Sonderaufträge
Wie du Sonderaufträge ohne Vertragsbezug anlegst, zum Beispiel Vorschüsse, Gegenbuchungen oder Stornoreserve-Buchungen, daraus Buchungen für die Abrechnung freigibst oder mit Automatisch buchen regelmäßig anlegen lässt und Sonderaufträge oder ihre Buchungen wieder löschst.
Ein Sonderauftrag ist eine frei angelegte Buchung für einen Vermittler ohne Bezug zu einem Vertrag, zum Beispiel eine Provision, ein Vorschuss oder eine Buchung auf die Stornoreserve. Anders als ein Provisionsauftrag, der aus einem Vertrag entsteht, legst du einen Sonderauftrag direkt in der Liste an und gibst den Betrag selbst vor.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:
- Menüpunkt Sonderaufträge: Block Kundenverwaltung, Zeile Abrechnung und dahinter das Recht Sonderbuchungen („Zugriff auf die Sonderbuchungen."). Das Recht heißt im Rollen-Editor Sonderbuchungen, öffnet aber den Menüpunkt Abrechnung › Sonderaufträge. Ohne die Zeile Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung.
- Dasselbe Recht brauchst du zum Anlegen, Speichern, Exportieren und Löschen von Sonderaufträgen und zum Löschen ihrer Buchungen im Fenster Sonderauftrag. Für das Löschen in der Liste Sonderbuchungen gelten eigene Rechte, siehe Sonderbuchungen.
- Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte der Abrechnung fest eingeschaltet.
Sonderaufträge in der Liste finden
Unter Abrechnung › Sonderaufträge stehen die Listen Sonderaufträge und Zuletzt angesehen. Standardmäßig zeigt die Liste die Spalten Vermittler, Datum, Konto, Bemerkung und Provision. Einblenden kannst du außerdem Firma, Stornoreserve, MwSt., MwSt. Prozent, Gegenbuchung, Vorschuss, Automatisch buchen, Zahlweise und Zahlungsdauer.
Ist die Liste leer, erscheint Keine Sonderaufträge vorhanden! mit dem Hinweis Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Sonderaufträge hinzufügen. In der Liste Zuletzt angesehen heißt die Meldung Keine Sonderbuchungen vorhanden!
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Sonderauftrag, ebenso Bearbeiten im Drei-Punkte-Menü der Zeile.
Sonderaufträge mit der Bemerkung Freigabe Stornoreserve <Vertragsnummer> legt i-Planner selbst an, wenn du im Provisionsauftrag die Stornoreserve einer Buchung auszahlst, siehe Provisionsbuchungen.
Einen Sonderauftrag anlegen
- Öffne Abrechnung › Sonderaufträge und klicke auf den Plus-Button Sonderbuchung.
- i-Planner legt sofort einen Sonderauftrag mit der Bezeichnung Neue Sonderbuchung, dem heutigen Datum und der Zahlweise Einmalig an und öffnet das Fenster Sonderauftrag mit den Reitern Provisionsvorgaben und Buchungen.
- Fülle im Reiter Provisionsvorgaben die Felder aus. Was sie bedeuten, steht im Abschnitt Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen.
- Wähle unter Buchung, ob schon jetzt eine Buchung entstehen soll. Siehe Abschnitt Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben.
- Klicke auf Speichern.
Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen
- Bezeichnung (für Abrechnung): Text, der auf der Abrechnung steht. Vorgabe ist Neue Sonderbuchung.
- Konto: Provision oder Stornoreserve.
- Betrag: der Betrag der Buchung.
- Zahlweise: Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich oder Einmalig. Sie bestimmt die Fälligkeitstage für Automatisch buchen.
- Datum: Datum als TT.MM.JJJJ, Vorgabe ist heute.
- Zahldauer (Jahre): wie viele Jahre ab Datum mit Automatisch buchen gebucht wird. Bei 0 bucht i-Planner nie automatisch.
