Direkt und Direkt (Neu)

Wie du die Abrechnungsdatei einer Gesellschaft oder eines Pools in den Reitern Direkt und Direkt (Neu) mit der passenden Vorlage hochlädst, die Vorschau mit Status, CRM-Status und ABR-Status prüfst, fehlende Provisionsaufträge anlegst und die Provisionen importierst.

In den Reitern Direkt und Direkt (Neu) unter Abrechnung › Datenimport liest du die Abrechnungsdatei einer Gesellschaft oder eines Pools in ihrem Originalformat ein. Die Vorlage, die du im Feld Gesellschaft wählst, legt fest, welche Spalte der Datei welchen Wert liefert und welche Provisionsart eine Zeile hat.

Kurz erklärt

Direkt und Direkt (Neu) lesen dieselbe Art Datei ein und zeigen dieselben Vorschauspalten, Statuswerte und Summen. Direkt (Neu) ist die Neufassung mit 72 statt 61 Vorlagen und zusätzlichen Hilfen in der Vorschau. Direkt ist die Standardversion. Beide Reiter teilen sich einen Platz für die Importdatei.

Typische Aufgaben in den Reitern Direkt und Direkt (Neu):

Die Abrechnung einer Gesellschaft oder eines Pools soll eingelesen werden: Eine Abrechnung im Reiter Direkt einlesen oder Eine Abrechnung im Reiter Direkt (Neu) einlesen.
Du willst wissen, ob eine Zeile gebucht wird: Die Statuswerte verstehen.
Zu einer Zeile gibt es noch keinen Provisionsauftrag: Einen fehlenden Provisionsauftrag aus der Vorschau anlegen.
Die Vorschau stimmt, jetzt soll gebucht werden: Die Abrechnung importieren.
Die falsche Datei liegt bereit: Eine Importdatei verwerfen.

Voraussetzungen

Deine Benutzerrolle braucht im Block Kundenverwaltung die Zeile Abrechnung und in deren Detail-Rechten im Abschnitt Abrechnung den Schalter Datenimport. Beides stellst du in den Benutzerrollen ein. Ohne den Schalter bricht der Reiter mit „Keine Berechtigung vorhanden.“ ab.
Die Datei braucht die Endung .csv und das Semikolon als Trennzeichen. Die erste Zeile ist die Überschrift. Welche Vorlage zu deiner Datei passt, steht in Vorlagen je Gesellschaft.
Buchungen für Vermittler entstehen nur, wenn der Provisionsauftrag eine Vermittler-Matrix für die Provisionsart der Zeile hat.
Unter Abrechnung › Einstellungen im Reiter Grundeinstellungen darf der Agentursatz (Einheiten) nicht 0 sein. Sonst überspringt der Import jede Zeile.

Zwischen Direkt und Direkt (Neu) wählen

Beide Reiter lesen dieselbe Art Datei ein und zeigen dieselben Vorschauspalten, Statuswerte und Summen. Direkt (Neu) ist die Neufassung. Über dem Reiter steht der Hinweis „BETA – Dies ist eine experimentelle Version des Provisionsimports. Bei Problemen bitte die Standardversion verwenden.“ Die Standardversion ist der Reiter Direkt.

Das unterscheidet die beiden Reiter:

Direkt hat 61 Vorlagen, Direkt (Neu) hat 72. Das sind alle aus Direkt und 11 weitere, zum Beispiel Carat, Signal Iduna, Stuttgarter und WGV. Die vollständige Liste steht in Vorlagen je Gesellschaft.
Nur Direkt zeigt über der Vorschau einen Hinweis, wenn die Datei weniger Spalten hat, als die Vorlage liest.
Nur Direkt (Neu) hat eine Ladeanzeige, das Kästchen Geprüft je Zeile und die Hinweise Bemerkung, Änderung und Nachricht. Dazu kommen eigene Meldungen, wenn die hochgeladene Datei nicht abrufbar ist.

Beide Reiter teilen sich einen Platz für die Importdatei. Eine in Direkt hochgeladene Datei liegt auch in Direkt (Neu) bereit und umgekehrt. Alle Benutzer deiner Organisation sehen dieselbe Datei. Eine neue Datei kannst du erst hochladen, wenn die bereitliegende importiert oder gelöscht ist.

