Benutzerrollen
Wie du festlegst, welche Bereiche und Aktionen deine Kolleginnen und Kollegen sehen dürfen, Rollen anlegst, Rechte änderst, die Abrechnung freigibst, Sondereingriffe wie die Supportansicht vergibst und Rollen kopierst, sperrst oder löschst, auch über den Assistant oder MCP.
Unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen legst du fest, wer in deinem Unternehmen was darf. Jeder Benutzer bekommt genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Bereiche und Aktionen er überhaupt zu sehen bekommt.
Kurz erklärt
Eine Rolle ist in Blöcke geteilt. In Organisation und Kundenverwaltung schaltest du je Zeile einen Bereich frei. Hinter mehreren Zeilen liegen Detail-Rechte. Die Rechte der Abrechnung stehen im eigenen Block Abrechnung. Der Block Sondereingriffe enthält die Sonderrechte Final löschen erlauben und Supportansicht. i-Planner liefert sieben System-Rollen mit. Geänderte Rechte greifen sofort für jeden, der die Rolle trägt. Für Änderungen gelten feste Regeln, auf dieser Seite genauso wie im Assistant und über MCP.
Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen:
- Ein Kollege soll einen Bereich sehen oder nicht mehr sehen: Rechte einer Rolle ändern.
- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen.
- Eine Kollegin soll Provisionen abrechnen oder Provisionsaufträge bearbeiten: Abrechnung für eine Rolle freigeben.
- Jemand soll endgültig löschen oder die Ansicht eines Kollegen einnehmen dürfen: Sondereingriffe vergeben.
- Du brauchst eine Rolle mit eigenem Zuschnitt: Rolle kopieren, schneller als Neue Rolle anlegen.
- Eine Rolle wird nicht mehr gebraucht: Rolle sperren statt löschen.
- Du willst Rechte im Chat ansehen oder ändern: Rechte über den Assistant oder MCP ändern.
Voraussetzungen
- Deine eigene Rolle braucht Zugriff auf die Einstellungen und darin auf den Bereich Team & Rollen. Ohne diesen Zugriff erscheint der Menüpunkt Benutzerrollen nicht. Auch über einen direkt aufgerufenen Link bekommst du die Rollen dann nicht zu sehen.
- Zum Ansehen genügt die Stufe Nur lesen, zum Ändern und Anlegen brauchst du Lesen + Bearbeiten, zum Löschen Lesen + Bearbeiten + Löschen.
- Eine Rolle weist du nicht unter Benutzerrollen zu, sondern beim jeweiligen Mitglied unter Organisation › Team.
Die Rollen-Übersicht
Die Rollen stehen in einer Tabelle mit den Spalten Name, Beschreibung, Status, Benutzer, Erstellt am und Geändert am. Mit dem Suchfeld Rollen filtern... grenzt du die Liste ein, oben rechts wechselst du zwischen Liste und Kacheln. Status zeigt Aktiv oder Inaktiv. Benutzer zählt alle Mitglieder mit dieser Rolle, auch deaktivierte und eingeladene. Wer sie sind, siehst du unter Organisation › Team.
i-Planner liefert sieben Rollen mit: Inhaber, Administrator, Backoffice, Teamleiter, Mitarbeiter, Nur Lesen und Extern. Sie heißen System-Rollen und lassen sich nicht löschen. Umbenennen kannst du alle außer Inhaber und Administrator. Ihre Beschreibung und ihre Rechte darfst du ändern. Nur die Rechte der Rolle Inhaber stehen bis auf Supportansicht fest.
Ganz oben in der Liste stehen die System-Rollen in genau dieser Reihenfolge: Inhaber, Administrator, Backoffice, Teamleiter, Mitarbeiter, Nur Lesen und Extern. Eigene Rollen folgen danach in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Rollen, die beim Umstieg auf die heutige Rechteverwaltung aus einer früheren Benutzergruppe entstanden sind, tragen die Beschreibung „Aus v4-Benutzergruppe migriert“.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rolle. Das Drei-Punkte-Menü am Ende jeder Zeile bietet je nach Rolle und deinen Rechten Bearbeiten, Duplizieren, Aktivieren oder Deaktivieren und Löschen. Darfst du die Rolle nur lesen, steht dort Ansehen statt Bearbeiten. Löschen fehlt bei System-Rollen und bei der Rolle, die du selbst trägst. Aktivieren und Deaktivieren fehlen bei der Rolle Inhaber und bei deiner eigenen Rolle. Markierst du mehrere Rollen über ihre Kästchen, aktivierst oder deaktivierst du sie in einem Schritt.
