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Datensatz anlegen

Wie du einen neuen Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegst und was die Dublettenprüfung dabei bedeutet.

Einen neuen Kunden, Produktpartner oder Benutzer legst du über Hinzufügen an. Er öffnet sich als Entwurf in der Karteikarte und wird erst zum echten Datensatz, wenn du ihn anlegst und die Dublettenprüfung durchläufst.

Kurz erklärt

Jeder neue Kunde, Produktpartner oder Benutzer beginnt als Entwurf in der Karteikarte. Angelegt wird er erst mit dem Häkchen in der Kopfleiste. Dabei sucht zuerst die Dublettenprüfung nach Datensätzen mit gleichem Namen. Pflicht ist nur ein Name oder Vorname.

Typische Aufgaben:

Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegen

Ein Klick auf Hinzufügen neben dem Suchfeld öffnet das Menü mit Aktivitäten, Kunde, Produktpartner, Benutzer und Formulare. Unter Kunde folgt eine weitere Auswahl, ein Klick auf Kunde öffnet die Karteikarte als Entwurf mit dem Titel „Neuer - Kontakt“, links in der Kopfleiste das Häkchen mit „Anlegen“. In den Grunddaten wird die Anrede Herr gewählt und Vorname und Name eingetragen, die Briefanrede füllt sich dabei selbst. Nach dem Klick auf das Häkchen erscheint „Kontakt wurde erfolgreich angelegt!“ und die Karteikarte zeigt den neuen Kunden.
  1. Klicke auf Hinzufügen neben dem Suchfeld Suchen.....
  2. Für einen Benutzer klicke auf Benutzer. Für einen Kunden oder Produktpartner fahre mit der Maus über Kunde oder Produktpartner und klicke im Untermenü daneben auf Kunde oder Produktpartner. Ein Klick auf die Gruppe selbst öffnet nicht die Karteikarte, sondern ein Fenster für eine Aktivität.
  3. Die Karteikarte öffnet sich als Entwurf. Der Titel beginnt mit Neuer.
  4. Trage mindestens einen Namen oder Vornamen ein und fülle die übrigen Felder aus, die du schon kennst.
  5. Klicke in der Kopfleiste der Karteikarte auf das Häkchen mit Anlegen oder unten in der Karteikarte auf Anlegen.

i-Planner prüft jetzt, ob es den Datensatz schon gibt. Findet sich nichts, legt i-Planner ihn an, und es erscheint die Meldung „… wurde erfolgreich angelegt!“ mit dem Datensatz-Typ. Ab dann wird jede Änderung sofort gespeichert, wie unter Karteikarte beschrieben.

Die einzige Pflichtangabe ist Name oder Vorname. Fehlen beide, erscheint „Bitte gebe mindestens einen Namen ein!“, und nichts wird angelegt.

Was ein Entwurf ist

Solange ein neuer Datensatz nicht angelegt ist, ist er ein Entwurf. In der Kopfleiste steht dann das Häkchen mit Anlegen, unten in der Karteikarte stehen die Schaltflächen Anlegen und Abbrechen. Felder kannst du schon ausfüllen, aber einiges fehlt noch:

  • in der Kopfleiste die Symbole Zurück und Anpinnen
  • in der Leiste unter der Kopfleiste Schnittstellen, Aktivität erstellen und die Glocke für Erinnerungen
  • im Menü Optionen... die Einträge Kopie erstellen, Dubletten zusammenführen und Felder bearbeiten

Die Meldung „Das Feld … wurde erfolgreich gespeichert!“ erscheint im Entwurf nicht. Die Dublettenprüfung berücksichtigt keine Entwürfe.

Die Dublettenprüfung beantworten

Die Dublettenprüfung läuft beim Anlegen, wenn ein Name eingetragen ist. Sie sucht Datensätze mit genau gleichem Namen und, falls angegeben, gleichem Vornamen. Gelöschte Datensätze und Entwürfe zählen nicht mit.

Findet sie etwas, öffnet sich das Fenster Dublettenprüfung mit dem Hinweis „Es wurden folgende Datensätze mit hoher Übereinstimmung gefunden.“ Zu jedem gefundenen Datensatz stehen Profilbild, Name, Geburtsdatum und Nummer, soweit vorhanden. Dazu kommt ein Prozentwert Feldübereinstimmung. Ein Klick auf den Prozentwert zeigt, welche Felder übereinstimmen. Kundennummer und Erstkontakt zählen dabei nicht mit.

Du hast drei Möglichkeiten:

SchaltflächeWas passiert
… übernehmenErscheint, sobald du einen gefundenen Datensatz auswählst. Vor übernehmen steht dann sein Name. Ein Klick öffnet diesen Datensatz und löscht deinen Entwurf automatisch.
Trotzdem AnlegenLegt deinen neuen Datensatz ohne weitere Prüfung an, obwohl es einen ähnlichen gibt.
AbbrechenSchließt das Fenster. Du bleibst im Entwurf.

Bei Kunden zeigt die Dublettenprüfung nur Kunden, die du laut deiner Benutzerrolle oder über Freischaltungen sehen darfst. In der Benutzerrolle entscheidet das Auswahlfeld Welche Kunden. Es steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Kundenverwaltung. Gefundene Datensätze, auf die du keinen Zugriff hast, lassen sich nicht auswählen. Klickst du trotzdem darauf, erscheint „Du hast leider keine Berechtigung diesen … aufzurufen!“

Hast du doppelte Kunden bereits angelegt, führst du sie später zusammen, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.

Einen Entwurf schließen, ohne anzulegen

Schließt du die Karteikarte eines Entwurfs mit Schließen oder klickst du unten auf Abbrechen, erscheint die Rückfrage Achtung. Darin steht zum Beispiel „Dieser Kunde wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert!“ Bei Produktpartnern und Benutzern lautet der Text entsprechend.

SchaltflächeWas passiert
SpeichernBehält den Entwurf und schließt die Karteikarte, damit du später weiter daran arbeiten kannst.
LöschenVerwirft den Entwurf. Es erscheint Der Entwurf wurde erfolgreich gelöscht.
AbbrechenDu bleibst in der Karteikarte.

Auch mit Speichern ist der Datensatz noch nicht angelegt. Dafür klickst du im Entwurf auf das Häkchen, siehe Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegen.

Häufige Fragen

Nur den Namen oder den Vornamen. Alles andere kannst du auch später in der Karteikarte ergänzen. Fehlen beide, erscheint „Bitte gebe mindestens einen Namen ein!“

Es gibt schon einen Datensatz mit genau gleichem Namen und, falls angegeben, gleichem Vornamen. Ist es derselbe, wähle ihn aus und klicke auf die Schaltfläche mit seinem Namen und übernehmen. Ist es eine andere Person, klicke auf Trotzdem Anlegen.

Das Häkchen legt den Datensatz nach der Dublettenprüfung an. Speichern in der Rückfrage beim Schließen behält nur den Entwurf. Angelegt ist der Datensatz damit noch nicht.

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