Buchungen freigeben
Wie du erfasste Provisionsbuchungen mit den Filtern suchst, die Provision prüfst, korrigierst und mit einer Importdatei abgleichst, die Buchungen über die Aktionsauswahl mit Ok freigibst und eine Freigabe wieder zurücksetzt.
Unter Abrechnung › Buchungen freigeben prüfst du erfasste Provisionsbuchungen, korrigierst bei Bedarf die Provision und gibst sie frei. Nur freigegebene Buchungen, die noch nicht abgerechnet sind, gehen in die nächste Abrechnung.
Kurz erklärt
Die Seite zeigt die Buchungen aus Provisionsaufträgen, die noch nicht abgerechnet sind. Im Reiter Erfasste Buchungen stehen die noch nicht freigegebenen, im Reiter Freigegebene Buchungen die freigegebenen. Die Seite hat eigene Filter und eine eigene Tabelle. Eine Aktion führst du über die Aktionsauswahl unter der Tabelle und den Knopf Ok aus.
Typische Aufgaben unter Abrechnung › Buchungen freigeben:
- Erfasste Provisionen sollen in die nächste Abrechnung: Buchungen freigeben.
- Ein Betrag stimmt nicht: Die Provision vor der Freigabe korrigieren.
- Die Beträge sollen mit einer Importdatei verglichen werden: Erfasste Buchungen mit einer Importdatei abgleichen.
- Eine Buchung wurde zu früh freigegeben: Eine Freigabe zurücksetzen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:
- Für den Menüpunkt Buchungen freigeben braucht deine Rolle im Block Abrechnung den Schalter Abrechnung. Dazu kommt im selben Block der Schalter Buchungen freigeben („Buchungen freigeben, ändern und löschen.“). Ohne ihn zeigt die Seite „Keine Berechtigung vorhanden.“
- Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Bereich Abrechnung.
- Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.
Hier erscheinen Buchungen im Status Erfasst. Sie entstehen im Provisionsauftrag über die Option Buchung erfassen, siehe Provisionsbuchungen. Buchungen aus Sonderaufträgen erscheinen hier nicht. Sie entstehen direkt freigegeben, siehe Sonderaufträge.
Erfasste und freigegebene Buchungen finden
Die Seite hat zwei Reiter:
- Erfasste Buchungen: Buchungen, die noch nicht freigegeben und nicht abgerechnet sind.
- Freigegebene Buchungen: Buchungen, die freigegeben, aber noch nicht abgerechnet sind.
Abgerechnete Buchungen stehen hier nicht mehr. Du findest sie unter Provisionsbuchungen. Diese Seite hat eigene Filter und eine eigene Tabelle und funktioniert nicht wie die übrigen Listen.
Über der Tabelle stehen die Filter. Alle sind optional: Kunde:, Mandant:, Vertragsnummer:, Vermittler:, Produktpartner:, Tarif:, Provisionsart: (Auswahl Bitte wählen...), Erstellt am:, Antragsdatum und Bearbeitet am:. Die Datumsfelder sind Zeiträume mit bis. Ein Klick in das Feld (Datum wählen...) öffnet die Datumsauswahl. Mit Suchen wendest du die Filter an.
- Firma: ist eine Auswahlliste der abrechnenden Firmen. Sie erscheint nur, wenn in den Einstellungen der Abrechnung mindestens eine weitere abrechnende Firma angelegt ist.
- Beginndatum: ist ein weiteres Datumsfeld mit bis. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Über der Tabelle steht die Trefferzahl, zum Beispiel Erfasste Buchungen: 50 Einträge oder Freigegebene Buchungen: 12 Einträge. Findet die Suche nichts, erscheint „Keine Suchtreffer gefunden!“ mit dem Hinweis „Ändere die Suchkriterien, um Treffer zu generieren.“
Die Tabelle zeigt Sparte, Produktpartner, Kunde und Provision, je Zeile dazu Datum, Nummer, Art und VN. Unter der Tabelle steht die Summe. Klickst du eine Zeile an, öffnet sich der Provisionsauftrag im Reiter Provisionsvorgaben mit der passenden Provisionsart.
CSV Export lädt die gefilterte Liste herunter, je nach Reiter als Datei Erfasste_Buchungen oder Freigegebene_Buchungen.
Die Provision vor der Freigabe korrigieren
Die Spalte Provision ist ein Eingabefeld. Überschreibe den Betrag. i-Planner speichert ihn, sobald du das Feld verlässt.
Erfasste Buchungen mit einer Importdatei abgleichen
Mit dem Abgleich vergleichst du die erfassten Provisionen mit den Beträgen aus einer Importdatei, bevor du freigibst. Importdatei ist die Datei, die unter Datenimport im Reiter Versicherungen hochgeladen und noch nicht importiert ist.
