Briefbögen
Wie du einen Briefbogen als PDF hochlädst, Adressfeld, Datum und Text darauf ausrichtest, die Schrift wählst und festlegst, wer den Briefbogen für Briefe nutzen darf.
Ein Briefbogen ist dein Briefpapier als PDF, auf das i-Planner Adressfeld, Datum und Brieftext druckt. Du legst ihn einmal unter Einstellungen › Briefbögen an und wählst ihn danach beim Brief und im Serienbrief aus.
Kurz erklärt
Ein Briefbogen besteht aus einer PDF für die 1. Seite und, wenn du willst, einer eigenen PDF für die Folgeseite. Dazu speicherst du, wo i-Planner Anschrift, Datum und Brieftext druckt und in welcher Schrift. Bearbeiten und löschen kann ihn nur, wer ihn angelegt hat. Beim Brief auswählen können ihn alle, für die er freigeschaltet ist.
Typische Aufgaben unter Einstellungen › Briefbögen:
- Du willst dein Briefpapier in i-Planner nutzen: Einen Briefbogen anlegen und das PDF hochladen.
- Die Anschrift soll ins Sichtfenster deines Umschlags passen: Positionen einstellen und in der Vorschau prüfen.
- Kollegen sollen deinen Briefbogen auch nutzen: Festlegen, wer den Briefbogen nutzen darf.
- Dein Briefpapier hat sich geändert: Eine hochgeladene Seite ersetzen oder einen Briefbogen löschen.
- Du schreibst einen Brief oder Serienbrief: Den Briefbogen beim Brief verwenden.
Voraussetzungen
- Du brauchst in den Benutzerrollen im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen. In ihren Detail-Rechten muss im Abschnitt Einstellungen der Schalter Briefbögen („Briefbögen bearbeiten und löschen.“) eingeschaltet sein. Ohne diesen Schalter fehlt in den Einstellungen der Reiter Briefbögen.
- Der Briefbogen muss als PDF vorliegen, zum Beispiel aus deinem Grafik- oder Textprogramm als PDF gespeichert. Andere Dateiformate nimmt i-Planner nicht an.
Einen Briefbogen anlegen und das PDF hochladen
- Öffne Einstellungen und wähle den Reiter Briefbögen. Links steht die Liste deiner Briefbögen mit dem Suchfeld Suchen..., rechts die Einstellungen des markierten Briefbogens. Gibt es noch keinen Briefbogen, den du sehen kannst, legt i-Planner beim Öffnen automatisch einen mit dem Namen Neuer Briefbogen an.
- Für einen weiteren Briefbogen klicke unter der Liste auf den Plus-Button Hinzufügen (Kreis mit Plus). Der neue Eintrag Neuer Briefbogen erscheint oben in der Liste und ist markiert.
- Gib im Feld Name eine eindeutige Bezeichnung ein, zum Beispiel „Firmenbriefbogen“. Unter diesem Namen findest du den Briefbogen später beim Brief.
- Klicke im Abschnitt Briefbogen auf 1. Seite des Briefbogens hochladen (.pdf) oder ziehe die PDF-Datei auf diese Fläche. Danach steht dort der Name, unter dem der Briefbogen gespeichert ist, mit „- Seite 1“. Hast du den neuen Namen noch nicht gespeichert, ist das Neuer Briefbogen - Seite 1. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen erscheint zum Beispiel Firmenbriefbogen - Seite 1.
- Optional lädst du über 2. Seite des Briefbogens hochladen (.pdf) eine eigene PDF für die Folgeseite hoch. Sie erscheint danach als Name - Seite 2, auch hier mit dem gespeicherten Namen.
- Klicke auf Speichern. i-Planner meldet „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“ Abbrechen schließt, ohne zu speichern.
Wie du Adressfeld, Datum und Text auf dein Briefpapier ausrichtest, steht unter Positionen einstellen und in der Vorschau prüfen. Was die Meldungen beim Bearbeiten bedeuten, steht unter Beim Bearbeiten von Briefbögen erscheint eine Meldung.
Positionen einstellen und in der Vorschau prüfen
Alle Positionen gibst du in Millimetern ein, jeweils zwischen 0 und 1000 und mit höchstens zwei Nachkommastellen. Die Werte legen fest, wo i-Planner Anschrift, Datum und Brieftext auf deinen Briefbogen druckt.
| Abschnitt | Feld | Bedeutung | Standardwert |
|---|---|---|---|
| Seitenränder | Abstand von Links | linker Seitenrand | 24 mm |
| Seitenränder | Abstand von Oben | oberer Rand | 18 mm |
| Seitenränder | Abstand von Rechts | rechter Rand | 5 mm |
| Seitenränder | Abstand von Unten | unterer Rand | 20 mm |
| Adressfeld | Abstand von Oben | senkrechte Position der Empfängeranschrift | 56 mm |
| Datum | Abstand von Oben | senkrechte Position des Datums | 95 mm |
| Datum | Abstand von Links | waagrechte Position des Datums | 164 mm |
| Text | Abstand von Oben | Beginn von Betreff und Brieftext | 99 mm |
| Text | Breite | nutzbare Breite des Brieftexts | 175 mm |
So richtest du die Positionen aus:
- Ändere einen oder mehrere Werte und klicke auf Speichern.
- Klicke im Abschnitt Briefbogen neben Name - Seite 1 auf das Symbol Vorschau anzeigen (Kästchen mit Pfeil nach rechts oben). i-Planner öffnet ein Probe-PDF mit deinem Briefbogen.
- Prüfe, ob Anschrift, Datum und Text an der richtigen Stelle stehen, zum Beispiel ob die Anschrift in das Sichtfenster deines Umschlags passt. Passt etwas nicht, wiederhole Schritt 1 und 2.