Bei einzelnen Organisationen hat stattdessen jeder Benutzer seinen eigenen Platz für die Importdatei. Dann siehst und löschst du dort nur deine eigene Datei. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Eine Abrechnung im Reiter Direkt einlesen

Öffne Abrechnung › Datenimport und wähle den Reiter Direkt.
Wähle im Bereich Import unter Importdatei die CSV-Datei der Gesellschaft aus.
Wähle unter Gesellschaft die passende Vorlage. Voreingestellt ist der erste Eintrag Alte Leipziger (Sach). Prüfe die Auswahl deshalb immer.
Klicke auf Hochladen.

Über der Vorschau steht der Name der gewählten Vorlage, daneben die Knöpfe Importieren und Löschen. Hat die Datei weniger Spalten, als die gewählte Vorlage liest, steht über der Vorschau dieser Hinweis:

„Hinweis: Die Datei hat … Spalten, die Vorlage »…« liest bis Spalte …. Die Spaltenzuordnung kann damit nicht stimmen — vermutlich ist die falsche Vorlage gewählt oder die Datei hat ein anderes Format. Die Vorschau unten zeigt deshalb verschobene Werte.“

An der Stelle »…« steht der Name der gewählten Vorlage. Klicke in diesem Fall auf Löschen, wähle die richtige Gesellschaft und lade die Datei neu hoch. Der Hinweis sperrt den Import zwar nicht, importiere so eine Datei aber nicht. Er zählt nur die Spalten der ersten Zeile und meldet nur zu wenige Spalten. Hat die Datei zu viele oder vertauschte Spalten, erscheint er nicht. Prüfe die Vorschau deshalb auch ohne Hinweis.

Wie du die Vorschau liest, steht unter Die Spalten der Vorschau lesen und Die Statuswerte verstehen.

Eine Abrechnung im Reiter Direkt (Neu) einlesen

Öffne Abrechnung › Datenimport und wähle den Reiter Direkt (Neu).
Wähle im Bereich Import unter Importdatei die CSV-Datei aus.
Wähle unter Gesellschaft die passende Vorlage. Voreingestellt ist Alte Leipziger (Sach).
Klicke auf Hochladen.

Solange die Vorschau aufgebaut wird, steht dort „Daten werden geladen (… Datensätze)...“. Danach erscheinen der Name der Vorlage, die Knöpfe Importieren und Löschen und die Vorschau.

Zusätzlich zu Direkt gibt es in der Vorschau:

Geprüft: ein Kästchen in der ersten Spalte. Hake Zeilen ab, die du schon geprüft hast. Sie werden dann blass dargestellt. Das Kästchen ist nur eine Arbeitshilfe. Dein Browser merkt sich die Markierung für die laufende Sitzung und diese Vorlage. Auf den Import hat sie keine Wirkung.
Bemerkung, Änderung und Nachricht: kleine Hinweise unter der Vertragsnummer, wenn genau ein Provisionsauftrag gefunden ist. Bei Bemerkung hat der Provisionsauftrag eine Bemerkung mit freiem Text. Bei Änderung besteht die Bemerkung nur aus Einträgen zu Änderungen mit Datum und Uhrzeit. Bei Nachricht gibt es eine Nachricht vom Vermittler. Gibt es Bemerkung und Nachricht, stehen beide Hinweise nebeneinander. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint der Text.
Riesterzulage: ein Kennzeichen in der Spalte Prov.-Art. Es erscheint nur mit der Vorlage Alte Leipziger (Leben) und nur bei Zeilen, die in der Spalte für die Zulage ZL und als Provisionsart Erhöhung haben. So erkennst du Zahlungen zur Riesterzulage. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Die Spalten der Vorschau lesen

Die Vorschau in Direkt und Direkt (Neu) hat diese Spalten:

Status: Ergebnis des Abgleichs, siehe Die Statuswerte verstehen.
Buchung / Fälligkeit: Buchungsdatum, darunter die Fälligkeit, bei manchen Vorlagen auch die Stornohaftung. Bei vielen Vorlagen ist das Buchungsdatum der heutige Tag. Bei anderen, zum Beispiel BCA, Canada Life oder Fondsfinanz Investment, ist es das Datum aus der Datei.
Vertragsnummer: Vertragsnummer aus der Datei. In Direkt (Neu) steht darunter der Produktpartner des gefundenen Provisionsauftrags. Bei manchen Vorlagen steht dort in beiden Reitern zusätzlich die Gesellschaft aus der Datei.
Agentur-Nr. / Vermittler-Nr.: Nummern aus der Datei und die dazu gefundenen Namen.
Kunde / VP: Kunde, darunter die versicherte Person und der Betreuer des gefundenen Vertrags.
Prov.-Art: Provisionsart der Zeile, aus der Datei übersetzt oder von der Vorlage fest vorgegeben. Die Abkürzungen stehen unter Vorlagen je Gesellschaft. Einen Code, den die Vorlage nicht kennt, bucht der Import als AP, siehe Provisionsarten, die eine Vorlage nicht kennt.
Sparte / Tarif: Sparte, darunter der Tarif.
Beitrag: Beitrag, darunter die Zahlweise.
Wertungssumme, Provision (Agenturprovision aus der Datei) und Prov.-Satz (in Prozent).
CRM-Status und ABR-Status: siehe Die Statuswerte verstehen.
Struktur: die Vermittler-Matrix des Provisionsauftrags als Text.
Aktion: der Knopf Anlegen, siehe Einen fehlenden Provisionsauftrag aus der Vorschau anlegen.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den gefundenen Provisionsauftrag mit der Provisionsart der Zeile, etwa um die Matrix zu ergänzen. Unter der Vorschau stehen Summe (importierbare Buchungen) und Summe (nicht importierbare Buchungen) in EUR.

Die Statuswerte verstehen

Die Spalte Status zeigt:

OK (grün): genau ein Provisionsauftrag mit dieser Vertragsnummer, und die Matrix für die Provisionsart ist vorhanden.
Matrix fehlt (orange): ein Provisionsauftrag, aber keine Matrix für die Provisionsart. Die Zeile erzeugt keine Buchung.
OK (mehrfach) oder Matrix fehlt (mehrfach) (orange): mehrere Provisionsaufträge mit dieser Vertragsnummer. Der Import bucht auf den Auftrag mit der kleinsten Nummer. Diesen Auftrag öffnet auch der Klick auf die Zeile.
Nicht importierbar! (rot): kein Provisionsauftrag gefunden.
Keine Auszahlung (gelb): Die Provision ist 0. Dieser Wert ersetzt die anderen.

Zeilen, deren Status OK enthält, zählen zu Summe (importierbare Buchungen). Alle anderen zählen zu Summe (nicht importierbare Buchungen).

Die Spalte CRM-Status prüft den Vertrag im CRM und zeigt je Prüfung einen Haken oder ein Fehlersymbol:

Vertrag: genau ein Vertrag mit dieser Nummer. Bei mehreren steht Vertrag (mehrfach).
Matrix: Der Betreuer des Vertrags hat eine Matrix für die Provisionsart. Bei mehreren steht Matrix mehrfach.
Tarif: Der Vertrag hat einen Tarif.

Die Spalte ABR-Status prüft den Provisionsauftrag:

Buchung: genau ein Provisionsauftrag. Bei mehreren steht Buchung (mehrfach).
Matrix: Der Provisionsauftrag hat eine Matrix für die Provisionsart.

Bei einzelnen Organisationen zeigt ABR-Status zusätzlich Geprüft, und in der Spalte Struktur kann Achtung: neue Verteilung stehen. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Bei einzelnen Organisationen ignoriert der Abgleich Sonderzeichen in der Vertragsnummer. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Einen fehlenden Provisionsauftrag aus der Vorschau anlegen

In der Spalte Aktion steht der Knopf Anlegen, wenn zu der Zeile kein Provisionsauftrag gefunden wurde. Außerdem muss entweder genau ein passender Vertrag im CRM existieren, oder die Vorlage muss Kunden anlegen dürfen. Bei Gothaer BP und Versicherungskammer Bayern (Bestandscourtage) erscheint der Knopf nur, wenn genau ein passender Vertrag existiert.

