Benutzerrollen
Wie du festlegst, welche Bereiche und Aktionen deine Kolleginnen und Kollegen sehen dürfen, Rollen anlegst, Rechte änderst, Sondereingriffe wie die Supportansicht vergibst und Rollen kopierst, sperrst oder löschst.
Unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen legst du fest, wer in deinem Unternehmen was darf. Jeder Benutzer bekommt genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Bereiche und Aktionen er überhaupt zu sehen bekommt.
Kurz erklärt
Eine Rolle ist in Blöcke geteilt. In Organisation und Kundenverwaltung schaltest du je Zeile einen Bereich frei. Hinter mehreren Zeilen liegen Detail-Rechte. Der Block Sondereingriffe enthält die Sonderrechte Final löschen erlauben und Supportansicht. i-Planner liefert sieben System-Rollen mit. Geänderte Rechte greifen sofort für jeden, der die Rolle trägt.
Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen:
- Ein Kollege soll einen Bereich sehen oder nicht mehr sehen: Rechte einer Rolle ändern.
- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen.
- Jemand soll endgültig löschen oder die Ansicht eines Kollegen einnehmen dürfen: Sondereingriffe vergeben.
- Du brauchst eine Rolle mit eigenem Zuschnitt: Rolle kopieren, schneller als Neue Rolle anlegen.
- Eine Rolle wird nicht mehr gebraucht: Rolle sperren statt löschen.
Voraussetzungen
- Deine eigene Rolle braucht Zugriff auf die Einstellungen und darin auf den Bereich Team & Rollen. Ohne diesen Zugriff erscheint der Menüpunkt Benutzerrollen nicht. Auch über einen direkt aufgerufenen Link bekommst du die Rollen dann nicht zu sehen.
- Zum Ansehen genügt die Stufe Nur lesen, zum Ändern und Anlegen brauchst du Lesen + Bearbeiten, zum Löschen Lesen + Bearbeiten + Löschen.
- Eine Rolle weist du nicht unter Benutzerrollen zu, sondern beim jeweiligen Mitglied unter Organisation › Team.
Die Rollen-Übersicht
Über der Liste steht, wie viele Rollen es gibt, zum Beispiel 11 Rollen. Jede Zeile beginnt mit Benutzerrolle: und dem Namen der Rolle, darunter steht ihre Beschreibung. Rechts sitzt ein Abzeichen mit der Zahl der Benutzer, die diese Rolle tragen. Bei 0 Benutzer ist es blau, ab einem Benutzer grün. Wer genau dahinter steckt, siehst du unter Organisation › Team in der Spalte Rolle. Ist eine Rolle abgeschaltet, steht davor ein rotes Abzeichen Inaktiv.
i-Planner liefert sieben Rollen mit: Inhaber, Administrator, Backoffice, Teamleiter, Mitarbeiter, Nur Lesen und Extern. Sie heißen System-Rollen und lassen sich weder umbenennen noch löschen. Ihre Beschreibung und ihre Rechte darfst du aber ändern.
Ganz oben in der Liste stehen die System-Rollen in genau dieser Reihenfolge: Inhaber, Administrator, Backoffice, Teamleiter, Mitarbeiter, Nur Lesen und Extern. Eigene Rollen folgen danach in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Rollen, die beim Umstieg auf die heutige Rechteverwaltung aus einer früheren Benutzergruppe entstanden sind, tragen die Beschreibung „Aus v4-Benutzergruppe migriert“.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rolle zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile öffnet das Drei-Punkte-Menü die Aktionen Bearbeiten, Kopieren und Löschen. Bei System-Rollen fehlt der Eintrag Löschen.
Rechte einer Rolle ändern
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Klicke die Rolle an, die du ändern willst.
