Pipeline

Die Pipeline ist ein Board, auf dem du Datensätze als Karten in Sektionen ordnest, zum Beispiel Verkaufschancen von Offen bis Erledigt. Eine Karte verweist auf einen vorhandenen Datensatz. Das kann eine Aktivität sein, ein Kunde, Benutzer oder Produktpartner, ein Schaden, ein Ziel aus Wünsche & Ziele, Finanzdaten, ein Vertrag oder ein Dokument. Der Datensatz selbst bleibt dabei unverändert.

Kurz erklärt

Entfernst du eine Karte oder löschst du eine Sektion, bleibt der Datensatz dahinter erhalten. Ein Datensatz kommt in einer Pipeline nur einmal vor. Du siehst die Pipelines, die du erstellt hast, und die, die andere für dich freigegeben haben. Sektionen direkt auf dem Board hinzufügen und löschen kann nur, wer die Pipeline erstellt hat.

Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Pipeline:

• Du willst Verkaufschancen oder Vorgänge auf einem Board verfolgen: Eine neue Pipeline anlegen↗.
• Kollegen sollen die Pipeline sehen: Name, Sektionen und Freischaltung einstellen↗.
• Ein Vorgang ist einen Schritt weiter: Karten verschieben und entfernen↗.
• Viele Kunden oder Aktivitäten sollen in die Pipeline: Mehrere Datensätze aus einer Liste hinzufügen oder entfernen↗.
• Ein einzelner Vertrag soll in die Pipeline: Einen Datensatz in seiner Karteikarte einer Pipeline zuordnen↗.

Voraussetzungen

Die Rechte werden im Rollen-Editor vergeben, siehe Benutzerrollen↗.

• Um die Pipeline zu nutzen, brauchst du den Schalter Pipeline („Die Rolle hat Zugriff auf die Pipeline.“). Er steht im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten, Abschnitt Aktivitäten. Er schaltet den Menüpunkt Aktivitäten › Pipeline, den Bereich Pipeline in den Karteikarten und die Sammelaktion Pipeline in den Listen frei. Er ist unabhängig vom Schalter Verkäufe.
• Für den Bereich Pipeline in der Karteikarte eines Kunden brauchst du zusätzlich den Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Abschnitt Profil. Bei Produktpartnern und Benutzern brauchst du denselben Schalter in den Detail-Rechten der Zeile Produktpartner oder Benutzer.
• Um den Bereich Pipeline in einer Aktivität zu ändern, brauchst du Bearbeitungsrecht an dieser Aktivität.

Sektionen direkt auf dem Board hinzufügen und löschen kann nur die Person, die die Pipeline erstellt hat. Alle anderen sehen dafür keine Bedienelemente.

Eine Pipeline öffnen und auswählen

1. Öffne Aktivitäten › Pipeline.
2. Klicke in der Listenauswahl auf den Namen der Pipeline, die du sehen möchtest.

Hast du noch keine Pipeline, die du sehen darfst, legt i-Planner beim Öffnen automatisch eine an. Sie heißt Neue Pipeline und hat die Sektionen Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt.

So ist das Board aufgebaut:

• Sektionen sind die Spalten des Boards. Im Kopf steht ihr Name. Enthält eine Sektion Karten, steht dort auch deren Anzahl. Eine neue Pipeline beginnt mit Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt. Die Namen lassen sich ändern, deshalb können die Sektionen einer Pipeline auch anders heißen.
• Karten zeigen den Datensatz: meist den Kontakt, darunter den Titel und die Art in Großbuchstaben, zum Beispiel AUFGABE, SCHADEN oder bei Verträgen die Sparte. Neue Karten stehen oben in der Sektion.
• Einstellungen (Zahnrad) öffnet das Fenster Pipeline, siehe Name, Sektionen und Freischaltung einstellen↗.
• Suchen (Lupe) öffnet das Suchfeld Suchen.... Es filtert die Karten nach Titel und Untertitel. Solange ein Suchbegriff eingegeben ist, lassen sich Karten nicht verschieben.

Du siehst Pipelines, die du erstellt hast, und Pipelines, die andere für dich freigegeben haben.