Rechte einer Rolle ändern
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Klicke die Rolle an, die du ändern willst.
- Die Rolle ist in Blöcke geteilt:
Block Inhalt Stammdaten Aktiv, Name und Beschreibung der Rolle Organisation Zugang zu den Verwaltungsbereichen: Teams, Zusammenarbeit, Integrationen, Nutzung, Abrechnung, Accounts, Audit-Log, Einstellungen Kundenverwaltung Ganz oben der Schalter Kundenverwaltung („Aktiviere oder deaktiviere dieses Modul für diese Rolle.“), darunter die Arbeitsbereiche: Neuigkeiten, Posteingang, Aktivitäten, Produktpartner, Kontakte, Benutzer, Einstellungen Abrechnung Ganz oben der Schalter Abrechnung, darunter zehn Schalter für die Teile der Abrechnung. Den Block gibt es nur mit dem Modul Abrechnung. Sondereingriffe Final löschen erlauben und Supportansicht - Lege in den Blöcken Organisation und Kundenverwaltung pro Zeile mit dem Schalter fest, ob die Rolle den Bereich sieht. Ist der Schalter Kundenverwaltung aus, sind alle Zeilen dieses Blocks ausgeblendet und ausgeschaltet. Die Rolle hat dann keinen Zugang zur Kundenverwaltung. Die Schalter im Block Abrechnung bleiben dabei, wie sie sind. Wie du sie einstellst, steht unter Abrechnung für eine Rolle freigeben.
- Steht am rechten Rand einer Zeile ein Pfeil, führt ein Klick auf diese Zeile zu den Detail-Rechten dieses Bereichs, siehe Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen. Der Pfeil erscheint nur, solange der Schalter der Zeile eingeschaltet ist.
Die Zeile Nutzung im Block Organisation gibt der Rolle den Menüpunkt Organisation › Nutzung. Dort steht, wie viel von den Kontingenten eures Tarifs belegt ist, zum Beispiel bei Nutzern, Speicher und Credits. Mit dem Recht legt die Rolle dort auch fest, wer per E-Mail gewarnt wird, wenn ein Kontingent fast voll ist.
Wie überall in i-Planner gibt es keine Schaltfläche zum Speichern. Jedes Feld wird für sich gespeichert (siehe Speichern geschieht automatisch). Über Zurück zur Übersicht kommst du zurück in die Liste.
Die geänderten Rechte greifen sofort. Wer die Rolle trägt, muss sich dafür nicht neu anmelden.
Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen
Hinter mehreren Zeilen einer Rolle liegen Detail-Rechte. Mit ihnen stellst du ein, was die Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf. Eine Rolle darf dann etwa nur die eigenen Kunden sehen, Verträge lesen, aber nicht ändern, oder keine Kunden löschen. Öffne unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen die Rolle, schalte die Zeile ein und klicke sie an. Der Pfeil am rechten Rand zeigt, dass es Detail-Rechte gibt. Über Zurück zur Rolle kommst du wieder heraus.
| Block | Zeilen mit Detail-Rechten | Beschrieben unter |
|---|---|---|
| Organisation | Teams, Accounts, Einstellungen | Detail-Rechte › Organisation |
| Kundenverwaltung | Posteingang, Aktivitäten, Produktpartner, Kontakte, Benutzer, Einstellungen | Detail-Rechte › Kundenverwaltung |
Detail-Rechte wirken nur, solange die Zeile eingeschaltet ist. Was voreingestellt ist und was beim Ausschalten mit ihnen geschieht, steht in der Übersicht der Detail-Rechte.
Abrechnung für eine Rolle freigeben
Welche Teile der Abrechnung eine Rolle nutzen darf, legst du im Block Abrechnung der Rolle fest. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Den Block gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung gebucht hat. Die Beschreibung des Blocks lautet „Lege fest, welche Bereiche und Funktionen Mitglieder dieser Rolle nutzen dürfen.“
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Schalte im Block Abrechnung den ersten Schalter Abrechnung ein („Aktiviere oder deaktiviere dieses Modul für diese Rolle.“).
- Erst dann erscheinen darunter zehn weitere Schalter. Schalte die ein, die die Rolle braucht. Sie wirken unabhängig voneinander.