- Die Rolle ist in Blöcke geteilt:
Block Inhalt Stammdaten Aktiv, Name und Beschreibung der Rolle Organisation Zugang zu den Verwaltungsbereichen: Teams, Zusammenarbeit, Integrationen, Nutzung, Abrechnung, Accounts, Audit-Log, Einstellungen Kundenverwaltung Ganz oben der Schalter Kundenverwaltung („Aktiviere oder deaktiviere dieses Modul für diese Rolle.“), darunter die Arbeitsbereiche: Neuigkeiten, Posteingang, Aktivitäten, Produktpartner, Kontakte, Benutzer, Abrechnung, Einstellungen Sondereingriffe Final löschen erlauben und Supportansicht - Lege in den Blöcken Organisation und Kundenverwaltung pro Zeile mit dem Schalter fest, ob die Rolle den Bereich sieht. Ist der Schalter Kundenverwaltung aus, sind alle Zeilen dieses Blocks ausgeblendet und ausgeschaltet. Die Rolle hat dann keinen Zugang zur Kundenverwaltung.
- Steht am rechten Rand einer Zeile ein Pfeil, führt ein Klick auf diese Zeile zu den Detail-Rechten dieses Bereichs, siehe Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen. Der Pfeil erscheint nur, solange der Schalter der Zeile eingeschaltet ist.
Die Zeile Nutzung im Block Organisation hat derzeit keine Wirkung. Auch wenn sie eingeschaltet ist, erscheint dadurch kein weiterer Menüpunkt.
Wie überall in i-Planner gibt es keine Schaltfläche zum Speichern. Jedes Feld wird für sich gespeichert (siehe Speichern geschieht automatisch). Über Zurück zur Übersicht kommst du zurück in die Liste.
Die geänderten Rechte greifen sofort. Wer die Rolle trägt, muss sich dafür nicht neu anmelden.
Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen
Hinter mehreren Zeilen einer Rolle liegen Detail-Rechte. Mit ihnen stellst du ein, was die Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf. Eine Rolle darf dann etwa nur die eigenen Kunden sehen, Verträge lesen, aber nicht ändern, oder keine Kunden löschen. Öffne unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen die Rolle, schalte die Zeile ein und klicke sie an. Der Pfeil am rechten Rand zeigt, dass es Detail-Rechte gibt. Über Zurück zur Rolle kommst du wieder heraus.
| Block | Zeilen mit Detail-Rechten | Beschrieben unter |
|---|---|---|
| Organisation | Teams, Accounts, Einstellungen | Detail-Rechte › Organisation |
| Kundenverwaltung | Posteingang, Aktivitäten, Produktpartner, Kontakte, Benutzer, Abrechnung, Einstellungen | Detail-Rechte › Kundenverwaltung |
Detail-Rechte wirken nur, solange die Zeile eingeschaltet ist. Was voreingestellt ist und was beim Ausschalten mit ihnen geschieht, steht in der Übersicht der Detail-Rechte.
Sondereingriffe vergeben
Im Block Sondereingriffe einer Rolle stehen zwei Sonderrechte. Die Beschreibung des Blocks warnt: „Sonderrechte — bitte nur an Inhaber oder ausdrücklich autorisierte Rollen vergeben.“
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Setze im Block Sondereingriffe die gewünschten Rechte:
| Feld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| Final löschen erlauben | ein, aus | „Wenn aktiv, darf diese Rolle Datensätze unwiderruflich aus der Datenbank entfernen. Kein Undo.“ Nur der Inhaber kann es vergeben. Eine bestehende Freigabe darf auch entziehen, wer die Rolle bearbeiten darf. |
| Supportansicht | Alle Datensätze, Nur eigenes Team, Keine (deaktiviert) | „Mit den Rechten eines anderen Mitglieds lesen und Änderungen ausführen.“ Das Info-Symbol daneben ergänzt: „Ermöglicht das Einnehmen der Ansicht anderer Mitglieder.“ |
Bei der Rolle Inhaber steht Supportansicht auf Alle Datensätze, bei allen anderen Rollen ist Keine (deaktiviert) voreingestellt. Final löschen erlauben ist beim Inhaber fest eingeschaltet.
