Übersicht
Was Aktivitäten sind, welche Arten es gibt, wie du sie anlegst, im Aktivitätenfenster bearbeitest, über das Optionen-Menü kopierst oder löschst, mit anderen Vorgängen verknüpfst und welche Rechte dafür gelten.
Aktivitäten sind alle Vorgänge, die du mit Kunden, Produktpartnern oder Kollegen festhältst, zum Beispiel Aufgaben, E-Mails, Telefonate oder Termine. Unter Aktivitäten › Übersicht siehst du alle Arten in einer Liste. Diese Seite erklärt außerdem, was alle Aktivitäten gemeinsam haben.
Kurz erklärt
Jede Aktivität hat einen Typ und öffnet sich im Aktivitätenfenster. Dort weist du ihr einen Kontakt zu, setzt Status, Verantwortlich, Start und Ende und verknüpfst sie mit anderen Vorgängen. Je nach Art gibt es weitere Felder, zum Beispiel bei Verkäufen.
Für jede Art von Aktivität gibt es eine eigene Anleitung:
| Seite | Worum es geht |
|---|---|
| Aufgaben | Aufgaben finden, mit Start und Ende anlegen, in Unteraufgaben aufteilen, mit Team, Bemerkungen und Erinnerung bearbeiten und als erledigt abschließen. |
| Kalender | Den Kalender aufrufen, zwischen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Agenda wechseln und Termine mit der Maus anlegen, verschieben und löschen. |
| Kalender › Termine bearbeiten | Einen Termin über den Plus-Button anlegen und Ort, Kalender, Start, Ende, Ganztags und Wiederholung festlegen oder in einen anderen Kalender legen. |
| Kalender › Kalender verwalten | Weitere Kalender anlegen, Name, Farbe und Freischaltung einstellen, für Kollegen freigeben, öffnen und löschen. |
| E-Mails | Empfangene und gesendete E-Mails finden, öffnen, beantworten, weiterleiten, als Original herunterladen und einem Kunden zuordnen. |
| E-Mails › E-Mail schreiben | Eine neue E-Mail als Entwurf anlegen, Absenderkonto, Empfänger, Cc und Bcc, Betreff und Text mit Textvorlagen, Signaturen und Anhängen ausfüllen und senden. |
| Briefe | Briefe an Kunden schreiben, einen Briefbogen wählen, den Brief als PDF ansehen und beim Kunden ablegen. |
| Telefonate und Notizen | Ein Telefonat mit Telefonrichtung und Nummer festhalten und eine Notiz anlegen. |
| Chats | Mit Kollegen und Kunden chatten, Nachrichten und Dateien senden und sehen, wer gelesen hat. |
| Störfälle | Störfälle als Aktivität anlegen, bearbeiten, Teammitglieder beteiligen und in der Liste Aktivitäten › Störfälle wiederfinden. |
| Verkäufe | Verkaufschancen mit Verkaufsphase, Umsatz, Zahlweise und Wahrscheinlichkeit erfassen und einem Kontakt zuweisen. |
| Pipeline | Kunden, Aktivitäten, Verträge und andere Datensätze als Karten in einer Pipeline mit Sektionen ordnen, einrichten, freigeben und verschieben. |
| Listenaktionen | Das Drei-Punkte-Menü an einer Aktivität in der Liste, die Sammelaktionen der Aktivitätenlisten, als gelesen markieren, mit Vorgängen verknüpfen, wiederherstellen und endgültig löschen. |
Typische Aufgaben, die für alle Arten gleich sind:
- Du willst eine Aufgabe, ein Telefonat oder einen Termin festhalten: Eine Aktivität anlegen.
- Du suchst eine Aktivität: Alle Aktivitäten in einer Liste finden.
- Du willst sehen, was bei einem Kunden gelaufen ist: Die Aktivitäten eines Kunden ansehen.
- Viele Aktivitäten bekommen einen anderen Status oder Verantwortlichen: Mehrere Aktivitäten auf einmal ändern.