Schalter Beschreibung im Rollen-Editor Abrechnung starten „Die Abrechnung starten.“ Antragseingang „Zugriff auf den Antragseingang.“ Provisionsaufträge „Zugriff auf die Provisionsaufträge.“ Sonderbuchungen „Zugriff auf die Sonderbuchungen.“ Buchungen freigeben „Buchungen freigeben, ändern und löschen.“ Abrechnungsarchiv „Zugriff auf das Abrechnungsarchiv.“ Buchungsarchiv „Zugriff auf das Buchungsarchiv.“ Datenimport „Daten importieren.“ Datenexport „Daten exportieren.“ Einstellungen „Zugriff auf die Abrechnungs-Einstellungen.“
Schaltest du Abrechnung aus, verschwinden die zehn Schalter, und i-Planner schaltet sie alle mit aus. Der Block hat keine Detail-Rechte. Der Schalter Kundenverwaltung schaltet ihn nicht mit aus. Schaltest du Kundenverwaltung aus, bleiben die Schalter in diesem Block, wie sie sind. Bei der Rolle Inhaber sind alle Schalter des Blocks fest eingeschaltet.
Welcher Schalter welchen Menüpunkt der Abrechnung freigibt, steht unter Die Rechte für die Abrechnung einstellen. Verwechsle diesen Block nicht mit der Zeile Abrechnung im Block Organisation. Die steht für den i-Planner-Vertrag deiner Organisation und hat keine Detail-Rechte. Auch der Schalter Abrechnung in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer ist ein eigenes Recht, siehe Rechte für Benutzer festlegen.
Sondereingriffe vergeben
Im Block Sondereingriffe einer Rolle stehen zwei Sonderrechte. Die Beschreibung des Blocks warnt: „Sonderrechte — bitte nur an Inhaber oder ausdrücklich autorisierte Rollen vergeben.“
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Setze im Block Sondereingriffe die gewünschten Rechte:
| Feld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| Final löschen erlauben | ein, aus | „Wenn aktiv, darf diese Rolle Datensätze unwiderruflich aus der Datenbank entfernen. Kein Undo.“ Nur der Inhaber kann es vergeben. Eine bestehende Freigabe darf auch entziehen, wer die Rolle bearbeiten darf. |
| Supportansicht | Alle Datensätze, Nur eigenes Team, Keine (deaktiviert) | „Mit den Rechten eines anderen Mitglieds lesen und Änderungen ausführen.“ Das Info-Symbol daneben ergänzt: „Ermöglicht das Einnehmen der Ansicht anderer Mitglieder.“ |
Bei der Rolle Inhaber steht Supportansicht auf Alle Datensätze, bei allen anderen Rollen ist Keine (deaktiviert) voreingestellt. Final löschen erlauben ist beim Inhaber fest eingeschaltet.
Was beim Ändern von Rollen immer gilt
Diese Regeln gelten auf dieser Seite, unter Organisation › Team, im Assistant und über MCP. Verstößt eine Änderung dagegen, speichert i-Planner nichts und nennt den Grund.
| Regel | Meldung |
|---|---|
| Deiner eigenen Rolle gibst du keine Rechte, die du selbst nicht hast. Du weist dir auch keine Rolle mit mehr Rechten zu und aktivierst dich nicht mit einer solchen Rolle wieder. | „Du kannst dir selbst keine Rechte geben, die du nicht hast. Nicht erlaubt: …“ |
| Die Rolle Inhaber behält immer alle Rechte. Nur der Inhaber selbst ändert ihre Beschreibung und ihre Supportansicht. | „Die Rolle "Inhaber" kann nur vom Inhaber selbst verändert werden.“ oder „Die Rolle "Inhaber" hat immer volle Rechte und kann nicht eingeschränkt werden.“ |
| Die eigene Rolle behält die Verwaltung der Benutzerrollen. | „Du kannst dir die Verwaltung der Benutzerrollen nicht selbst entziehen.“ |
| Mindestens eine aktive Rolle mit Mitgliedern muss Benutzerrollen bearbeiten und alle Mitarbeiter unter Teams mit Lesen + Bearbeiten + Löschen verwalten können. Als Mitglieder zählen dabei nur aktive Mitglieder deines Teams, keine externen Zugänge und keine Einladungen, die noch nicht angenommen sind. Das prüft i-Planner beim Ändern, Sperren und Löschen von Rollen und bei Rollenwechseln, Deaktivierungen und Löschungen unter Organisation › Team. | „Danach könnte niemand in der Organisation mehr Rollen und Team verwalten. Mindestens eine aktive Rolle mit Mitgliedern muss beides behalten.“ |
| Interne Vorschau-Rechte vergibt und entzieht nur i-Planner. Sie erscheinen nicht im Rollen-Editor, und eine Kopie übernimmt sie nicht. | „Interne Vorschau-Rechte kann nur ein Superadmin ändern.“ |
Eine Rolle mit Mitgliedern lässt sich außerdem nicht löschen, siehe Rolle löschen.