Beim Öffnen können diese Meldungen erscheinen:

Eine neue Pipeline anlegen

1. Öffne Aktivitäten › Pipeline.
2. Zeige unten rechts auf den runden Plus-Button und klicke auf Pipeline hinzufügen.
3. i-Planner legt eine Pipeline Neue Pipeline mit den Sektionen Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt an, wechselt zu ihr und öffnet das Fenster Pipeline.
4. Gib im Feld Name einen Namen ein, passe die Sektionen an und wähle die Freischaltung, wie unter Name, Sektionen und Freischaltung einstellen↗ beschrieben.
5. Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“, und das Fenster bleibt offen.
6. Schließe das Fenster mit Abbrechen.

Wer eine Pipeline anlegt, ist ihr Ersteller. Nur der Ersteller kann auf dem Board Sektionen hinzufügen und löschen.

Wird eine Pipeline gelöscht, entfernt i-Planner auch alle ihre Sektionen, Karten und Freigaben. Die Datensätze hinter den Karten bleiben erhalten.

Name, Sektionen und Freischaltung einstellen

1. Öffne die Pipeline und klicke auf Einstellungen (Zahnrad).
2. Im Fenster Pipeline („Hier kannst Du alle wichtigen Einstellungen für Deine Pipeline vornehmen.“) änderst du:
   • Name: der Titel der Pipeline (Platzhalter Name der Pipeline).
   • Sektionen: Ziehe eine Sektion am Symbol mit den vier Pfeilen an eine andere Stelle oder benenne sie über das Stift-Symbol um. Über das Papierkorb-Symbol entfernst du sie, über das gestrichelte Plus fügst du eine neue hinzu.
   • Freischaltung: wer die Pipeline sieht, siehe Tabelle.
3. Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“, und das Fenster bleibt offen.
4. Schließe das Fenster mit Abbrechen oder oben mit Schließen (x). Schließt du es, ohne vorher zu speichern, verwirft i-Planner die Änderungen.

Bei Privat wählst du über + Teilnehmer hinzufügen... die Personen aus, die die Pipeline sehen dürfen. Teilnehmer speichert i-Planner nur bei Privat. Den Bereich Freischaltung zeigt das Fenster nur, wenn die Freigabe für Pipelines eingerichtet ist.

Sektionen direkt auf dem Board hinzufügen, sortieren und löschen

Sektionen hinzufügen und löschen kann nur der Ersteller der Pipeline. Für alle anderen fehlen das Plus und das Symbol mit dem Doppelpfeil.

Sektion hinzufügen

1. Klicke im Kopf einer Sektion auf das gestrichelte Plus Neue Sektion hinzufügen.
2. Gib den Namen in das Feld Neue Sektion... ein.
3. Drücke Enter oder klicke außerhalb des Feldes.

Die neue Sektion steht direkt hinter der Sektion, bei der du geklickt hast. Karten kannst du erst anlegen, wenn die Sektion gespeichert ist.

Sektionen sortieren

Ziehe eine Sektion an ihrem Kopf an die gewünschte Stelle. i-Planner speichert die Reihenfolge sofort und meldet danach „Die Reihenfolge wurde erfolgreich gespeichert“.

Sektion löschen

1. Klicke im Kopf der Sektion auf das Symbol mit dem Doppelpfeil.
2. Wähle Löschen.
3. Bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass Du die Sektion … löschen willst?“ mit Ja. Enthält die Sektion Karten, lautet sie „… und die darin enthaltenen Daten löschen willst?“

Danach erscheint „Die Sektion … wurde erfolgreich gelöscht!“ Mit der Sektion verschwinden ihre Karten aus der Pipeline. Die Datensätze selbst bleiben erhalten.

Karten auf dem Board anlegen

1. Klicke am Ende einer Sektion auf das gestrichelte Plus hinzufügen.
2. Wähle, was du anlegen möchtest: Neue Aktivität, Neuer Kunde, Neue Finanzdaten, Neuer Schaden oder Neuer Vertrag.
3. Fülle das Anlegefenster aus und lege den Datensatz an, siehe Datensatz anlegen↗.

Die Karte erscheint oben in dieser Sektion, und i-Planner meldet „Der Datensatz wurde erfolgreich in der Sektion … eingefügt!“

Gut zu wissen:

• Neue Aktivität legt eine Aktivität vom Typ Aufgabe an.
• Produktpartner, Benutzer, Wünsche & Ziele und Dokumente legst du auf dem Board nicht neu an. Nimm vorhandene Datensätze über den Bereich Pipeline in ihrer Karteikarte oder über die Sammelaktion Pipeline in einer Liste auf.
• Das Plus hinzufügen erscheint erst, wenn die Sektion gespeichert ist.