- Vermittler: für wen die Buchung ist. Tippe im Feld Vermittler eingeben... den Namen und wähle den Vermittler aus.
- Firma: die Abrechnungsfirma. Die Auswahl erscheint nur, wenn es mehrere Firmen gibt.
- Betrag zzgl. MwSt.: Häkchen mit Prozentfeld, Vorgabe 19.
- Gegenbuchung erstellen: Beim Freigeben entsteht zusätzlich eine zweite Buchung, die den Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen auf das jeweils andere Konto bucht.
- Vorschuss / Akontozahlung: Beim Konto Provision wird ein positiver Betrag mit negativem Vorzeichen gebucht.
Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben
Unter Buchung wählst du im Reiter Provisionsvorgaben, was beim Speichern passiert:
- Nicht buchen (Vorgabe): i-Planner speichert nur den Sonderauftrag.
- Buchung freigeben: i-Planner erzeugt beim Speichern eine freigegebene Buchung mit dem heutigen Datum. Mit Gegenbuchung erstellen kommt die Gegenbuchung hinzu.
Anders als im Provisionsauftrag gibt es im Sonderauftrag kein Buchung erfassen: Buchungen aus Sonderaufträgen entstehen immer direkt freigegeben.
Daneben steht das Häkchen Automatisch buchen. Damit bucht i-Planner den Sonderauftrag wiederkehrend selbst, siehe Abschnitt Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen.
Freigegebene Buchungen erscheinen unter Buchungen freigeben und nach der Abrechnung im Archiv Sonderbuchungen.
Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen
Mit Automatisch buchen legt i-Planner an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise selbst eine Buchung an, zum Beispiel für eine monatliche Zahlung an einen Vermittler.
- Öffne den Sonderauftrag und trage im Reiter Provisionsvorgaben Betrag, Zahlweise, Datum und Zahldauer (Jahre) ein.
- Setze unter Buchung das Häkchen Automatisch buchen.
- Klicke auf Speichern.
Gebucht wird in einem täglichen Hintergrundlauf. Bezugstag ist das Feld Datum:
| Zahlweise | Fälligkeitstage |
|---|---|
| Monatlich | jeden Monat am Tag des Datums |
| Vierteljährlich | alle 3 Monate am Tag und Monat des Datums |
| Halbjährlich | alle 6 Monate am Tag und Monat des Datums |
| Jährlich | jedes Jahr am Tag und Monat des Datums |
| Einmalig | nur am Datum selbst |
Voraussetzung ist, dass das Datum heute oder früher liegt und Zahldauer (Jahre) größer als 0 ist. Die Zahldauer endet am Datum plus Zahldauer (Jahre); dieser letzte Tag wird nicht mehr gebucht.
Jede automatische Buchung entsteht im Status Freigegeben mit dem Datum des Fälligkeitstags und geht in die nächste Abrechnung. Ist Vorschuss / Akontozahlung angehakt, wird der Betrag negativ gebucht. Ist Gegenbuchung erstellen angehakt, entsteht an jedem Fälligkeitstag zusätzlich eine Gegenbuchung.
Buchungen eines Sonderauftrags ansehen und löschen
Der Reiter Buchungen zeigt alle Buchungen aus dem Sonderauftrag, auch die automatisch angelegten, mit Datum, Konto, Bemerkung, Betrag, MwSt. und Status. Konto ist Provision oder Stornoreserve, der Status Freigegeben oder Abgerechnet. Gibt es noch keine Buchung, erscheint Keine Buchungen vorhanden! mit dem Hinweis Über die Provisionsvorgaben kannst Du neue Inhalte hinzufügen.
Eine Buchung, die noch nicht abgerechnet ist, entfernst du mit dem Knopf Löschen der Zeile. Es folgt der Dialog Buchung löschen mit Die ausgewählte Buchung wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren? Bestätige mit Löschen. Bei abgerechneten Buchungen und ohne das Recht Sonderbuchungen gibt es diesen Knopf nicht.