Rechte vergeben, die du selbst nicht hast
Wer Benutzerrollen bearbeiten darf, kann anderen Rollen auch Rechte geben, die er selbst nicht hat. Das gilt ebenso beim Anlegen, Duplizieren und Aktivieren einer Rolle. Ausgenommen sind Final löschen erlauben, das nur der Inhaber vergibt, und interne Vorschau-Rechte.
Unter Organisation › Team gibt es diese Ausnahmen nicht. Dort darfst du einem Mitglied eine bestehende Rolle mit Rechten geben, die du selbst nicht hast, es damit einladen oder wieder aktivieren, auch wenn die Rolle Final löschen erlauben oder interne Vorschau-Rechte enthält. Nur für deine eigene Mitgliedschaft gilt das nicht, siehe Was beim Ändern von Rollen immer gilt.
Die Änderung wird gespeichert. Danach bekommen du und jeder Inhaber die E-Mail „Rechte über die eigenen hinaus vergeben“ mit den betroffenen Rechten und der Schaltfläche Rolle prüfen oder Mitglied prüfen. Sie kommt gesammelt, rund eine Minute nach der letzten Änderung, spätestens fünf Minuten nach der ersten. Ändert der Inhaber selbst, gibt es diese E-Mail nicht.
Neue Rolle anlegen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Klicke rechts über der Liste auf Neue Rolle.
- Gib der Rolle einen Namen. Das ist Pflicht. Solange kein Name eingetragen ist, wird nichts gespeichert. Die Beschreibung ist freiwillig und erscheint später in der Übersicht.
- Schalte in den Blöcken Organisation und Kundenverwaltung die Bereiche ein, die die Rolle sehen soll. Soll sie die Abrechnung nutzen, setze auch die Schalter im Block Abrechnung.
Bei einer neuen Rolle stehen die Rechte-Schalter zunächst alle auf aus. Du schaltest einzeln frei, was sie dürfen soll. Schneller geht es meist über Duplizieren im Drei-Punkte-Menü einer bestehenden Rolle, denn die Kopie übernimmt deren Rechte.
Eigene Rollen zählen zum Rollen-Kontingent eures Tarifs, auch deaktivierte. Die mitgelieferten System-Rollen zählen nicht mit. Ist das Kontingent ausgeschöpft, öffnet Neue Rolle stattdessen den Hinweis Rollen-Kontingent, etwa mit „Der Tarif erlaubt maximal <Zahl> eigene Rollen. Deaktivierte Rollen zählen mit. Erst Löschen gibt einen Platz frei. Für weitere ist ein Tarifwechsel nötig.“ Enthält euer Tarif keine eigenen Rollen, steht dort „Der Tarif enthält keine eigenen Rollen. Ein Tarifwechsel schaltet sie frei.“
Rolle aus einer Vorlage anlegen
Eine Rolle aus einer Vorlage legst du über den Assistant oder MCP an, siehe Rechte über den Assistant oder MCP ändern. Zur Wahl stehen die Vorlagen der mitgelieferten Rollen außer Inhaber.
Das Ergebnis ist eine eigene Rolle, keine System-Rolle. Ohne eigenen Namen heißt sie wie die Vorlage mit dem Zusatz (Kopie), zum Beispiel Mitarbeiter (Kopie). Gibt es den Namen schon, zählt i-Planner weiter: (Kopie 2) und so fort. Die Rolle startet mit den Rechten und der Beschreibung der Vorlage, nicht mit den heutigen Rechten eurer gleichnamigen System-Rolle. Wie bei einer Kopie gelten zwei Ausnahmen: Final löschen erlauben übernimmt sie nur, wenn du selbst die Rolle Inhaber trägst, und interne Vorschau-Rechte übernimmt sie nie. Sie zählt zum Rollen-Kontingent eures Tarifs.
Willst du die heutigen Rechte einer System-Rolle übernehmen, duplizierst du stattdessen diese Rolle.
