Spalten abgleichen
Wie du im Import jede Spalte deiner Datei einem Feld in i-Planner zuordnest, fehlerhafte Werte im Fenster Fehler bearbeiten korrigierst, Spalten zusammenführst oder löschst, Zuordnungen im Fenster Import - Vorlagen speicherst, lädst und löschst und wann du nur Vertragsdaten abgleichen kannst.
Im Schritt Spalten abgleichen legst du fest, in welches Feld von i-Planner jede Spalte deiner Datei übernommen wird. Hier korrigierst du auch fehlerhafte Werte und entfernst Spalten, die du nicht brauchst.
Kurz erklärt
Im Schritt Spalten abgleichen bekommt jede Spalte deiner Datei ein Feld in i-Planner, zum Beispiel Kunden - Name. Weiter geht es erst, wenn keine Spalte mehr ohne Zuordnung, mit fehlerhaftem Inhalt oder mehrfach mit gleichem Feld verknüpft übrig ist. Welche Zuordnungsschritte danach folgen, hängt von den Feldern ab, die du zuordnest.
Typische Aufgaben:
- Eine Spalte ist noch keinem Feld zugeordnet: Jede Spalte einem Feld zuordnen.
- Werte deiner Datei passen nicht zum Feld: Fehlerhafte Werte korrigieren.
- Eine Spalte wird nicht gebraucht: Spalten zusammenführen oder aus dem Import löschen.
- Du importierst regelmäßig Dateien mit demselben Aufbau: Eine Zuordnung als Vorlage speichern und wiederverwenden.
- Es sollen nur vorhandene Verträge aktualisiert werden: Kompletten Bestand importieren oder nur Vertragsdaten abgleichen.
Voraussetzungen
Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Import. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Einstellungen. Außerdem hast du die Datei hochgeladen und die Vorschau geprüft, siehe Datei hochladen.
Jede Spalte einem Feld zuordnen
Der Schritt zeigt je Spalte deiner Datei eine Zeile mit den Spalten Status, Tabellenspalte, Datenbank - Feld und Vorschau (Zeile 1-4). In Vorschau (Zeile 1-4) siehst du die ersten Werte der Spalte.
- Klicke bei einer Spalte ohne Zuordnung auf Feld zuordnen....
- Wähle das passende Feld. Zugeordnete Felder stehen danach als Bereich und Feld da, zum Beispiel Kunden - Name.
- Wiederhole das für alle Spalten, die du übernehmen willst. Spalten, die du nicht brauchst, löschst du aus dem Import, siehe Spalten zusammenführen oder aus dem Import löschen.
Über der Liste zählt i-Planner die Spalten, bei denen noch etwas zu tun ist, jeweils mit einem farbigen Punkt. Bei diesen Spalten ist das Datenbank - Feld in derselben Farbe umrandet. Es gibt drei Fälle:
- Spalten ohne Feldzuordnung (rot): Die Spalte ist noch keinem Feld zugeordnet.
- Spalten mit fehlerhaften Feldinhalt (orange): Einige Werte passen nicht zum gewählten Feld, zum Beispiel Text in einem Datumsfeld. Wie du sie korrigierst, steht unter Fehlerhafte Werte korrigieren.
- Spalten mehrfach mit gleichem Feld verknüpft (grün): Dasselbe Feld ist mehreren Spalten zugeordnet.
Ein Datenbank - Feld ohne farbigen Rand ist in Ordnung. Der graue Punkt in der Spalte Status sieht dagegen bei jeder Zeile gleich aus. Ob eine Spalte importiert werden kann, erkennst du an der Farbe ihres Feldes.
Ordnest du ein Feld zu, das schon einer anderen Spalte zugeordnet ist, fragt i-Planner, ob die Spalte mit der bestehenden Spalte zusammengeführt werden soll.
Einige Spalten ordnet i-Planner schon automatisch zu, bei GDV Datensatz zum Beispiel Versicherungsscheinnummer, Name und Geburtsdatum. Prüfe diese Zuordnungen trotzdem. Welche Spalten eine GDV-Datei liefert, steht unter GDV-Daten.
Welche Meldungen im Schritt Spalten abgleichen erscheinen können, etwa beim Klick auf Weiter, steht unter Beim Spaltenabgleich erscheint eine Meldung.