Die Vorschau zeigt immer den zuletzt gespeicherten Stand. Speichere deshalb vor jeder Vorschau. Die Vorschau gibt es nur für die 1. Seite.
Die Schrift für den Brieftext festlegen
Im Abschnitt Text stellst du ein, wie der Brieftext auf diesem Briefbogen aussieht:
- Farbe: Textfarbe über den Farbwähler, Standard ist #000000 (Schwarz).
- Schriftgröße: 8, 9, 10, 11 oder 12, Standard ist 10.
- Schriftart: Arial, Courier, Helvetica, Symbol oder Times New Roman, Standard ist Arial.
Klicke danach auf Speichern und prüfe das Ergebnis über das Symbol Vorschau anzeigen neben Name - Seite 1.
Festlegen, wer den Briefbogen nutzen darf
Im Abschnitt Freischaltung bestimmst du, wer den Briefbogen beim Brief auswählen kann:
- Öffentlich: „Alle Benutzer im System haben Zugriff auf den Briefbogen“. Diese Option erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle bei Welche Benutzer die Stufe Daten von allen Benutzern hat. Sonst stehen nur Team und Privat zur Wahl. Welche Benutzer findest du in den Benutzerrollen in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer.
- Team: „Nur ich und mein Team haben Zugriff auf den Briefbogen“.
- Privat: „Nur ich und ausgewählte Teilnehmer haben Zugriff auf den Briefbogen“. Das ist die Voreinstellung bei neuen Briefbögen. Über + Teilnehmer hinzufügen... wählst du die Kollegen aus, die den Briefbogen nutzen dürfen.
Klicke danach auf Speichern. Ausgewählte Teilnehmer speichert i-Planner nur bei Privat. Wechselst du auf Team oder Öffentlich, entfällt die Teilnehmerliste.
Nur wer den Briefbogen angelegt hat, kann ihn bearbeiten, Dateien tauschen, die Vorschau in den Einstellungen öffnen und ihn löschen. Einen Briefbogen, den ein Kollege für dich freigegeben hat, siehst du in der Liste. Alle Felder sind aber gesperrt, und es erscheint „Der Briefbogen wurde freigeschaltet und kann deshalb nicht bearbeitet werden!“ Auch die Teilnehmerliste sieht nur der Ersteller.
Eine hochgeladene Seite ersetzen oder einen Briefbogen löschen
Um eine Seite zu ersetzen, klicke im Abschnitt Briefbogen neben Name - Seite 1 oder Name - Seite 2 auf das Papierkorb-Symbol und danach auf Speichern. Erst mit dem Speichern ist die Seite entfernt. Danach lädst du über 1. Seite des Briefbogens hochladen (.pdf) oder 2. Seite des Briefbogens hochladen (.pdf) eine neue PDF hoch und speicherst erneut.
So löschst du einen Briefbogen:
- Markiere den Briefbogen in der Liste im Reiter Briefbögen. Neben dem markierten Eintrag erscheint das Papierkorb-Symbol.
- Klicke auf das Papierkorb-Symbol.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du den Briefbogen löschen willst?“ mit Ja.
Das Löschen ist endgültig. Ein Wiederherstellen gibt es nicht. Mit dem Briefbogen verschwindet auch seine Freigabe für Kollegen. Das Papierkorb-Symbol gibt es nur bei Briefbögen, die du selbst angelegt hast.
Leere vor dem Löschen das Feld Suchen... über der Liste. Löschst du bei aktiver Suche, kann der gelöschte Briefbogen in der Liste stehen bleiben und stattdessen ein anderer verschwinden, bis du die Einstellungen neu öffnest.
Den Briefbogen beim Brief verwenden
Einen Briefbogen wählst du erst beim Schreiben aus. In andere Dokumente übernimmt i-Planner ihn nicht automatisch.
- Beim Brief an einen Kunden stehen in der Briefbogen-Auswahl deine eigenen und die für dich freigegebenen Briefbögen, nach Name sortiert. Dazu kommen immer Blanko Briefbogen und Im Kundenname. Wie das genau geht, steht unter Briefe. Der Eintrag Briefvorlagen verwalten... in der Briefbogen-Auswahl der Vorschau führt direkt zu Einstellungen › Briefbögen.
- Im Serienbrief wählst du bei der Versandart Brief im Schritt Erstelle den Brief. im Feld Briefbogen einen Briefbogen aus. Vorausgewählt ist der erste Briefbogen der Liste. Beim Wechsel meldet i-Planner „Der Briefbogen wurde erfolgreich auf Name gewechselt!“
Provisionsabrechnungen nutzen nicht diese Briefbögen, sondern einen eigenen, fest hinterlegten Briefkopf.
Häufige Fragen
Nein. i-Planner nimmt nur PDF-Dateien an. Bei anderen Formaten erscheint „Es werden nur Briefbögen im Format .pdf unterstützt!“ Speichere dein Briefpapier vorher als PDF. Auch sehr große Dateien über der Dateigrößengrenze deines Kontos lädt i-Planner nicht hoch.
Nein. Das Löschen ist endgültig. Lege den Briefbogen neu an und lade das PDF erneut hoch.
Nein. Beim Brief stehen immer Blanko Briefbogen und Im Kundenname zur Auswahl. Mehr dazu unter Briefe.
Weitere Themen
- Briefe: einen Brief an einen Kunden schreiben und dabei den Briefbogen wählen.
- Serienmanager: Serienbriefe mit einem Briefbogen erstellen.
- Textbausteine: Brieftexte als Vorlage speichern und wiederverwenden.
- Fehlerbehebung: wenn der Reiter fehlt, die Vorschau nicht stimmt oder ein Kollege den Briefbogen nicht sieht.