Klicke in der Zeile auf Anlegen. Der Dialog Provisionsauftrag (Vertrags.-Nr.: …) anlegen öffnet sich. Er ist mit den Werten aus der Zeile oder dem gefundenen Vertrag vorbelegt.
Im Block Kundendaten wählst du Kunde neu anlegen oder Kunde suchen und verknüpfen. Ist ein Kunde gefunden, ist Kunde suchen und verknüpfen schon gewählt. Die Felder sind Kunde (Suche), Vorname, Name, Geburtstag, Strasse, PLZ, Ort und Betreuer.
Im Block Vertragsdaten wählst du Vertrag neu anlegen oder Bestehenden Vertrag auswählen. Diese Auswahl gibt es, sobald ein Kunde verknüpft ist. Ist ein Vertrag gefunden, ist Bestehenden Vertrag auswählen schon gewählt. Die Felder sind Vertrag, Produktpartner, Tarif, Sparte, Vertragsnummer, Beginn, Beitrag und Zahlweise.
Im Block Provisionsdaten prüfst du Abschlussvermittler und Struktur. Die gewählte Struktur wird die Matrix des neuen Provisionsauftrags. Bei den Provisionsarten AP, DP und AP ratierlich gibt es zusätzlich Stornohaftung in Monaten, vorbelegt mit 60.
Klicke auf Speichern.

Eine Meldung gibt es nicht. Die Seite lädt neu und springt zur Zeile. Den Dialog schließt du mit dem X.

Die Abrechnung importieren

Prüfe die Vorschau, besonders Status und Summe (nicht importierbare Buchungen).
Klicke auf Importieren.
Bestätige die Abfrage „Die Daten werden importiert. Es wird empfohlen eine Sicherung der Provisionstabellen anzulegen. Wollen Sie fortfahren?“

Das bewirkt der Import:

Der Import verarbeitet Zeilen mit einem gefundenen Provisionsauftrag. Bei (mehrfach) nimmt er den Auftrag mit der kleinsten Nummer.
Der Provisionsauftrag erhält für die Provisionsart der Zeile Wertung, Agenturprovision, Einheiten, Beitrag, Beginn und Zahlweise.
Für jeden Vermittler aus der Matrix dieser Provisionsart entsteht eine Buchung. Ohne Matrix entsteht keine Buchung.
Ohne Meldung überspringt der Import Zeilen mit Provision 0 (Keine Auszahlung), Zeilen ohne Vertragsnummer und Zeilen, bei denen sich die Einheiten nicht berechnen lassen. Einige Vorlagen verwerfen zusätzlich bestimmte Zeilen, siehe Vorlagen je Gesellschaft.

Eine Erfolgsmeldung gibt es nicht. Nach dem Import ist die Importdatei entfernt, und der Bereich Import ist wieder da. Die neuen Buchungen gibst du unter Buchungen freigeben frei.

Eine Importdatei verwerfen

Löschen über der Vorschau verwirft die Datei nach der Abfrage „Die Importdatei wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?“ Es wird nichts gebucht.
Solange eine Datei bereitliegt, gibt es zusätzlich einen Knopf, der sie ohne Rückfrage entfernt. In Direkt heißt er Importdatei löschen, in Direkt (Neu) Importdatei Löschen. In Direkt (Neu) erscheint er auch, wenn die Datei nicht geladen werden kann.

Weil Direkt und Direkt (Neu) denselben Platz nutzen, ist die Datei danach in beiden Reitern weg, auch für deine Kollegen. Hat bei deiner Organisation jeder Benutzer seinen eigenen Platz, löschst du nur deine eigene Datei. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Häufige Fragen

Nur dein Browser, und nur für die laufende Sitzung und diese Vorlage. Kollegen sehen deine Haken nicht, und auf den Import haben sie keine Wirkung.

Weitere Themen

Vorlagen je Gesellschaft: welche Vorlage zu welcher Datei passt und welche Provisionsarten sie erkennt.
Datenimport: die Reiter Versicherungen und Investment und was für alle Reiter gilt.
Buchungen freigeben: die importierten Buchungen freigeben.
Fehlerbehebung: wenn Werte verschoben sind, Matrix fehlt steht, der Knopf Anlegen fehlt oder keine Buchungen entstehen.