- Kollegen sollen die Aktivitäten aller Benutzer sehen: Rechte für Aktivitäten vergeben.
Voraussetzungen
Welche Aktivitäten du siehst und anlegen darfst, legt deine Benutzerrolle fest. Die wichtigsten Rechte sind:
- Die Zeile Aktivitäten im Block Kundenverwaltung. Ohne sie fehlt das Menü Aktivitäten.
- Der Schalter Alle Aktivitäten in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten. Ohne ihn fehlen der Menüpunkt Übersicht und der Eintrag Aktivitäten im Menü Hinzufügen.
Alle Rechte und ihre Werte beschreibt Rechte für Aktivitäten vergeben.
Welche Arten von Aktivitäten es gibt
Jede Aktivität hat einen Typ. Diese Typen gibt es:
| Typ | Mehr dazu |
|---|---|
| Aufgabe | Aufgaben |
| Brief | Briefe |
| Chat | Chats |
| E-Mails | |
| Meldung | kein eigener Menüpunkt |
| Notiz | Telefonate und Notizen |
| Störfall | Störfälle |
| Telefonat | Telefonate und Notizen |
| Termin | Kalender |
| Verkauf | Verkäufe |
Eine Meldung ist eine kurze Aktivität ohne Betreff. Sie braucht nur einen Text und hat keine Bemerkungen, kein Team, keine Stichworte, keine Unteraufgaben und keinen Verlauf.
Im Menü Aktivitäten gibt es neben Übersicht die Menüpunkte Aufgaben, Briefe, Chats, E-Mails, Notizen, Kalender, Pipeline, Störfälle, Telefonate und Verkäufe. Jeder zeigt nur Aktivitäten seiner Art. Die Pipeline ist keine eigene Art von Aktivität, siehe Pipeline.
Alle Aktivitäten in einer Liste finden
Öffne Aktivitäten › Übersicht. Die Liste enthält Aktivitäten aller Arten. Unter Listen stehen die Systemlisten:
- Aktivitäten
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt: nach dem Status
- Markiert: Aktivitäten mit Stern
- Entwürfe: Aktivitäten, die noch nicht angelegt sind
- Gelöscht
Unter Meine Listen stehen deine eigenen Listen, siehe Eigene Listen.
Die Menüpunkte der einzelnen Arten, etwa Aufgaben, haben ähnliche Systemlisten. Statt Aktivitäten heißt die Liste dort wie die Art, zum Beispiel Aufgaben. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Aktivitätenfenster. Suche, Filter, Spalten und eigene Listen funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Aktivitäten vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Aktivitäten hinzufügen.“
Siehst du weniger Aktivitäten als erwartet, prüfe die Einstellung Ansicht deiner Benutzerrolle, siehe Rechte für Aktivitäten vergeben.
Eine Aktivität anlegen
Du hast vier Wege:
- Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen und zeige auf Aktivitäten. Daneben klappen die Typen auf. Klicke auf den Typ, zum Beispiel Aufgabe. Es öffnet sich ein neues Aktivitätenfenster dieses Typs. Ein Klick auf Aktivitäten selbst öffnet eine neue Meldung.
- Klicke in einem geöffneten, bereits angelegten Datensatz auf Aktivität erstellen und wähle den Typ. Das ist das Symbol mit dem Klemmbrett in der Leiste unter dem Fensterkopf. Legst du die neue Aktivität aus einer Aktivität heraus an, bekommt sie denselben Kontakt und ist mit der geöffneten Aktivität verknüpft. Bei Meldungen, bei Entwürfen und ohne das Recht, die Aktivität zu bearbeiten, fehlt das Symbol.
- Klicke in einer Liste am Ende einer Zeile auf Optionen (drei Punkte) und wähle Aktivität erstellen und den Typ. Die neue Aktivität ist mit der Zeile verknüpft, siehe Listenaktionen.