- Öffne den Reiter Erfasste Buchungen, setze die Filter und klicke auf Suchen.
- Klicke auf den Knopf Mit Importdatei abgleichen.
- Die Tabelle zeigt jetzt die Spalte Import mit dem Betrag aus der Importdatei. Steht dort Nicht gefunden, gibt es zu dieser Buchung keine Zeile in der Datei.
- Weicht ein Betrag ab, korrigiere ihn in der Spalte Provision, siehe Die Provision vor der Freigabe korrigieren.
Bleiben Zeilen der Importdatei ohne passende Buchung, erscheint „<Anzahl> Buchung(en) konnten nicht zugewiesen werden.“ Mit dem Knopf Exportieren lädst du diese Zeilen als CSV-Datei herunter, in der Spaltenfolge der Importdatei. Die Spalte Hinweis nennt je Zeile den Grund:
- „Kein Provisionsauftrag mit dieser Vertragsnummer“
- „Provisionsauftrag ohne Buchung“
- „Keine erfasste Buchung, letzte Buchung vom <Datum> ist freigegeben“ oder „… ist abgerechnet“
- „Erfasste Buchung vorhanden, aber nicht in der Trefferliste (Filter prüfen)“
- „Zeile ohne Vertragsnummer“
Der Abgleich sucht nur unter den erfassten Buchungen, die die Tabelle mit deinen Filtern zeigt. Gleichst du eine Datei ab, bevor du sie importiert hast, gibt es zu ihren Zeilen meist noch keine erfasste Buchung. Diese Zeilen bleiben dann ohne Zuordnung, auch wenn die Vertragsnummern stimmen.
Den Knopf Mit Importdatei abgleichen gibt es nur im Reiter Erfasste Buchungen und nur, wenn eine Importdatei vorliegt.
Buchungen freigeben
- Öffne den Reiter Erfasste Buchungen.
- Setze die Filter und klicke auf Suchen.
- Hake die Buchungen an oder wähle Alle auswählen.
- Wähle unter der Tabelle in der Aktionsauswahl Buchungen freigeben und klicke auf Ok.
Die Aktionsauswahl unter der Tabelle hängt vom Reiter ab. Im Reiter Erfasste Buchungen enthält sie Buchungen freigeben und Buchungen löschen. Im Reiter Freigegebene Buchungen bietet sie Buchungen zurücksetzen und Buchungen löschen. Erst der Knopf Ok führt die gewählte Aktion für die angehakten Buchungen aus.
Nach der Freigabe stehen die Buchungen im Reiter Freigegebene Buchungen und werden bei der nächsten Abrechnung berücksichtigt. Eine Buchung umfasst alle Vermittlerzeilen dieses Buchungslaufs. Die Freigabe gilt für alle beteiligten Vermittler.
Ist die Auswahl ungültig, erscheint „Die Buchungsauswahl war fehlerhaft — es wurde nichts geändert.“
Eine Freigabe zurücksetzen
Solange eine Buchung noch nicht abgerechnet ist, nimmst du die Freigabe so zurück:
- Öffne den Reiter Freigegebene Buchungen.
- Hake die Buchungen an.
- Wähle unter der Tabelle in der Aktionsauswahl Buchungen zurücksetzen und klicke auf Ok.
Die Buchungen stehen danach wieder unter Erfasste Buchungen. Ist eine Buchung schon abgerechnet, lässt sie sich hier nicht mehr zurücksetzen.
Buchungen löschen
In beiden Reitern kannst du angehakte Buchungen entfernen, die noch nicht abgerechnet sind. Wähle dazu unter der Tabelle in der Aktionsauswahl Buchungen löschen und klicke auf Ok. Ist die Auswahl ungültig, erscheint „Die Buchungsauswahl war fehlerhaft — es wurde nichts gelöscht.“
Häufige Fragen
Ja, solange die Buchung noch nicht abgerechnet ist. Hake die Buchungen im Reiter Freigegebene Buchungen an, wähle die Aktion Buchungen zurücksetzen und klicke auf Ok.
Weitere Themen
- Provisionsbuchungen: wie Buchungen entstehen und wo die abgerechneten stehen.
- Abrechnung starten: die freigegebenen Buchungen abrechnen.
- Einstellungen: weitere abrechnende Firmen für den Filter Firma: anlegen.
- Fehlerbehebung: wenn eine Buchung fehlt, „Keine Berechtigung vorhanden.“ erscheint oder ein Knopf oder Filter fehlt.