feld App-Passwort ist beim Öffnen leer. Dazu gehört der Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“
- Klicke im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen („Wendet die gespeicherten Zugangsdaten an und testet die Verbindung.“). Erst dieser Klick bringt geänderte Zugangsdaten zum Postfach. Das Speichern allein ändert an der Verbindung nichts.
Account mit Google-Anmeldung
Ein Account mit Google-Anmeldung hat keine Zugangsdaten. Im Abschnitt Verbindung steht je nach Status:
| Status oben auf der Seite | Im Abschnitt Verbindung |
|---|---|
| Nicht geprüft | Zeile Konto verbinden mit Verbinden und darunter Status jetzt prüfen |
| Verbunden | Verbindung prüfen („Prüft den aktuellen Verbindungsstatus beim Anbieter.“) |
| Rote Fehlermeldung | Zeile Erneut anmelden mit Neu verbinden, darunter Verbindung prüfen |
Verbinden und Neu verbinden öffnen die Google-Anmeldung erneut für denselben Account. Die Einstellung Erlaubte Nutzung bleibt dabei erhalten. Neu verbinden gibt es nur bei Accounts mit Google-Anmeldung. Einen Account mit App-Passwort kannst du nicht auf die Google-Anmeldung umstellen. Dafür legst du einen neuen Gmail-Account an.
Weitere Einstellungen
- Account aktiv unter Stammdaten: „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Schaltest du einen Account mit App-Passwort aus, trennt i-Planner ihn vom Postfach und verbindet ihn beim Einschalten mit den gespeicherten Zugangsdaten neu. Ein Account mit Google-Anmeldung bleibt verbunden. i-Planner legt seine Mails weiter beim Kunden ab, nur „Neue E-Mail von“ bleibt aus, siehe Ein Postfach stilllegen. Mehr dazu unter Organisation › Accounts im Abschnitt Account ein- oder ausschalten.
- Freischaltung: Wer das Postfach außer dem Accountinhaber nutzen darf und damit, wer es in den E-Mail-Listen und als Absender sieht. Voreinstellung ist Nur der Accountinhaber. Die Auswahl erklärt Organisation › Accounts im Abschnitt Einen Account bearbeiten.
- Erlaubte Nutzung: Senden und empfangen (Voreinstellung) oder Nur senden. Nur senden schaltet den Posteingang ab. „Nur empfangen“ steht nicht zur Wahl.
- E-Mail-Signaturen: Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt, getrennt für Neue E-Mails und Antworten und Weiterleitungen. Für beide gibt es Standardsignatur (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), Keine Signatur oder eine bestimmte Signatur, siehe Signaturen.
- Account löschen im Bereich Gefahrenzone: Beim Löschen entfernt i-Planner die Verbindung zum Postfach. Die Person, die löscht, und die Inhaber deiner Organisation bekommen eine E-Mail, dass das Konto getrennt wurde. Wie das Löschen abläuft, steht unter Organisation › Accounts im Abschnitt Account löschen.
Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen
Soll eine Kollegin dein Gmail-Postfach mitbenutzen, öffne den Gmail-Account unter Organisation › Accounts. Stelle dort die Freischaltung auf Accountinhaber + ausgewählte, Nur das Team des Accountinhabers oder Alle Mitarbeiter. Davon hängt ab, wer das Postfach in den E-Mail-Listen der Kundenverwaltung und als Absender sieht. Wie die Auswahl der Personen funktioniert, steht unter Organisation › Accounts im Abschnitt Einen Account bearbeiten.
Häufige Fragen
Nur zum Senden ja. Stelle dazu auf der Seite des Gmail-Accounts unter Organisation › Accounts Erlaubte Nutzung auf Nur senden. Dann verschickst du weiter über das Postfach, aber i-Planner holt keine Mails mehr daraus. Nur zum Empfangen geht nicht. Zur Wahl stehen nur Senden und empfangen und Nur senden.
Nein. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol am Schalter Integration aktivieren sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Diesen Schalter findest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Gmail im Bereich Accounts. Er erscheint, solange Gmail deaktiviert ist und Accounts hat. Schaltest du ihn ein, schaltet i-Planner alle Gmail-Accounts aus, und ihre Accountinhaber erhalten die Benachrichtigung Accounts deaktiviert. Die Postfächer bleiben dabei verbunden. Mails legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab, nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von“ bleibt aus, siehe Ein Postfach stilllegen. Mehr dazu steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Weitere Themen
- Gmail: die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
- E-Mails und Daten: Mails verschicken und in der Kundenakte wiederfinden.
- Fehlerbehebung: wenn die Anmeldung scheitert oder das Postfach getrennt ist.
- Accounts: Accounts freischalten, ein- und ausschalten und löschen.
- Signaturen: Signaturen anlegen und einem Postfach zuordnen.