- Zeige unten rechts in der Liste auf den runden Plus-Button und klicke auf die Schaltfläche darüber. In Aktivitäten › Übersicht heißt sie Aktivität hinzufügen, in den Listen einer Art zum Beispiel Brief hinzufügen. In jeder Aktivitätenliste öffnet sie eine neue Aufgabe. Für eine andere Art stellst du in der Gruppe Bearbeitung den Typ um. Es erscheint „Der Typ wurde erfolgreich gewechselt!“, und das Fenster zeigt die Felder dieses Typs. Im Kalender legt Termin hinzufügen dagegen direkt einen Termin an, siehe Termine bearbeiten.
Gibt es eigene oder für dich freigegebene Textvorlagen, zeigt Hinzufügen › Aktivitäten sie als Untereinträge des Typs. Wählst du eine Vorlage, öffnet sich das Fenster mit vorbefülltem Inhalt. Textvorlagen richtest du als Textbausteine unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine ein, siehe Textbausteine.
Den Eintrag Aktivitäten im Menü Hinzufügen siehst du nur mit dem Schalter Alle Aktivitäten.
Wie du das Fenster ausfüllst und die Aktivität anlegst, beschreibt Das Aktivitätenfenster ausfüllen.
Das Aktivitätenfenster ausfüllen
Jede Aktivität öffnet sich in einem Aktivitätenfenster. Eine neue Aktivität heißt dort zum Beispiel Neue - Aufgabe.
- Weise einen Kontakt zu. Steht unter dem Fensterkopf „Kein Kontakt vorhanden“, klicke auf Jetzt zuweisen... und suche im Feld Suchen... einen Kunden, Produktpartner oder Benutzer. Bei einer angelegten Aktivität tauschst du den Kontakt mit dem Symbol mit zwei Pfeilen, zum Beispiel Kunde wechseln. Mit dem x entfernst du ihn, etwa Zuweisung zum Kunden löschen.
- Trage den Betreff ein. Er ist Pflicht, außer bei Meldungen.
- Trage im Feld Text schreiben... den Inhalt ein. Bei Chats gibt es dieses Feld nicht.
- Setze in der Gruppe Bearbeitung die Felder Typ, Status und Verantwortlich. Verantwortlich ist ein Benutzer, den du über Suchen... findest.
- Setze in der Gruppe Zeitraum die Felder Start und Ende. Bei E-Mails, Briefen und Chats steht dort nur das Feld Datum. Bei E-Mails und Chats lässt es sich nicht ändern.
- Klicke auf Anlegen oder im Fensterkopf auf das Häkchen Anlegen. Bei E-Mails und Chats heißen beide Senden. Bei Briefen heißt der Knopf unten Schreiben und öffnet die Briefbogen-Auswahl. Das Häkchen im Fensterkopf heißt weiter Anlegen und legt den Brief ohne PDF an, siehe Briefe. Abbrechen verwirft die Eingaben.
Danach erscheint „… wurde erfolgreich angelegt!“ Fehlt der Betreff, fragt i-Planner „… enthält keinen Betreff!“ Mit Ja springst du in das Feld Betreff. Je nach Art gibt es weitere Felder, zum Beispiel bei Verkäufen.
Wählst du bei Verantwortlich einen anderen Benutzer, wirst du selbst automatisch Teammitglied. Setzt du dich selbst ein, fragt i-Planner, ob du aus den Teammitgliedern entfernt werden willst.
Im Fensterkopf stehen diese Symbole:
- Anpinnen (Stecknadel), nur bei angelegten Aktivitäten
- Markierung setzen oder Markierung entfernen (Stern)
- Optionen... (drei Punkte), siehe Das Optionen-Menü im Aktivitätenfenster, und Schließen (x)
- Erinnerung setzen! (Glocke), siehe Aufgaben
Unteraufgaben, Bemerkungen, Pipeline, Stichworte, Verlauf und Erinnerung gibt es erst, wenn die Aktivität angelegt ist. Leere Bereiche wie Noch zu erledigen, Pipeline und Stichworte blendest du mit Mehr Optionen (Pfeil nach unten) ein, ebenso den Verlauf. Mit Weniger Optionen (Pfeil nach oben) blendest du sie wieder aus.