Pflichtspalten für Kunden und Verträge
Damit Datensätze neu angelegt werden können, braucht der Import je Bereich eine bestimmte Spalte:
- Für Kunden eine Spalte, die dem Feld Kunden - Name zugeordnet ist.
- Für Verträge eine Spalte, die dem Feld Verträge - Sparte zugeordnet ist.
Fehlt eine dieser Spalten, erscheint beim Klick auf Weiter das Fenster Achtung ohne weiteren Text, nur mit den Knöpfen Trotzdem fortfahren und Abbrechen. Mit Abbrechen bleibst du im Schritt und ergänzt die Zuordnung. Mit Trotzdem fortfahren geht der Import ohne diese Spalte weiter. Ein sinnvoller Import ist dann in der Regel nicht möglich.
Fehlerhafte Werte korrigieren
Werte, die nicht zum gewählten Feld passen, korrigierst du direkt im Import:
- Öffne das Menü der betroffenen Spalte und wähle Fehler bearbeiten. Davor steht die Anzahl der Fehler, zum Beispiel 12 Fehler bearbeiten. Bei Spalten ohne Fehler heißt der Eintrag Spalteninhalt bearbeiten.
- Es öffnet sich ein Fenster mit dem Namen des Feldes als Titel. Für jeden Wert aus der Datei hat es eine Zeile. Links steht der Wert aus der Datei, den du nicht ändern kannst, in der Mitte ein Pfeil, rechts das Eingabefeld. Leere Werte erscheinen als <LEER>.
- Gib rechts zu jedem Wert einen gültigen Wert an. Welches Eingabefeld dort steht, hängt vom Feld ab. Möglich sind eine Auswahl mit Wert zuweisen..., ein Suchfeld, ein Text-, Zahl- oder Datumsfeld oder ein Feld für Datum und Uhrzeit. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Wert. Sobald einem Wert etwas zugewiesen ist, wird der Pfeil zum grünen Haken.
- Klicke auf Speichern. Mit Abbrechen schließt du das Fenster ohne Änderung.
So ordnest du zum Beispiel einer abweichenden Schreibweise einer Sparte in deiner Datei den passenden Wert in i-Planner zu, statt die Datei zu ändern.
Hat eine Spalte mehr als 200 Fehler, kannst du sie im Import nicht bearbeiten. i-Planner meldet dann „Die Spalte enthält mehr als 200 Fehler. Bitte korrigiere die Fehler direkt in der Importtabelle.“ Korrigiere die Werte in der Datei und lade sie in einem neuen Import hoch.
Spalten zusammenführen oder aus dem Import löschen
Im Menü jeder Spalte findest du außerdem:
- Spalten zusammenführen: fasst die Spalte mit einer anderen zusammen, zum Beispiel Vorname und Nachname aus zwei Spalten. Das geht nur bei Textfeldern und je Spalte einmal.
- Spalte aus Import löschen: nimmt die Spalte aus dem Import heraus. Die Datei selbst bleibt unverändert.
Eine Spalte löschst du auch über das Papierkorb-Symbol Spalte aus den Import löschen in ihrer Zeile oder für mehrere markierte Spalten auf einmal. Vor dem Löschen fragt i-Planner „Bist Du Dir sicher, dass Du die Spalte aus dem Import löschen willst?“ Danach erscheint „Die Spalte … wurde erfolgreich gelöscht!“
Eine Zuordnung als Vorlage speichern und wiederverwenden
Importierst du regelmäßig Dateien mit demselben Aufbau, speicherst du die Zuordnung als Vorlage. Vorlagen gelten für die ganze Organisation. Alle Benutzer mit Import-Recht sehen dieselben Vorlagen, nach Namen sortiert, und können sie auch löschen.
So speicherst du eine Vorlage:
- Klicke im Schritt Spalten abgleichen auf Weiter. i-Planner fragt „Möchtest Du die Einstellungen als Vorlage speichern?“ Antwortest du mit Nein, geht der Import ohne Vorlage weiter.
- Antwortest du mit Ja, öffnet sich das Fenster Import - Vorlagen. Darin steht „Lege eine neue Vorlage an oder wähle eine alte Vorlage aus, um sie zu aktualisieren.“
- Trage in Neue Vorlage... einen Namen ein. Oder wähle eine vorhandene Vorlage über ihren Auswahlknopf. i-Planner überschreibt sie dann mit der aktuellen Zuordnung.
