Benutzer
Wie du Mitarbeiter und Vermittler als Benutzer in der Kundenverwaltung führst, Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen der Benutzerliste nutzt und mehrere Benutzer auf einmal änderst, mit Wegweiser zu Team, Strukturen und Abrechnung und zu Organisation › Team für Login und Lizenz.
Unter Benutzer führst du die Mitarbeiter und Vermittler deiner Organisation als Karteikarten, mit Stammdaten, Teammitgliedern, Vermittlerstrukturen, Dokumenten und Aktivitäten. Ein Benutzer, den du hier anlegst, hat keinen Login und keine Lizenz. Zugänge vergibst du unter Organisation › Team.
Kurz erklärt
Ein Benutzer ist die Karteikarte eines Mitarbeiters oder Vermittlers in der Kundenverwaltung. Du kannst ihn auch ohne Login führen, zum Beispiel für einen Vermittler, der nur in einer Vermittlerstruktur oder als Teammitglied stehen soll. Login, Benutzerrolle und Lizenz gehören nicht zur Karteikarte, sondern zu Organisation › Team.
Typische Aufgaben unter Benutzer:
- Ein Vermittler soll in einer Struktur stehen, arbeitet aber nicht selbst in i-Planner: Einen Benutzer ohne Login anlegen.
- Ein Mitarbeiter soll sich anmelden können: Einem Mitarbeiter Login, Rolle und Lizenz geben.
- Bei vielen Benutzern ändert sich dieselbe Angabe, etwa die Position: Mehrere Benutzer auf einmal ändern.
- Jemand soll mehr oder weniger Benutzer sehen oder bearbeiten dürfen: Festlegen, wer Benutzer sehen und bearbeiten darf.
- Ein Benutzer bekommt Teammitglieder oder eine Vermittlerstruktur: Unter Strukturen und Team steht, wie du Teammitglieder im Reiter Team zuordnest und entfernst. Außerdem erklärt die Seite, wie du Vermittlerstrukturen im Reiter Strukturen anlegst, kopierst und löschst.
- Karrieretitel, Vermittlernummer oder Stornoreserve eines Vermittlers ändern sich: Abrechnung eines Benutzers erklärt den Reiter Abrechnung und das Fenster Abrechnungseinstellungen.
Alle Benutzer in einer Liste finden
Unter Benutzer › Benutzer stehen diese Listen:
- Benutzer
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Noch zu erledigen
- Markiert
- Entwürfe
- Gelöscht
Ist die Liste leer, erscheint „Keine Benutzer vorhanden!“ Welche Benutzer in der Liste stehen, hängt von deiner Benutzerrolle ab, siehe Festlegen, wer Benutzer sehen und bearbeiten darf.
Im selben Menü findest du auch Benutzer › Dokumente mit den Dokumenten aller Benutzer und Benutzer › Import, siehe Import.
Unter Benutzer › Benutzer stehen zusätzlich die Menüpunkte Adressen, Kontaktdaten, Banken, Beruf / Arbeitgeber, Nummern und Identifizierungen. Sie zeigen diese Einträge aller Benutzer als Liste. Ihr Drei-Punkte-Menü bietet Bearbeiten, Anpinnen, Erinnerung setzen und Löschen. In Gelöscht bietet es Wiederherstellen und Endgültig löschen. Das Löschen richtet sich hier nach den Detail-Rechten der Zeile Kontakte. Du brauchst dort im Abschnitt Löschen den Schalter Löschen.
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Einen Benutzer ohne Login anlegen
Einen Benutzer ohne Login brauchst du zum Beispiel für einen Vermittler, der in einer Vermittlerstruktur oder als Teammitglied stehen soll, aber nicht selbst in i-Planner arbeitet.
- Klicke auf Hinzufügen › Benutzer. Die Karteikarte eines neuen Benutzers öffnet sich.
- Trage die Stammdaten ein, zum Beispiel Vorname und Name.
- Klicke auf Anlegen.
Bis du auf Anlegen klickst, ist ein neuer Benutzer ein Entwurf und steht in der Liste Entwürfe. Als Nummer steht anfangs eine interne Kennung. Das Feld Nummer kannst du selbst ausfüllen. Schließt du einen neuen Benutzer, bevor du ihn angelegt hast, fragt i-Planner nach: „Dieser Benutzer wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“
Wie das Anlegen allgemein funktioniert, steht unter Datensatz anlegen.