Das Optionen-Menü im Aktivitätenfenster
Im Kopf des Aktivitätenfensters öffnet das Symbol Optionen... (drei Punkte) ein Menü. Welche Einträge es zeigt, hängt vom Typ, vom Entwurfsstatus und von deinen Rechten ab. Gibt es keinen passenden Eintrag, fehlt das Symbol ganz.
| Eintrag | Was er tut | Wann er erscheint |
|---|---|---|
| Felder bearbeiten | schließt das Fenster und öffnet den Feld Editor für diesen Aktivitätstyp, siehe Felder | nur mit dem Schalter Feld Editor in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen, nicht bei Entwürfen und Meldungen |
| Dokument herunterladen | lädt das Dokument der Aktivität herunter | nur, wenn zur Aktivität ein Dokument gehört, zum Beispiel bei einem Brief mit abgelegtem Dokument |
| E-Mail herunterladen | öffnet oder lädt die Original-E-Mail | nur bei E-Mails, deren Original gespeichert ist, siehe E-Mails |
| Kopie erstellen | legt eine Kopie an und schließt das Fenster. Es erscheint „Die Kopie wurde erfolgreich erstellt!“ | nur mit Bearbeitungsrecht, nicht bei Entwürfen und Meldungen |
| Löschen | löscht die Aktivität und schließt das Fenster | nur mit Bearbeitungsrecht |
Bearbeitungsrecht bedeutet, dass du die Aktivitäten des zugeordneten Kontakts bearbeiten darfst. Bei Kunden ist das der Schalter Mit Bearbeitung. Du findest ihn unter Benutzerrollen im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Abschnitt Aktivitäten. Bei Produktpartnern und Benutzern ist es derselbe Schalter in den Detail-Rechten der Zeile Produktpartner oder Benutzer.
Vor dem Löschen erscheint „Der ausgewählte Datensatz wird gelöscht! Du kannst den Vorgang nicht rückgängig machen. Tippe LÖSCHEN in das Feld ein um den Vorgang zu bestätigen!“ Tippe LÖSCHEN ein und bestätige. Danach erscheint „Der Datensatz wurde erfolgreich gelöscht!“
Bei Terminen aus einem fremden Kalender, der nur zur Ansicht freigegeben ist, fehlen Kopie erstellen und Löschen.
Verknüpfungen einer Aktivität nutzen
Jede angelegte Aktivität außer einer Meldung hat im Aktivitätenfenster den Bereich Verknüpfungen. Er ist kein Notizfeld. Er zeigt die Datensätze und Dokumente, die mit der Aktivität verbunden sind, zum Beispiel einen Vertrag, eine andere Aktivität oder ein hochgeladenes Dokument.
- Mit dem Plus Hinzufügen öffnest du das Fenster Verknüpfte Vorgänge und verbindest weitere Datensätze.
- Das Symbol Optionen (drei Punkte) an einem Eintrag bietet je nach Art Bearbeiten, Als E-Mail versenden, Chat eröffnen, Herunterladen und Löschen. Chat eröffnen gibt es nur an Dokumenten und nur mit dem Recht Chats.
Verknüpfungen entstehen auch auf anderen Wegen:
- Legst du über Aktivität erstellen aus einer Aktivität eine neue an, ist sie mit der Ausgangsaktivität verknüpft.
- Im Reiter Aktivitäten einer Karteikarte verknüpfst du mehrere Aktivitäten auf einmal mit der Sammelaktion Vorgang verknüpfen.
