Import
Was du mit dem Import in i-Planner einlesen kannst, welche Importstrecken es gibt, welches Recht du dafür brauchst, welche Grenzen gelten und in welchen Schritten ein Import abläuft.
Mit dem Import liest du Kunden- und Vertragsdaten aus einer eigenen Tabelle oder aus einer GDV-Datei in i-Planner ein. Ein Assistent führt dich Schritt für Schritt von der Datei bis zur fertigen Übersicht der importierten Daten.
Kurz erklärt
Ein Import liest Kunden- und Vertragsdaten aus genau einer Datei ein. Das ist entweder eine CSV-, XLS- oder XLSX-Tabelle über Eigene Tabellen oder eine GDV-Datei über GDV Datensatz. Der Assistent hat feste Schritte, vom Hochladen über Spalten abgleichen und die Zuordnungsschritte bis zur Import - Übersicht. Den fertigen Import kannst du nicht als Ganzes rückgängig machen, einzelne Neuanlagen und Abgleiche aber schon.
Typische Aufgaben:
- Du willst deinen Bestand aus dem bisherigen Programm übernehmen: Einen neuen Import beginnen, danach Datei hochladen.
- Ein Versicherer hat dir eine GDV-Datei geschickt: GDV-Daten.
- Die Spalten deiner Datei heißen anders als die Felder in i-Planner: Spalten abgleichen.
- Viele Kunden aus der Datei gibt es schon: Daten zuordnen und fertigstellen.
- Ein Import hat Kunden angelegt, die du nicht willst: Neu angelegte Datensätze wieder löschen.
Voraussetzungen
Den Import öffnest du über Einstellungen › Import. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle das erlaubt. Das stellt jemand mit Zugriff auf die Benutzerrollen ein:
- Im Block Kundenverwaltung ist die Zeile Einstellungen eingeschaltet. Ohne sie fehlt auch der Menüpunkt Import.
- In den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen ist im Abschnitt Einstellungen der Schalter Import („Daten importieren.“) eingeschaltet.
Verwechsle den Import nicht mit dem Menüpunkt Abrechnung › Datenimport. Das ist ein eigener Bereich mit eigenem Recht.
Was du importieren kannst
Beim Start eines Imports wählst du im Schritt Quelle auswählen die Importstrecke. Jede Organisation hat diese zwei Kacheln:
- Eigene Tabellen: eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei mit Kunden- und Vertragsdaten, zum Beispiel ein Export aus deinem bisherigen Programm.
- GDV Datensatz: eine GDV-Datei eines Versicherers mit Kunden- und Vertragsdaten und der Endung .gdv, .dat oder .txt. Was in einer GDV-Datei steckt und was daraus übernommen wird, steht unter GDV-Daten.
Manche Organisationen haben zusätzlich die dritte Kachel GDV Vertragsdaten Abgleich. Sie gleicht eine GDV-Datei nur mit vorhandenen Verträgen ab und legt dabei keine Kunden an. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Wie sie arbeitet, steht unter GDV-Daten.
Neben Kunden und Verträgen kann i-Planner aus der Datei auch Berufe, Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Nummern und Identifizierungen übernehmen. Welche davon im Import vorkommen, hängt davon ab, welchen Feldern du die Spalten deiner Datei zuordnest.
Einen neuen Import beginnen
- Öffne Einstellungen › Import.
- Klicke auf den runden Plus-Button (Import). Ist die Liste leer, steht dort der Hinweis „Keine Importe vorhanden“ mit „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Importe hinzufügen.“
- Der neue Import heißt zunächst Import vom mit dem heutigen Datum. Sobald du eine Datei hochgeladen hast, trägt er den Namen der Datei. Den endgültigen Namen vergibst du beim Fertigstellen.
- Der Assistent öffnet sich mit dem ersten Schritt Quelle auswählen. Wie es weitergeht, steht unter Datei hochladen.
In den Listen Alle Importe, Nicht abgeschlossene Importe und Abgeschlossene Importe siehst du nur die Importe, die du selbst angelegt hast. Dazu kommt in der Standardvorlage die Liste Markiert mit deinen markierten Importen. Wie du Importe markierst und nicht mehr benötigte Importe löschst, steht unter Import-Übersicht und Zurücksetzen. Allgemeines zu Listen findest du unter Listen.
Die Schritte eines Imports
Ein Import läuft immer in dieser Reihenfolge ab. Mit Weiter gehst du zum nächsten Schritt.
- Quelle auswählen, Datei hochladen und Vorschau: Importstrecke wählen, Datei hochladen und die Darstellung prüfen. Siehe Datei hochladen.
- Spalten abgleichen: jede Spalte der Datei einem Feld in i-Planner zuordnen. Siehe Spalten abgleichen.
- Zuordnungsschritte wie Kunden zuordnen oder Verträge zuordnen: entscheiden, welche Datensätze neu angelegt und welche mit vorhandenen abgeglichen werden. Danach Import fertigstellen mit Name und Betreuer. Siehe Daten zuordnen und fertigstellen. Zeilenmenü, Sammelaktionen und Matching beschreibt Werkzeuge beim Zuordnen.
- Import - Übersicht: Ergebnis ansehen und einzelne Vorgänge zurücksetzen. Siehe Import-Übersicht und Zurücksetzen. Dort steht auch, wie du Importe in der Liste markierst und löschst.
Grenzen des Imports
- Je Import lädst du genau eine Datei hoch.
- Eigene Tabellen nimmt nur Dateien mit der Endung .csv, .xls oder .xlsx an, GDV Datensatz nur .gdv, .dat oder .txt, jeweils klein geschrieben. Endet eine Datei zum Beispiel auf .CSV oder .XLSX, benenne sie vor dem Hochladen um.
- Eine Datei darf nicht größer sein als die Grenze, die für deine Organisation hinterlegt ist. Sie gilt für Tabellen und GDV-Dateien gleich. Welche Meldung bei einer zu großen Datei erscheint, steht unter Beim Hochladen erscheint eine Fehlermeldung.
- Eine Datei darf höchstens 65.000 Datenzeilen enthalten. Größere Dateien teilst du auf und importierst die Teile nacheinander.
- Für den Spaltenabgleich darf eine Datei höchstens 5.000.000 Zellen haben, also Zeilen mal Spalten.
- Eine GDV-Datei wird in höchstens 400 Spalten umgewandelt.
- Spalten mit mehr als 200 fehlerhaften Werten lassen sich nicht im Import korrigieren, sondern nur in der Datei selbst.
- Der fertige Import lässt sich nicht als Ganzes rückgängig machen. In der Import - Übersicht kannst du aber einzelne Neuanlagen löschen und Abgleiche zurücksetzen, siehe Import-Übersicht und Zurücksetzen.
Häufige Fragen
Tabellen im Format CSV, XLS oder XLSX über Eigene Tabellen und GDV-Dateien mit der Endung .gdv, .dat oder .txt über GDV Datensatz. Die Endung muss jeweils klein geschrieben sein. Andere Formate, zum Beispiel ZIP-Archive, nimmt der Import nicht an.
Weitere Themen
- Datei hochladen: Importstrecke wählen, Datei hochladen und die Vorschau prüfen.
- GDV-Daten: was aus einer GDV-Datei übernommen wird.
- Import-Übersicht und Zurücksetzen: Importe wiederfinden und einzelne Vorgänge zurücksetzen.
- Fehlerbehebung: wenn der Menüpunkt fehlt, eine Datei nicht angenommen wird oder der Import nicht weitergeht.
- Datenimport: der eigene Bereich Abrechnung › Datenimport mit eigenem Recht.