Einem Mitarbeiter Login, Rolle und Lizenz geben
Login, Benutzerrolle und Lizenz vergibst du nicht in der Kundenverwaltung, sondern unter Organisation › Team. Wie das geht, steht dort. Die Rollen selbst bearbeitest du unter Benutzerrollen.
Ein Benutzer, den du über Hinzufügen › Benutzer anlegst, bekommt keine Lizenz und kann sich nicht anmelden. Die Gruppe Zugangsdaten mit E-Mail, Lizenz und Benutzerrolle erscheint im Benutzer-Formular nie, auch nicht nach Öffnen. Das gilt für jede Organisation und jede Rolle. Diese Angaben lassen sich in der Kundenverwaltung nicht setzen.
Die Karteikarte eines Benutzers verstehen
Die Stammdaten eines Benutzers sind in Gruppen geordnet:
- Grunddaten: Nummer, Erstkontakt, Anrede, Titel, Briefanrede, Vorname, Name, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Familienstand, Nationalität
- Anbindung: Position, Vertragsart, Vertragsstatus, Vertragstyp (alles freie Textfelder)
- Beruf / Arbeitgeber: Arbeitgeber, Beruf, Berufsstatus, Eintritt, Austritt
- Adressen, Kontaktdaten, Banken, Nummern (zum Beispiel Personalnummer oder Steuernummer) und Identifizierung: je Eintrag eine Zeile, auch mehrere
Darunter liegen die Reiter:
- Neuigkeiten: Verlauf der Änderungen am Benutzer, siehe Neuigkeiten
- Aktivitäten: Aufgaben, E-Mails und andere Aktivitäten zum Benutzer, siehe Aktivitäten › Übersicht
- Team: Teammitglieder des Benutzers, siehe Strukturen und Team
- Strukturen: Vermittlerstrukturen für die Abrechnung, siehe Strukturen und Team
- Dokumente: Dokumente und Ordner, siehe Dokumente und Ordner
- Abrechnung: Abrechnungseinstellungen je Firma, siehe Abrechnung eines Benutzers
Die Reiter Strukturen und Abrechnung gibt es nur, wenn deine Organisation das Abrechnungsmodul hat. Diese Reiter erscheinen nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet sind. Wie eine Karteikarte allgemein funktioniert, steht unter Karteikarte.
Im Kopf des Fensters, das sich mit Öffnen öffnet, führen die drei Punkte unter anderem zu Felder bearbeiten. Damit öffnest du den Feld Editor und passt Felder und Gruppen des Benutzer-Formulars an. Dafür brauchst du in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen den Schalter Feld Editor, siehe Felder.
Das Drei-Punkte-Menü und die Sammelaktionen der Benutzerliste nutzen
Das Drei-Punkte-Menü mit dem Tooltip Optionen steht am Ende jeder Zeile. Es bietet Bearbeiten, Erinnerung setzen, Aktivität erstellen, Formular erstellen, Anpinnen, Vorgänge öffnen und Löschen. Aktivität erstellen hat ein Untermenü, zum Beispiel mit Aufgabe erstellen, E-Mail senden und Termin anlegen. In Gelöscht stehen dort Wiederherstellen und Endgültig löschen. Die Einträge erklärt Listenaktionen am Beispiel der Gesellschaften. Bei Benutzern wirken sie gleich.
Markierst du Benutzer, bietet die Aktionsleiste diese Sammelaktionen. Die Rechte stehen in den Detail-Rechten der genannten Zeile im Block Kundenverwaltung:
| Sammelaktion | Nötiges Recht |
|---|---|
| Serienmanager, Spalteninhalt bearbeiten, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung | Zeile Benutzer, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung |
| Pipeline | Zeile Aktivitäten, Abschnitt Aktivitäten, Schalter Pipeline, siehe Sammelaktionen |
| Löschen, in Gelöscht auch Wiederherstellen | Zeile Benutzer, Abschnitt Löschen, Schalter Löschen |
| Endgültig löschen, nur in Gelöscht | Zeile Benutzer, Abschnitt Löschen, Schalter Endgültig löschen |
| Status und Verantwortlichkeit wechseln, nur in Noch zu erledigen | Zeile Benutzer, Abschnitt Aktivitäten, Schalter Mit Bearbeitung |
| Als gelesen markieren, nur in Neu hinzugekommen | keins |
In Noch zu erledigen gibt es nur Status, Verantwortlichkeit wechseln und Löschen. Kopieren gibt es bei Benutzern nicht. Wie jede Sammelaktion abläuft, steht unter Sammelaktionen.