- In einer Aktivitätenliste öffnet Vorgänge öffnen im Drei-Punkte-Menü das Fenster Verknüpfte Vorgänge. Die Zahl neben dem Eintrag nennt, wie viele Vorgänge verknüpft sind. Im Fenster entfernst du eine Verknüpfung mit Verknüpfung entfernen.
Die Einzelheiten zum Fenster Verknüpfte Vorgänge und zur Sammelaktion stehen unter Listenaktionen. Wie du Dokumente hochlädst und ordnest, steht unter Dokumente und Ordner. Einen Chat zu einem Dokument beschreibt Chats.
Status, Entwürfe, Markierung und Gelöschtes verstehen
Das Feld Status hat vier Werte:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Vorgabe für neue Aktivitäten |
| In Bearbeitung | jemand arbeitet daran |
| Wartend | wartet auf etwas, zum Beispiel eine Rückmeldung |
| Erledigt | abgeschlossen. i-Planner speichert, wer die Aktivität wann erledigt hat |
Jeder Status hat seine eigene Systemliste mit demselben Namen.
Schließt du eine neue Aktivität, ohne sie anzulegen, erscheint zum Beispiel „Diese Aufgabe wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst sie als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“ Gespeicherte Entwürfe findest du in der Liste Entwürfe. Das allgemeine Vorgehen beschreibt Datensatz anlegen.
Mit dem Stern im Fensterkopf markierst du eine Aktivität. Sie erscheint dann in der Liste Markiert.
Gelöschte Aktivitäten stehen in der Liste Gelöscht. Dort gibt es für ausgewählte Einträge und im Drei-Punkte-Menü einer Zeile nur Wiederherstellen und Endgültig löschen, siehe Listenaktionen. Vor dem endgültigen Löschen fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge endgültig löschen willst?“ Wie du Einträge auswählst, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Die Aktivitäten eines Kunden ansehen
Karteikarten von Kunden, Produktpartnern und Benutzern haben einen Reiter Aktivitäten.
- Öffne die Karteikarte, zum Beispiel über Kunden.
- Klicke auf den Reiter Aktivitäten.
Die Liste zeigt nur die Aktivitäten dieses Kontakts. Im Reiter gibt es die Listen Aktivitäten, Übersicht, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Markiert, Entwürfe und Gelöscht. Die Bedienung der Karteikarte erklärt Karteikarte.
Nur im Reiter gibt es die Sammelaktion Vorgang verknüpfen. Damit verbindest du mehrere Aktivitäten auf einmal mit einem anderen Vorgang, siehe Listenaktionen.
Gut zu wissen:
- Im Reiter gelten die Rechte des Bereichs in der Benutzerrolle, je nach Karteikarte für Kunden, Produktpartner oder Benutzer. Aktionen für mehrere ausgewählte Aktivitäten siehst du dort nur, wenn du die Aktivitäten dieses Bereichs bearbeiten darfst.
- Die Einstellung Ansicht im Abschnitt Sichtbarkeit filtert nur die Listen im Menü Aktivitäten außer den E-Mails, nicht den Reiter.
- Hat eine Aktivität einen Kontakt, legen die Rechte seines Bereichs auch fest, wen du als Verantwortlich und als Teammitglied auswählen darfst.
Mehrere Aktivitäten auf einmal ändern
Markierst du in einer Aktivitätenliste mehrere Einträge, erscheint die Aktionsleiste. Sie bietet zum Beispiel Status, Verantwortlichkeit wechseln, Kunde wechseln, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung und Pipeline. Mit Spalteninhalt bearbeiten änderst du eine Spalte, und mit Als gelesen markieren markierst du neue Einträge als gelesen. Außerdem kannst du kopieren und löschen. Aktionen für eine einzelne Aktivität stehen im Drei-Punkte-Menü am Zeilenende.
Welche Aktionen es in welcher Liste gibt, was sie bewirken und welche Rechte sie brauchen, steht unter Listenaktionen. Wie du Einträge markierst, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Den Typ mehrerer Aktivitäten kannst du nicht auf einmal ändern. Ändere ihn im Aktivitätenfenster in der Gruppe Bearbeitung.
