Datensatz anlegen
Wie du einen neuen Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegst und was die Dublettenprüfung dabei bedeutet.
Einen neuen Kunden, Produktpartner oder Benutzer legst du über Hinzufügen an. Er öffnet sich als Entwurf in der Karteikarte und wird erst zum echten Datensatz, wenn du ihn anlegst und die Dublettenprüfung durchläufst.
Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegen
- Klicke auf Hinzufügen neben dem Suchfeld Suchen.....
- Wähle Kunde, Produktpartner oder Benutzer. Hinter Kunde und Produktpartner folgt eine weitere Auswahl.
- Die Karteikarte öffnet sich als Entwurf. Der Titel beginnt mit Neuer.
- Trage mindestens einen Namen oder Vornamen ein und fülle die übrigen Felder aus, die du schon kennst.
- Klicke in der Kopfleiste der Karteikarte auf das Häkchen.
i-Planner prüft jetzt, ob es den Datensatz schon gibt. Findet sich nichts, wird er angelegt und es erscheint die Meldung … wurde erfolgreich angelegt! mit dem Datensatz-Typ. Ab dann wird jede Änderung sofort gespeichert, wie unter Karteikarte beschrieben.
Die einzige Pflichtangabe ist Name oder Vorname. Fehlen beide, erscheint Bitte gebe mindestens einen Namen ein! und nichts wird angelegt.
Was ein Entwurf ist
Solange ein neuer Datensatz nicht angelegt ist, ist er ein Entwurf. Du kannst bereits Felder ausfüllen, aber einiges fehlt noch:
- in der Kopfleiste die Symbole Zurück und Anpinnen
- in der Leiste unter der Kopfleiste Schnittstellen, Aktivität erstellen und die Glocke für Erinnerungen
- im Menü Optionen... die Einträge Kopie erstellen, Dubletten zusammenführen und Felder bearbeiten
Die Meldung Das Feld … wurde erfolgreich gespeichert! erscheint im Entwurf nicht. Die Dublettenprüfung berücksichtigt keine Entwürfe.
Die Dublettenprüfung beantworten
Die Dublettenprüfung läuft beim Anlegen, wenn ein Name eingetragen ist. Sie sucht Datensätze mit genau gleichem Namen und, falls angegeben, gleichem Vornamen. Gelöschte Datensätze und Entwürfe zählen nicht mit.
Findet sie etwas, öffnet sich das Fenster Dublettenprüfung mit dem Hinweis Es wurden folgende Datensätze mit hoher Übereinstimmung gefunden. Zu jedem gefundenen Datensatz stehen Profilbild, Name, Geburtsdatum und Nummer, soweit vorhanden, und ein Prozentwert Feldübereinstimmung. Ein Klick auf den Prozentwert zeigt, welche Felder übereinstimmen. Kundennummer und Erstkontakt zählen dabei nicht mit.
Du hast drei Möglichkeiten:
| Schaltfläche | Was passiert |
|---|---|
| … übernehmen | Erscheint, sobald du einen gefundenen Datensatz auswählst, und trägt vor übernehmen dessen Namen. Ein Klick öffnet diesen Datensatz und löscht deinen Entwurf automatisch. |
| Trotzdem Anlegen | Legt deinen neuen Datensatz ohne weitere Prüfung an, obwohl es einen ähnlichen gibt. |
| Abbrechen | Schließt das Fenster. Du bleibst im Entwurf. |
Bei Kunden zeigt die Dublettenprüfung nur Kunden, die du laut Welche Kunden in deiner Benutzerrolle oder über Freischaltungen sehen darfst. Gefundene Datensätze, auf die du keinen Zugriff hast, lassen sich nicht auswählen. Klickst du trotzdem darauf, erscheint Du hast leider keine Berechtigung diesen … aufzurufen!.
Hast du doppelte Kunden bereits angelegt, führst du sie später zusammen, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Einen Entwurf schließen, ohne anzulegen
Schließt du die Karteikarte eines Entwurfs mit Schließen, erscheint die Rückfrage Achtung, zum Beispiel mit dem Text Dieser Kunde wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Bei Produktpartnern und Benutzern lautet der Text entsprechend.
| Schaltfläche | Was passiert |
|---|---|
| Speichern | Behält den Entwurf und schließt die Karteikarte, damit du später weiter daran arbeiten kannst. |
| Löschen | Verwirft den Entwurf. Es erscheint Der Entwurf wurde erfolgreich gelöscht. |
| Abbrechen | Du bleibst in der Karteikarte. |
Angelegt ist der Datensatz auch mit Speichern noch nicht. Dafür klickst du im Entwurf auf das Häkchen, wie im Abschnitt Kunden, Produktpartner oder Benutzer anlegen beschrieben.
Häufige Fragen
Welche Felder muss ich beim Anlegen eines Kunden ausfüllen?
Nur den Namen oder den Vornamen. Alles andere kannst du auch später in der Karteikarte ergänzen. Fehlen beide, erscheint Bitte gebe mindestens einen Namen ein!.
Warum erscheint beim Anlegen die Dublettenprüfung?
Es gibt schon einen Datensatz mit genau gleichem Namen und, falls angegeben, gleichem Vornamen. Ist es derselbe, wähle ihn aus und klicke auf die Schaltfläche mit seinem Namen und übernehmen. Ist es eine andere Person, klicke auf Trotzdem Anlegen.
Ich habe in der Dublettenprüfung den vorhandenen Kunden übernommen. Wo sind meine Eingaben?
Mit … übernehmen öffnet sich der vorhandene Datensatz und dein Entwurf wird automatisch gelöscht. Eingaben aus dem Entwurf musst du im vorhandenen Datensatz nachtragen.
Warum findet die Dublettenprüfung einen doppelten Kunden nicht?
Sie vergleicht nur exakt gleiche Namen und Vornamen. Abweichende Schreibweisen findet sie nicht, ebenso wenig gelöschte Datensätze, Entwürfe und Kunden, die du laut deiner Benutzerrolle nicht sehen darfst. Doppelte Kunden führst du nachträglich zusammen, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Warum kann ich einen gefundenen Kunden in der Dublettenprüfung nicht auswählen?
Du hast auf diesen Kunden keinen Zugriff. Welche Kunden du sehen darfst, legt Welche Kunden in deiner Benutzerrolle fest. Lege den Kunden nicht einfach doppelt an, sondern kläre mit dem zuständigen Kollegen oder einer Person mit Administrator-Rolle, wem er gehört.
Was ist der Unterschied zwischen „Speichern“ und dem Häkchen?
Das Häkchen legt den Datensatz an, nach der Dublettenprüfung. Speichern in der Rückfrage beim Schließen behält nur den Entwurf, angelegt ist der Datensatz damit noch nicht.
Beim Anlegen kam „Der Vorgang konnte nicht bestätigt werden“. Ist der Kunde jetzt angelegt?
Das ist offen, die Verbindung zum Server hat nicht geklappt. Öffne die Maske erneut und suche den Kunden, zum Beispiel über Suchen, bevor du ihn noch einmal anlegst. So vermeidest du eine Dublette.