Karten verschieben und entfernen

Karte in eine andere Sektion verschieben

Ziehe die Karte mit der Maus in die Zielsektion. Danach erscheint „Der Datensatz wurde erfolgreich nach … verschoben!“ Ist im Feld Suchen... ein Suchbegriff eingegeben, lassen sich Karten nicht verschieben. Lösche den Suchbegriff dann zuerst.

Karte aus der Pipeline entfernen

1. Klicke auf der Karte auf das Symbol zum Entfernen.
2. Bestätige die Rückfrage mit Ja, zum Beispiel „Bist du sicher, dass Du diese Aktivität aus der Pipeline entfernen willst?“

Danach lautet die Meldung wörtlich zum Beispiel „Diese Aktivität … wurde erfolgreich entfernen!“ Der Datensatz selbst bleibt erhalten, nur die Karte verschwindet aus der Pipeline.

i-Planner hält Hinzufügen, Sektionswechsel und Entfernen im Verlauf des Datensatzes fest. Wer dem Datensatz folgt, bekommt eine Benachrichtigung, wenn eine Karte auf dem Board verschoben oder entfernt wird.

Mehrere Datensätze aus einer Liste hinzufügen oder entfernen

1. Markiere in einer Liste die gewünschten Einträge, siehe Mehrfachauswahl und Export↗.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf Pipeline (Trichter).
3. Wähle die Pipeline in der Liste. Das Feld Pipeline suchen... grenzt sie ein. Die erste Pipeline der Liste ist schon ausgewählt, und Hinzufügen ist sofort bereit. Prüfe deshalb die Auswahl, bevor du klickst.
4. Klicke auf Hinzufügen oder Entfernen.
5. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen in die Pipeline hinzufügen willst?“ oder „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge aus der Pipeline entfernen willst?“

Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgängen wurden erfolgreich in die Pipeline hinzugefügt!“ oder „Die ausgewählten Vorgängen wurden erfolgreich aus der Pipeline entfernt!“

Gut zu wissen:

• Neue Einträge landen in der ersten Sektion der Pipeline. Einträge, die schon in der Pipeline sind, überspringt i-Planner. Ein Datensatz kommt in einer Pipeline nur einmal vor.
• Die Sammelaktion gibt es in den Aktivitätenlisten und in den Listen der Kunden, Produktpartner und Benutzer. In den Listen Chats und E-Mails fehlt sie.
• Sind Ordner markiert, erscheint „Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich!“

Einen Datensatz in seiner Karteikarte einer Pipeline zuordnen

Den Bereich Pipeline gibt es in Aktivitäten (außer E-Mails und Chats), Kunden, Produktpartnern, Benutzern, Finanzdaten, Schäden, Wünschen & Zielen und Verträgen. Bei Entwürfen fehlt er. Lege den Datensatz dann zuerst an.

Zu einer Pipeline hinzufügen

1. Klicke im Bereich Pipeline auf das Plus Hinzufügen.
2. Suche im Feld Pipeline suchen... die Pipeline. Die Auswahl zeigt den Namen und darunter Ersteller: ….
3. Wähle die Pipeline.

Der Datensatz landet in der ersten Sektion, und es erscheint „Die Pipeline … wurde erfolgreich hinzugefügt!“ Ist er schon in dieser Pipeline, erscheint „Die Pipeline ist bereits verknüpft!“ Jeder Eintrag im Bereich zeigt die Pipeline und darunter Sektion: ….

Sektion wechseln

1. Klicke beim Eintrag auf Bearbeiten (Stift).
2. Wähle die neue Sektion.

Danach erscheint „Die Sektion wurde erfolgreich nach … gewechselt!“

Aus der Pipeline entfernen

1. Klicke beim Eintrag auf Entfernen (x).
2. Bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass Du die Verknüpfung zur Pipeline … löschen willst?“ mit Ja.

Danach erscheint „Die Verknüpfung zur Pipeline … wurde erfolgreich gelöscht!“

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Verkäufe↗: Verkaufschancen erfassen, die du in der Pipeline verfolgst.
• Sammelaktionen↗: mehrere Einträge einer Liste auf einmal einer Pipeline zuordnen.
• Datensatz anlegen↗: das Anlegefenster für Karten, die du auf dem Board anlegst.
• Benutzerrollen↗: den Schalter Pipeline einschalten.
• Fehlerbehebung↗: wenn sich Karten nicht verschieben lassen oder Kollegen die Pipeline nicht sehen.