Rechte für Aktivitäten vergeben
Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen ein. Im Block Kundenverwaltung ist das die Zeile Aktivitäten. Über den Pfeil dahinter geht es zu den Detail-Rechten.
Im Abschnitt Aktivitäten („Welche Aktivitäten-Bereiche diese Rolle nutzen darf.“) gibt es diese Schalter:
- Alle Aktivitäten: Menüpunkt Übersicht und Hinzufügen › Aktivitäten. Der Schalter ist ein eigenes Recht und schaltet die übrigen Schalter nicht mit.
- Aufgaben: Menüpunkte Aufgaben und Notizen
- Briefe, Chats, E-Mail, Kalender, Pipeline, Störfälle, Telefonate, Verkäufe: der Zugriff auf die jeweilige Art
Im Abschnitt Sichtbarkeit („Wessen Aktivitäten diese Rolle sieht und zuweisen darf.“) stehen diese Einstellungen:
| Einstellung | Werte | Vorgabe |
|---|---|---|
| Ansicht: welche Aktivitäten die Rolle sieht | Von allen Benutzern, Als Verantwortlicher oder Teammitglied | Als Verantwortlicher oder Teammitglied |
| Verantwortlicher: wen die Rolle als Verantwortlichen auswählen darf | Alle Benutzer, Sich selbst und Mitglieder seines Teams, Nur sich selbst | Nur sich selbst |
| Teammitglied: wen die Rolle als Teammitglied auswählen darf | wie Verantwortlicher | Nur sich selbst |
Mit Als Verantwortlicher oder Teammitglied zeigen die Listen im Menü Aktivitäten nur Aktivitäten, bei denen der Benutzer verantwortlich oder Teammitglied ist. Ausgenommen sind die Listen unter Aktivitäten › E-Mails. Welche E-Mails dort stehen, hängt davon ab, welche E-Mail-Konten dem Benutzer gehören oder für ihn freigeschaltet sind, siehe E-Mails. Verantwortlicher und Teammitglied gelten für Aktivitäten ohne Kontakt. Hat die Aktivität einen Kontakt, gelten die Rechte des Bereichs Kunden, Produktpartner oder Benutzer. Teams verwaltest du unter Team.
Für die Rolle Inhaber sind alle Aktivitäten-Rechte eingeschaltet oder auf alle Benutzer gesetzt. Ändern lassen sie sich nicht.
Häufige Fragen
Hast du beim Schließen den Entwurf gespeichert, steht sie in der Liste Entwürfe. Öffne sie dort und klicke auf Anlegen.
Öffne die Liste Gelöscht, klicke am Ende der Zeile auf Optionen (drei Punkte) und wähle Wiederherstellen. Mehrere Aktivitäten markierst du und wählst in der Aktionsleiste Wiederherstellen.
Öffne die Aktivität und wähle im Fensterkopf Optionen... › Kopie erstellen. Bei Entwürfen und Meldungen gibt es den Eintrag nicht. In vielen Listen findest du Kopieren auch im Drei-Punkte-Menü einer Zeile, siehe Listenaktionen.
Unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine, dort heißen sie Textbausteine. Deine eigenen und die für dich freigegebenen Vorlagen erscheinen unter Hinzufügen › Aktivitäten beim passenden Typ.
Weitere Themen
- Listenaktionen: Drei-Punkte-Menü, Sammelaktionen, wiederherstellen und endgültig löschen.
- Fehlerbehebung: wenn ein Menüpunkt fehlt oder sich eine Aktivität nicht anlegen lässt.
- Aufgaben: Aufgaben mit Unteraufgaben, Team und Erinnerung.
- Benutzerrollen: die Rechte für Aktivitäten einstellen.
- Listen: Suche, Filter, Spalten und eigene Listen.