- Klicke auf Speichern. i-Planner meldet „Die Vorlage wurde erfolgreich angelegt.“ oder „Die Vorlage wurde erfolgreich aktualisiert.“ Danach liest i-Planner die Zeilen ein.
Klickst du bei Neue Vorlage... ohne Namen auf Speichern, erscheint „Bitte vergib einen Namen für die neue Vorlage.“
Eine gespeicherte Vorlage lädst du zu Beginn des Schritts Spalten abgleichen. Gibt es schon Vorlagen, öffnet sich dort von selbst das Fenster Import - Vorlagen. Darin steht „Wähle eine der Vorlagen aus, um Einstellungen zu laden.“ Wähle eine Vorlage und klicke auf Vorlage übernehmen. i-Planner setzt dann die Zuordnungen der Vorlage. Klickst du auf Vorlage übernehmen, ohne eine Vorlage zu wählen, erscheint der Hinweis erneut. Mit Ohne Vorlage fortfahren ordnest du selbst zu. Gibt es noch keine Vorlage, erscheint das Fenster nicht.
Um eine Vorlage zu löschen, klicke im Fenster Import - Vorlagen auf das x (Löschen) hinter der Vorlage. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die Vorlage löschen willst?“ i-Planner meldet „Die Vorlage wurde erfolgreich gelöscht.“ Die Vorlage fehlt danach auch deinen Kollegen.
Kompletten Bestand importieren oder nur Vertragsdaten abgleichen
Bei Eigene Tabellen und GDV Datensatz gibt es keine eigene Auswahl für die Art des Imports. Was der Import tut, hängt davon ab, welche Felder du zuordnest und was du je Datensatz entscheidest.
- Nach dem Spaltenabgleich folgen nur die Zuordnungsschritte für Bereiche, denen du Spalten zugeordnet hast, zum Beispiel Kunden zuordnen und Verträge zuordnen. Ordnest du keine Bankverbindungen zu, gibt es auch keinen Schritt Bankverbindungen zuordnen.
- In den Zuordnungsschritten legt i-Planner Datensätze ohne Treffer neu an. Datensätze mit eindeutigem Treffer gleicht i-Planner mit dem vorhandenen Datensatz ab. Datensätze, die nicht neu angelegt werden sollen, löschst du dort aus dem Import. Über die Kästchen im Tabellenkopf bestimmst du, welche Spalten abgeglichen werden.
Wie die Zuordnungsschritte funktionieren, steht unter Daten zuordnen und fertigstellen.
Willst du nur die Vertragsdaten einer GDV-Datei abgleichen, gibt es dafür die eigene Importstrecke GDV Vertragsdaten Abgleich. Du wählst sie beim Start des Imports. Sie gleicht nur vorhandene Verträge ab und hat keinen Schritt Kunden zuordnen. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Wie sie arbeitet, steht unter GDV-Daten.
Häufige Fragen
Nein. Spalten, die du nicht übernehmen willst, löschst du mit Spalte aus Import löschen aus dem Import. Weiter geht es erst, wenn keine Spalte mehr ohne Zuordnung, mit fehlerhaftem Inhalt oder mehrfach mit gleichem Feld verknüpft übrig ist.
Für neue Kunden eine Spalte mit dem Feld Kunden - Name, für neue Verträge eine Spalte mit dem Feld Verträge - Sparte.
Beim Klick auf Weiter im Schritt Spalten abgleichen fragt i-Planner, ob du die Einstellungen als Vorlage speichern willst. Beim nächsten Import lädst du sie mit Vorlage übernehmen.
Bei Eigene Tabellen und GDV Datensatz gibt es dafür keine eigene Einstellung. Du entscheidest in den Zuordnungsschritten je Datensatz. Datensätze ohne Treffer, die nicht neu angelegt werden sollen, löschst du dort aus dem Import. Siehe Daten zuordnen und fertigstellen.
Für GDV-Dateien gibt es dafür die Importstrecke GDV Vertragsdaten Abgleich. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Siehe GDV-Daten.
Weitere Themen
- Daten zuordnen und fertigstellen: der nächste Schritt, in dem du Treffer prüfst und den Import abschließt.
- GDV-Daten: welche Spalten eine GDV-Datei liefert.
- Eigene Felder verwenden: ein Feld für eine Spalte anlegen, die es in i-Planner noch nicht gibt.
- Fehlerbehebung: Meldungen beim Spaltenabgleich, fehlende Vorlagen, alle Werte in einer Spalte.