Mehrere Benutzer auf einmal ändern
Mit Spalteninhalt bearbeiten (Stift) setzt du ein Feld bei allen markierten Benutzern auf denselben Wert, zum Beispiel die Position oder den Vertragsstatus.
- Markiere unter Benutzer › Benutzer die Benutzer.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Spalteninhalt bearbeiten (Stift).
- Wähle im Feld Bitte wähle eine Spalte aus.. die Spalte, zum Beispiel Benutzer - Position.
- Gib unter Ändern in den neuen Wert ein oder wähle ihn aus und klicke auf Speichern.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Feldinhalt ändern willst?“ mit Ja.
Danach erscheint „Das Feld <Spalte> wurde erfolgreich geändert!“
In der Standardvorlage stehen diese Spalten zur Wahl, jede als „Benutzer - <Feld>“: Anrede, Briefanrede, Erstkontakt, Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Heiratsdatum, Kontaktart, Kundennummer (intern), Name, Namenszusatz, Nationalität, Position, Rechtsform, Scheidungsdatum, Titel, Vertragsart, Vertragsstatus, Vertragstyp und Vorname. Adressen, Kontaktdaten und Bankverbindungen gehören nicht dazu.
Die Sammelaktion gibt es in allen Benutzerlisten außer Noch zu erledigen und Gelöscht. Mehr zum Ablauf steht unter Sammelaktionen › Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern. Erscheint statt der Erfolgsmeldung eine andere Meldung, hilft In der Benutzerliste erscheint eine Meldung.
Festlegen, wer Benutzer sehen und bearbeiten darf
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein, im Block Kundenverwaltung in der Zeile Benutzer. In ihren Detail-Rechten liegen diese Abschnitte:
- Abschnitt Benutzer:
- Auswahlfeld Welche Benutzer: Daten von allen Benutzern, Eigene Daten und vom Team oder Nur eigene Daten. Voreingestellt ist Nur eigene Daten.
- Schalter Neuigkeiten: Zugriff auf den Reiter Neuigkeiten, auf den Bereich Team und auf den Verlauf in der Karteikarte eines Benutzers.
- Schalter Abrechnung: Zugriff auf die Reiter Strukturen und Abrechnung. Den Schalter gibt es nur mit Abrechnungsmodul.
- Schalter Export: Benutzer exportieren, auch aus den Reitern Team und Strukturen.
- Schalter Dubletten: zeigt bei Kunden den Eintrag Dubletten zusammenführen, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
- Abschnitt Profil: Schalter Mit Bearbeitung zum Bearbeiten der Stammdaten. Bei wem das geht, legt das Auswahlfeld Auswahl der Teammitglieder fest, mit Alle Benutzer, Sich selbst und Team oder Nur sich selbst. Ansehen darf man das Profil immer.
- Abschnitt Team: Schalter Sichtrecht für die Teams. Zum Hinzufügen von Teammitgliedern brauchst du zusätzlich den Schalter Mit Bearbeitung.
- Abschnitte Aktivitäten und Dokumente: je Sichtrecht, Mit Bearbeitung und Auswahl der Teammitglieder. Bei Aktivitäten kommt Als Verantwortlichen auswählbar dazu, bei Dokumenten Mit Sichtschutz.
- Abschnitt Löschen: Schalter Löschen legt Benutzer in den Papierkorb. Erst wenn er eingeschaltet ist, erscheint Endgültig löschen, das Benutzer unwiderruflich entfernt.
Für die Rolle Inhaber sind alle Benutzer-Rechte fest eingeschaltet. Wie das Löschen allgemein funktioniert, steht unter Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Häufige Fragen
Nein. Der Reiter Team ordnet einem Benutzer Teammitglieder zu und wirkt auf Sichtrechte wie Eigene Daten und vom Team, siehe Strukturen und Team. Organisation › Team verwaltet die Zugänge zu i-Planner mit Rolle und Lizenz.
Weitere Themen
- Strukturen und Team: Teammitglieder zuordnen und Vermittlerstrukturen anlegen.
- Abrechnung eines Benutzers: Karrieretitel, Vermittlernummer und Stornoreserve je Firma.
- Fehlerbehebung: wenn sich ein Benutzer nicht anmelden kann, Reiter fehlen oder eine Meldung erscheint.
- Mitglieder einladen: einem Mitarbeiter Login, Rolle und Lizenz geben oder einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen.
- Benutzerrollen: die Rechte der Zeile Benutzer einstellen.