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Sonderaufträge

Wie du Sonderaufträge ohne Vertragsbezug anlegst, zum Beispiel Vorschüsse, Gegenbuchungen oder Stornoreserve-Buchungen, daraus Buchungen für die Abrechnung freigibst oder mit Automatisch buchen regelmäßig anlegen lässt und Sonderaufträge oder ihre Buchungen wieder löschst.

Ein Sonderauftrag ist eine frei angelegte Buchung für einen Vermittler ohne Bezug zu einem Vertrag. Das kann zum Beispiel eine Provision, ein Vorschuss oder eine Buchung auf die Stornoreserve sein. Anders als ein Provisionsauftrag, der aus einem Vertrag entsteht, legst du einen Sonderauftrag direkt in der Liste an und gibst den Betrag selbst vor.

Kurz erklärt

Ein Provisionsauftrag gehört zu einem Vertrag und rechnet dessen Provisionen nach Tarif ab. Ein Sonderauftrag hat keinen Vertrag. Du gibst Betrag, Konto und Vermittler selbst vor, etwa für einen Vorschuss. Buchungen aus Sonderaufträgen entstehen immer direkt freigegeben und gehen in die nächste Abrechnung.

Typische Aufgaben unter Abrechnung › Sonderaufträge:

Voraussetzungen

Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:

  • Für den Menüpunkt Sonderaufträge braucht deine Rolle im Block Abrechnung die Schalter Abrechnung und Sonderbuchungen („Zugriff auf die Sonderbuchungen.“). Der Schalter heißt im Rollen-Editor Sonderbuchungen, öffnet aber den Menüpunkt Abrechnung › Sonderaufträge. Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung.
  • Denselben Schalter brauchst du zum Anlegen, Speichern, Exportieren und Löschen von Sonderaufträgen. Du brauchst ihn auch, um ihre Buchungen im Fenster Sonderauftrag zu löschen. Für das Löschen in der Liste Sonderbuchungen gelten eigene Rechte, siehe Sonderbuchungen.
  • Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.

Sonderaufträge in der Liste finden

Unter Abrechnung › Sonderaufträge stehen die Listen Sonderaufträge und Zuletzt angesehen. Standardmäßig zeigt die Liste die Spalten Vermittler, Datum, Konto, Bemerkung und Provision. Einblenden kannst du außerdem Firma, Stornoreserve, MwSt., MwSt. Prozent, Gegenbuchung, Vorschuss, Automatisch buchen, Zahlweise und Zahlungsdauer.

Ist die Liste leer, erscheint „Keine Sonderaufträge vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Sonderaufträge hinzufügen.“ In der Liste Zuletzt angesehen heißt die Meldung „Keine Sonderbuchungen vorhanden!“

Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Sonderauftrag, ebenso Bearbeiten im Drei-Punkte-Menü der Zeile.

Sonderaufträge mit der Bemerkung Freigabe Stornoreserve <Vertragsnummer> legt i-Planner selbst an, wenn du im Provisionsauftrag die Stornoreserve einer Buchung auszahlst, siehe Provisionsbuchungen.

Einen Sonderauftrag anlegen

  1. Öffne Abrechnung › Sonderaufträge und klicke auf den Plus-Button Sonderbuchung.
  2. i-Planner legt sofort einen Sonderauftrag mit der Bezeichnung Neue Sonderbuchung, dem heutigen Datum und der Zahlweise Einmalig an. Es öffnet sich das Fenster Sonderauftrag mit den Reitern Provisionsvorgaben und Buchungen.
  3. Fülle im Reiter Provisionsvorgaben die Felder aus. Was sie bedeuten, steht unter Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen.
  4. Wähle unter Buchung, ob schon jetzt eine Buchung entstehen soll. Siehe Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben.
  5. Klicke auf Speichern.

Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen

Im Fenster Sonderauftrag steht der neue Auftrag „Neue Sonderbuchung“ mit Konto Provision, Zahlweise Einmalig und dem heutigen Datum. Die Bezeichnung wird überschrieben und ein Betrag eingetragen. Ein Klick in das Feld Vermittler öffnet die Suche, die nach drei Buchstaben den passenden Vermittler anbietet. Zum Schluss wird „Betrag zzgl. MwSt.“ mit 19 % angehakt.
  • Bezeichnung (für Abrechnung): Text, der auf der Abrechnung steht. Vorgabe ist Neue Sonderbuchung.
  • Konto: Provision oder Stornoreserve.
  • Betrag: der Betrag der Buchung.
  • Zahlweise: Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich oder Einmalig. Sie bestimmt die Fälligkeitstage für Automatisch buchen.
  • Datum: Datum als TT.MM.JJJJ, Vorgabe ist heute. Ein Datum in einem anderen Format speichert i-Planner ohne Meldung als leeres Feld. Prüfe das Feld deshalb nach dem Speichern.
  • Zahldauer (Jahre): wie viele Jahre ab Datum mit Automatisch buchen gebucht wird. Bei 0 bucht i-Planner nie automatisch.
  • Vermittler: für wen die Buchung ist. Tippe im Feld Vermittler eingeben... den Namen und wähle den Vermittler aus.
  • Firma: die Abrechnungsfirma. Die Auswahl erscheint nur, wenn es mehrere Firmen gibt.
  • Betrag zzgl. MwSt.: Häkchen mit Prozentfeld, Vorgabe 19.
  • Gegenbuchung erstellen: Beim Freigeben entsteht zusätzlich eine zweite Buchung. Sie bucht den Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen auf das jeweils andere Konto.
  • Vorschuss / Akontozahlung: Beim Konto Provision wird ein positiver Betrag mit negativem Vorzeichen gebucht.

Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben

Unter Buchung wählst du im Reiter Provisionsvorgaben, was beim Speichern passiert:

  • Nicht buchen (Vorgabe): i-Planner speichert nur den Sonderauftrag.
  • Buchung freigeben: i-Planner erzeugt beim Speichern eine freigegebene Buchung mit dem heutigen Datum. Mit Gegenbuchung erstellen kommt die Gegenbuchung hinzu.

Anders als im Provisionsauftrag gibt es im Sonderauftrag kein Buchung erfassen. Buchungen aus Sonderaufträgen entstehen immer direkt freigegeben.

Neben den Optionen unter Buchung steht das Häkchen Automatisch buchen. Damit bucht i-Planner den Sonderauftrag wiederkehrend selbst, siehe Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen.

Freigegebene Buchungen aus Sonderaufträgen stehen sofort in der Liste Sonderbuchungen und gehen in die nächste Abrechnung. Unter Buchungen freigeben erscheinen sie nicht. Dort stehen nur Buchungen aus Provisionsaufträgen.

Einen Vorschuss für einen Vermittler buchen

Einen Vorschuss für einen Vermittler buchst du als Sonderauftrag unter Abrechnung › Sonderaufträge:

  1. Lege einen Sonderauftrag an, siehe Einen Sonderauftrag anlegen.
  2. Setze das Häkchen Vorschuss / Akontozahlung.
  3. Wähle unter Buchung den Wert Buchung freigeben.
  4. Klicke auf Speichern.

Mit Vorschuss / Akontozahlung wird beim Konto Provision ein positiver Betrag mit negativem Vorzeichen gebucht, siehe Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen.

Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen

Mit Automatisch buchen legt i-Planner an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise selbst eine Buchung an, zum Beispiel für eine monatliche Zahlung an einen Vermittler.

  1. Öffne den Sonderauftrag und trage im Reiter Provisionsvorgaben Betrag, Zahlweise, Datum und Zahldauer (Jahre) ein.
  2. Setze unter Buchung das Häkchen Automatisch buchen.
  3. Klicke auf Speichern.

i-Planner bucht in einem täglichen Hintergrundlauf. Die Fälligkeitstage richten sich nach dem Feld Datum:

ZahlweiseFälligkeitstage
Monatlichjeden Monat am Tag des Datums
Vierteljährlichalle 3 Monate am Tag und Monat des Datums
Halbjährlichalle 6 Monate am Tag und Monat des Datums
Jährlichjedes Jahr am Tag und Monat des Datums
Einmalignur am Datum selbst

Das Datum muss heute oder früher liegen, und Zahldauer (Jahre) muss größer als 0 sein. Die Zahldauer endet am Datum plus Zahldauer (Jahre). Diesen letzten Tag bucht i-Planner nicht mehr.

Jede automatische Buchung entsteht im Status Freigegeben mit dem Datum des Fälligkeitstags und geht in die nächste Abrechnung. Ist Vorschuss / Akontozahlung angehakt, wird der Betrag negativ gebucht. Ist Gegenbuchung erstellen angehakt, entsteht an jedem Fälligkeitstag zusätzlich eine Gegenbuchung.

Buchungen eines Sonderauftrags ansehen und löschen

Der Reiter Buchungen zeigt alle Buchungen aus dem Sonderauftrag, auch die automatisch angelegten. Zu jeder Buchung stehen dort Datum, Konto, Bemerkung, Betrag, MwSt. und Status. Konto ist Provision oder Stornoreserve, der Status Freigegeben oder Abgerechnet. Gibt es noch keine Buchung, erscheint „Keine Buchungen vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über die Provisionsvorgaben kannst Du neue Inhalte hinzufügen.“

Im Fenster Sonderauftrag wird der Reiter Buchungen geöffnet: drei Buchungen mit Datum, Konto, Bemerkung, Betrag, MwSt. und Status, darunter die Summen. Die noch nicht abgerechnete Buchung hat den Knopf „Löschen“, ein Klick öffnet „Buchung löschen“ mit „Die ausgewählte Buchung wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?“. Nach „Löschen“ fehlt die Buchung in der Liste.

Eine Buchung, die noch nicht abgerechnet ist, entfernst du mit dem Knopf Löschen der Zeile. Es folgt der Dialog Buchung löschen mit der Rückfrage „Die ausgewählte Buchung wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?“ Bestätige mit Löschen. Bei abgerechneten Buchungen und ohne den Schalter Sonderbuchungen gibt es diesen Knopf nicht.

Einen Sonderauftrag löschen

Zum Löschen brauchst du den Schalter Sonderbuchungen.

  • Einen einzelnen Sonderauftrag löschst du unter Abrechnung › Sonderaufträge im Drei-Punkte-Menü der Zeile mit Löschen. Der Eintrag erscheint nur, solange der Sonderauftrag noch keine Buchung hat, zum Beispiel bei einem abgebrochenen Neue Sonderbuchung.
  • Mehrere Sonderaufträge markierst du mit dem Häkchen und wählst dann die Sammelaktion Löschen. Sie ist die einzige Sammelaktion dieser Liste. Sonderaufträge mit Buchungen haben kein Häkchenfeld. Siehe Sammelaktionen.

Einen Sonderauftrag mit Buchungen löschst du in der Liste also nicht. Lösche zuerst seine nicht abgerechneten Buchungen im Reiter Buchungen. Hat er abgerechnete Buchungen, bleibt er stehen.

Häufige Fragen

Nein. Sie entstehen direkt im Status Freigegeben und gehen in die nächste Abrechnung, bei Gegenbuchung erstellen zusammen mit der Gegenbuchung.

Nein. Die Felder im Fenster Sonderauftrag sind fest. Einen Menüpunkt Felder bearbeiten gibt es dort nicht.

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