Rolle kopieren
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Öffne in der Zeile der Rolle das Drei-Punkte-Menü und wähle Duplizieren.
i-Planner legt die Kopie sofort an und öffnet sie. Sie bekommt den Namen des Originals mit dem Zusatz (Kopie). Aus Teamleiter wird also Teamleiter (Kopie). Gibt es die schon, zählt i-Planner weiter: (Kopie 2), (Kopie 3) und so fort.
Die Kopie übernimmt die Beschreibung und alle Rechte des Originals, auch Rechte, die du selbst nicht hast. Dann bekommt der Inhaber einen Hinweis, siehe Rechte vergeben, die du selbst nicht hast. Ausgenommen sind Final löschen erlauben, das die Kopie nur übernimmt, wenn du selbst die Rolle Inhaber trägst, und interne Vorschau-Rechte. Die Kopie ist immer aktiv, auch wenn das Original gesperrt ist.
Eine System-Rolle ist die Kopie nie. Du kannst sie umbenennen, frei anpassen und wieder löschen. Deshalb ist das Kopieren der Weg, eine mitgelieferte Rolle wie Nur Lesen als Ausgangspunkt für eine eigene Rolle zu nutzen. Die Kopie zählt zum Rollen-Kontingent eures Tarifs. Ist es ausgeschöpft, fehlt Duplizieren im Menü.
Rolle sperren statt löschen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Öffne in der Zeile der Rolle das Drei-Punkte-Menü und wähle Deaktivieren.
- Bestätige die Rückfrage mit Deaktivieren.
Alternativ öffnest du die Rolle und schaltest im Block Stammdaten den Schalter Aktiv aus.
Eine inaktive Rolle kann keinen Benutzern mehr zugewiesen werden. Wer sie bereits trägt, verliert die Rechte aus dieser Rolle, bis sie wieder aktiv ist. In der Spalte Status steht dann Inaktiv. Rückgängig machst du das mit Aktivieren im Drei-Punkte-Menü oder mit dem Schalter Aktiv. Die Mitglieder haben ihre Rechte danach zurück.
Die Rolle, die du selbst trägst, kannst du nicht sperren. Bei ihr fehlt Deaktivieren im Menü, und Aktiv ist gesperrt. Das Info-Symbol daneben sagt „Deine eigene Rolle kannst du nicht deaktivieren.“ Sonst würdest du dich selbst aussperren. Aus demselben Grund lässt sich die letzte Rolle nicht sperren, mit der jemand Rollen und Team verwaltet, siehe Was beim Ändern von Rollen immer gilt.
Rolle löschen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Öffne in der Zeile der Rolle das Drei-Punkte-Menü und wähle Löschen.
- Bestätige die Rückfrage Rolle „…“ löschen? mit Löschen.
Löschen geht nur bei einer Rolle ohne Mitglieder. Ist sie noch jemandem zugewiesen, lehnt i-Planner ab: „Die Rolle ist noch einem Mitglied zugewiesen. Weise ihm zuerst eine andere Rolle zu.“ Bei mehreren Mitgliedern nennt die Meldung ihre Zahl. Es zählen auch deaktivierte und eingeladene Mitglieder. Wie viele es sind, zeigt die Spalte Benutzer.
Du hast zwei Wege:
- Weise den Mitgliedern unter Organisation › Team eine andere Rolle zu und lösche die Rolle danach.
- Lass die Rolle bestehen und sperre sie, siehe Rolle sperren statt löschen.
Die von i-Planner mitgelieferten System-Rollen wie Inhaber oder Mitarbeiter lassen sich nicht löschen. Dasselbe gilt für die Rolle, die du selbst trägst. Bei diesen Rollen erscheint der Eintrag Löschen im Drei-Punkte-Menü gar nicht erst.
Rechte über den Assistant oder MCP ändern
Benutzerrollen lassen sich auch im Chat mit dem i-Planner-Assistant oder mit einer über MCP verbundenen KI-App wie Claude oder ChatGPT ansehen und ändern. Es gelten dieselben Rechte und dieselben Regeln wie auf dieser Seite.