Neue Rolle anlegen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Klicke rechts über der Liste auf die runde Schaltfläche mit dem Pluszeichen (Neue Rolle).
- Gib der Rolle einen Namen. Das ist Pflicht. Solange kein Name eingetragen ist, wird nichts gespeichert. Die Beschreibung ist freiwillig und erscheint später in der Übersicht.
- Schalte in den Blöcken Organisation und Kundenverwaltung die Bereiche ein, die die Rolle sehen soll.
Bei einer neuen Rolle stehen die Rechte-Schalter zunächst alle auf aus. Du schaltest einzeln frei, was sie dürfen soll. Schneller geht es meist über Kopieren im Drei-Punkte-Menü einer bestehenden Rolle, denn die Kopie übernimmt deren Rechte.
Rolle kopieren
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Öffne in der Zeile der Rolle das Drei-Punkte-Menü und wähle Kopieren.
Die Kopie bekommt den Namen des Originals mit dem Zusatz (Kopie). Aus Teamleiter wird also Teamleiter (Kopie). Gibt es die schon, zählt i-Planner weiter: (Kopie 2), (Kopie 3) und so fort. Die Kopie übernimmt alle Rechte des Originals, ist aber nie eine System-Rolle. Du kannst sie umbenennen, frei anpassen und wieder löschen. Deshalb ist das Kopieren der Weg, eine mitgelieferte Rolle wie Nur Lesen als Ausgangspunkt für eine eigene Rolle zu nutzen.
Rolle sperren statt löschen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Klicke die Rolle an.
- Schalte im Block Stammdaten den Schalter Aktiv aus.
Eine inaktive Rolle kann keinen Benutzern mehr zugewiesen werden. Wer sie bereits trägt, verliert die Rechte aus dieser Rolle. In der Übersicht bekommt sie das rote Abzeichen Inaktiv. Rückgängig machst du das, indem du Aktiv wieder einschaltest. Die Mitglieder haben ihre Rechte danach zurück.
Rolle löschen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Öffne in der Zeile der Rolle das Drei-Punkte-Menü und wähle Löschen.
- Bestätige im Dialog Eintrag löschen? mit Löschen.
Der Dialog nennt dir vorher die Folge: Benutzer mit dieser Rolle verlieren ihre Berechtigungen und müssen neu zugewiesen werden. Weise diesen Personen deshalb unter Organisation › Team zuerst eine andere Rolle zu.
Die von i-Planner mitgelieferten System-Rollen wie Inhaber oder Mitarbeiter lassen sich nicht löschen. Bei ihnen erscheint der Eintrag Löschen im Drei-Punkte-Menü gar nicht erst.
Häufige Fragen
Die Rolle einer Person änderst du nicht unter Benutzerrollen, sondern unter Organisation › Team. Öffne die Person über Bearbeiten und ändere dort die Rolle. Die Schritte stehen unter Rolle, Team oder Start-Seite ändern.
Das stellst du in den Detail-Rechten seiner Rolle ein. Öffne unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen die Rolle und klicke im Block Kundenverwaltung die Zeile Kontakte an. Sie trägt am rechten Rand einen Pfeil. Stelle in ihren Detail-Rechten im Abschnitt Kundenverwaltung das Auswahlfeld Welche Kunden auf Nur eigene Kunden. Mehr dazu unter Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht.
Weitere Themen
- Detail-Rechte: was eine Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf.
- Fehlerbehebung: wenn ein Kollege zu viel oder zu wenig sieht oder sich eine Rolle nicht ändern lässt.
- Support-Zugang: wer Tickets an den i-Planner-Support schreiben darf (nicht dasselbe wie die Supportansicht).
- Deaktivieren und löschen: wofür das Sonderrecht Final löschen erlauben gebraucht wird.
- Audit-Log: nachlesen, wer eine Rolle geändert hat.