Einen Sonderauftrag löschen
Zum Löschen brauchst du das Recht Sonderbuchungen.
- Einzeln: Im Drei-Punkte-Menü der Zeile unter Abrechnung › Sonderaufträge wählst du Löschen. Der Eintrag erscheint nur, solange der Sonderauftrag noch keine Buchung hat, zum Beispiel bei einem abgebrochenen Neue Sonderbuchung.
- Mehrere: Markiere die Sonderaufträge mit dem Häkchen und wähle die Sammelaktion Löschen, die einzige Sammelaktion dieser Liste. Siehe Sammelaktionen.
Sonderaufträge mit abgerechneten Buchungen löscht i-Planner nicht. Ob ein Sonderauftrag gelöscht ist, siehst du nach dem Neuladen der Liste.
Häufige Fragen
Warum sehe ich den Menüpunkt Sonderaufträge nicht?
Deiner Rolle fehlt die Zeile Abrechnung oder das Recht Sonderbuchungen. Das Recht heißt im Rollen-Editor Sonderbuchungen, nicht Sonderaufträge. Die Einstellung steht im Abschnitt Voraussetzungen.
Was ist der Unterschied zwischen Sonderauftrag und Provisionsauftrag?
Ein Provisionsauftrag gehört zu einem Vertrag und rechnet dessen Provisionen nach Tarif ab. Ein Sonderauftrag hat keinen Vertrag: Du gibst Betrag, Konto und Vermittler selbst vor, etwa für einen Vorschuss.
Warum steht „Neue Sonderbuchung" in meiner Liste, obwohl ich abgebrochen habe?
Der Plus-Button legt den Sonderauftrag sofort an. Öffne ihn, fülle ihn aus und speichere ihn. Brauchst du ihn nicht, lösche ihn über das Drei-Punkte-Menü Löschen, siehe Abschnitt Einen Sonderauftrag löschen.
Wie buche ich einen Vorschuss für einen Vermittler?
Lege einen Sonderauftrag an, setze das Häkchen Vorschuss / Akontozahlung, wähle unter Buchung den Wert Buchung freigeben und klicke auf Speichern.
Warum kann ich eine Buchung im Sonderauftrag nicht löschen?
Die Buchung ist schon abgerechnet. Nur Buchungen, die noch nicht abgerechnet sind, haben den Knopf Löschen. Außerdem brauchst du das Recht Sonderbuchungen.
Warum fehlt im Drei-Punkte-Menü eines Sonderauftrags der Eintrag Löschen?
Der Sonderauftrag hat schon Buchungen. Lösche zuerst seine Buchungen im Reiter Buchungen, danach erscheint Löschen wieder. Abgerechnete Buchungen lassen sich nicht löschen; ein Sonderauftrag mit abgerechneten Buchungen bleibt deshalb stehen.
Warum gibt es im Sonderauftrag kein „Buchung erfassen"?
Sonderaufträge kennen nur Nicht buchen und Buchung freigeben. Die Buchung entsteht direkt freigegeben und geht in die nächste Abrechnung.
Kann ich dem Sonderauftrag eigene Felder hinzufügen?
Nein. Die Felder im Fenster Sonderauftrag sind fest, einen Menüpunkt Felder bearbeiten gibt es dort nicht.
Warum hat „Automatisch buchen" im Sonderauftrag nichts gebucht?
Prüfe, ob Zahldauer (Jahre) größer als 0 ist und das Datum heute oder früher liegt. Gebucht wird nur an den Fälligkeitstagen der Zahlweise, bei Monatlich am Tag des Datums, und nur bis zum Ende der Zahldauer. Bei Einmalig mit einem Datum in der Vergangenheit entsteht keine automatische Buchung, siehe Abschnitt Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen.
Muss ich automatische Buchungen aus Sonderaufträgen noch freigeben?
Nein. Sie entstehen direkt im Status Freigegeben und gehen in die nächste Abrechnung, bei Gegenbuchung erstellen zusammen mit der Gegenbuchung.