| Frage oder Auftrag | Was passiert |
|---|---|
| Rollen auflisten, eine Rolle mit ihren Rechten zeigen, zwei Rollen vergleichen | Du siehst die Rollen und Rechte so, wie der Rollen-Editor sie zeigt. |
| „Wer hat das Recht …?“ | Du erfährst, welche Rollen das Recht haben und wie viele Mitglieder sie haben. Namen nennt die Antwort nicht. |
| „Warum darf … nicht?“ | Du erfährst, ob die Rolle das Recht hat, was ihr fehlt, auch ein übergeordneter Schalter, und wo du es änderst. |
| Eine Rolle aus einer Beschreibung vorschlagen | Du bekommst einen Vorschlag mit den Rechten und den Regeln, die ihm entgegenstehen. Angelegt wird dabei nichts. |
| Rechte ändern, eine Rolle umbenennen oder ihre Beschreibung ändern | voreingestellt per Freigabekarte |
| Eine Rolle anlegen: leer, aus einer Vorlage oder als Kopie | voreingestellt per Freigabekarte |
| Eine Rolle ohne Mitglieder löschen | voreingestellt per Freigabekarte |
Steht das Werkzeug, etwa Benutzerrolle ändern, unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge in der Spalte Assistant auf Mit Freigabe, wie voreingestellt, speichert der Assistant eine Änderung erst, wenn du die Freigabekarte mit Erlauben bestätigst. Die Karte zeigt die Änderung je Recht, die Rechte, die der Editor dabei von selbst mit ändert, und die Rechte über deine eigenen hinaus. Auf Aktiviert speichert der Assistant ohne Karte. Über MCP führt i-Planner denselben Auftrag direkt aus. Ob die KI-App vorher nachfragt, entscheidet die App. Eine Rolle aktivieren oder deaktivieren geht nur hier auf der Seite. Einem Mitglied eine Rolle zuweisen ist ein eigenes Werkzeug: Mitgliedsrolle ändern.
Voraussetzungen:
- Unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge stehen die Werkzeuge dafür nicht auf Deaktiviert, in der Spalte Assistant für den Assistant und in der Spalte MCP für MCP. Zum Ansehen, Erklären und für Vorschläge sind das Benutzerrollen lesen, Benutzerrolle lesen, Benutzerrollen vergleichen, Benutzerrollen nach Recht suchen, Benutzerrollen-Recht erklären und Benutzerrolle vorschlagen, für Änderungen Benutzerrolle ändern, Benutzerrolle anlegen und Benutzerrolle löschen. Voreingestellt ist keines davon deaktiviert.
- Deine Rolle braucht für Benutzerrollen dieselbe Stufe wie auf dieser Seite: Nur lesen zum Ansehen, Lesen + Bearbeiten zum Ändern, Anlegen und für Vorschläge, Lesen + Bearbeiten + Löschen zum Löschen. Einen eigenen Schalter für die Werkzeuge hat die Rolle nicht. Die Stufe steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen.
- Für MCP braucht deine Rolle MCP verwenden. Die verbundene KI-App arbeitet mit deinen Rechten, begrenzt durch die KI-Freigaben deiner Organisation, also durch die Spalte MCP unter Werkzeuge. Stellt deine Organisation dort ein Werkzeug später auf Aktiviert, kann die App es nutzen, sofern deine Rolle es erlaubt. Ein neu aktiviertes Werkzeug erscheint in der App, sobald sie ihre Werkzeugliste neu lädt, siehe Eine KI-App zeigt nicht alle Werkzeuge und MCP einrichten.
Der Assistant und die KI-App erklären dir außerdem, was du selbst in diesem Bereich darfst, was dir fehlt und warum ein Werkzeug nicht angeboten wird. Das Erklären ist immer erlaubt und braucht keinen eigenen Schalter.
Häufige Fragen
Die Rolle einer Person änderst du nicht unter Benutzerrollen, sondern unter Organisation › Team. Öffne die Person über Bearbeiten und ändere dort die Rolle. Die Schritte stehen unter Rolle, Team oder Start-Seite ändern.
Das stellst du in den Detail-Rechten seiner Rolle ein. Öffne unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen die Rolle und klicke im Block Kundenverwaltung die Zeile Kontakte an. Sie trägt am rechten Rand einen Pfeil. Stelle in ihren Detail-Rechten im Abschnitt Kundenverwaltung das Auswahlfeld Welche Kunden auf Nur eigene Kunden. Mehr dazu unter Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht.
Weitere Themen
- Detail-Rechte: was eine Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf.
- Fehlerbehebung: wenn ein Kollege zu viel oder zu wenig sieht oder sich eine Rolle nicht ändern oder löschen lässt.
- Support-Zugang: wer Tickets an den i-Planner-Support schreiben darf (nicht dasselbe wie die Supportansicht).
- Deaktivieren und löschen: wofür das Sonderrecht Final löschen erlauben gebraucht wird.
- Audit-Log: nachlesen, wer eine Rolle geändert hat.