Daten zuordnen und fertigstellen

Nach dem Spaltenabgleich vergleicht i-Planner jede Zeile deiner Importdatei mit den Kunden und Verträgen, die schon im System sind. In den Zuordnungsschritten entscheidest du, welche Zeilen abgeglichen, neu angelegt oder aus dem Import entfernt werden. Danach stellst du den Import fertig.

Kurz erklärt

In den Zuordnungsschritten zeigt i-Planner in Trefferkacheln, wie gut jede Zeile deiner Datei zu den vorhandenen Datensätzen passt. Zeilen mit 100% Übereinstimmung werden abgeglichen, Zeilen mit 0% Übereinstimmung neu angelegt. Bei Mehrfache Übereinstimmung entscheidest du selbst. Zum Schluss stellst du den Import mit Name und Betreuer fertig. Den Import als Ganzes kannst du nicht rückgängig machen.

Typische Aufgaben:

• Eine Zeile passt zu mehreren vorhandenen Kunden: Zeilen mit mehrfacher Übereinstimmung klären↗.
• Vorhandene Werte sollen nicht überschrieben werden: Festlegen, wonach abgeglichen wird↗.
• Verträge sollen abgeglichen statt neu angelegt werden: Verträge sauber abgleichen↗.
• Eine Zeile wurde versehentlich aus dem Import gelöscht: Gelöschte Zeilen zurückholen↗.
• Alle Zeilen sind geprüft: Den Import fertigstellen↗.

Voraussetzungen

• Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Import („Daten importieren.“). Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Einstellungen. Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen↗ ein.
• Die Datei ist hochgeladen und die Spalten sind zugeordnet, siehe Datei hochladen↗ und Spalten abgleichen↗.

Die Zuordnungsschritte verstehen

Welche Zuordnungsschritte erscheinen, hängt davon ab, welche Bereiche du im Schritt Spalten abgleichen zugeordnet hast. Möglich sind in dieser Reihenfolge:

• Kunden zuordnen
• Berufe zuordnen
• Adressen zuordnen
• Kontaktdaten zuordnen
• Bankverbindungen zuordnen
• Nummern zuordnen
• Identifizierungen zuordnen
• Verträge zuordnen

Hast du zum Beispiel keine Spalte einem Feld aus dem Bereich Verträge zugeordnet, entfällt Verträge zuordnen. Mit Weiter gehst du zum nächsten Schritt.

Bei der Importstrecke GDV Vertragsdaten Abgleich gibt es nur den Schritt Verträge zuordnen. Er zeigt dort auch Kunden- und Adressspalten. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Mehr dazu unter GDV-Daten↗.

Die Trefferkacheln lesen

Jeder Zuordnungsschritt zeigt über der Liste Kacheln mit der Anzahl der Zeilen. Ein Klick auf eine Kachel zeigt die zugehörigen Zeilen. Kacheln ohne Zeilen blendet i-Planner aus.

• 100% Übereinstimmung. Daten werden abgeglichen! Die Zeile passt genau zu einem vorhandenen Datensatz. Beim Import gleicht i-Planner dessen Daten mit den Werten aus der Datei ab.
• Mehrfache Übereinstimmung. Zuordnung erforderlich! Die Zeile passt zu mehreren vorhandenen Datensätzen. Hier musst du selbst entscheiden, siehe Zeilen mit mehrfacher Übereinstimmung klären↗.
• 0% Übereinstimmung. Daten werden importiert! Es gibt keinen passenden Datensatz. i-Planner legt die Zeile beim Import neu an.
• Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht! Hier stehen die Zeilen, die du aus dem Import gelöscht hast. Sie werden nicht importiert.

In den Schritten nach Kunden zuordnen zeigt die Spalte Kunde lt. Tabelle, zu welchem Kunden aus deiner Datei eine Zeile gehört.

Festlegen, wonach abgeglichen wird

Über der Liste steht Matching - Feld(er) mit den Feldern, nach denen i-Planner vorhandene Datensätze sucht. Über das Symbol Matching - Felder bearbeiten (Zielscheibe mit Pfeil) öffnest du das Fenster Datensatz - Matching. Dort änderst du die Suchfelder. Danach verteilt i-Planner die Zeilen neu auf die Kacheln. In der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht! fehlt das Symbol. Wie das genau geht und was die Rückfragen bedeuten, steht unter Werkzeuge beim Zuordnen↗. Dort steht auch, wie du geprüfte Zeilen mit Zuordnung fixieren vor dem Neuberechnen schützt.

Die Checkboxen im Tabellenkopf legen fest, welche Spalten beim Abgleich in vorhandene Datensätze geschrieben werden. Spalten ohne Haken werden nicht abgeglichen. Die letzte ausgewählte Spalte lässt sich nicht abwählen. Soll gar nichts übernommen werden, lösche die Zeilen aus dem Import.

Zeilen mit mehrfacher Übereinstimmung klären

Solange die Kachel Mehrfache Übereinstimmung. Zuordnung erforderlich! Zeilen enthält, geht es mit Weiter nicht weiter. Für jede Zeile hast du im Zeilenmenü drei Möglichkeiten:

• Kunde eindeutig zuordnen oder Vertrag eindeutig zuordnen: den richtigen vorhandenen Datensatz auswählen. Bei Verträgen heißt das Fenster Vertragszuordnung.
• Als Neukunde anlegen oder Als Neuvertrag anlegen: die Zeile beim Import als neuen Datensatz anlegen.
• Kunde löschen oder Vertrag löschen: die Zeile aus dem Import entfernen. Sie steht danach in der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht!

Bei manchen Zeilen öffnet schon ein Klick in der Tabelle das Fenster Mehrfaches Matching. Dort wählst du den passenden Treffer als Karte und klickst auf Verknüpfen.

Eindeutig zuordnen gibt es nur in den Schritten Kunden zuordnen und Verträge zuordnen. Alle Einträge des Zeilenmenüs je Kachel, die Sammelaktionen für mehrere Zeilen, das Auswahlfenster und die Karten beschreibt Werkzeuge beim Zuordnen↗.

Welche Meldungen und Rückfragen beim Zuordnen erscheinen, steht unter Beim Zuordnen erscheint eine Meldung↗.

Gelöschte Zeilen zurückholen

Zeilen, die du aus dem Import gelöscht hast, stehen in der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht!

1. Klicke auf die Kachel.
2. Wähle bei der Zeile Kunde wiederherstellen oder Vertrag wiederherstellen. Für mehrere markierte Zeilen nimmst du die Sammelaktion Wiederherstellen.
3. Bestätige die Frage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wiederherstellen willst?“

Verträge sauber abgleichen

Verträge ordnet i-Planner im Schritt Verträge zuordnen zu. Diese Punkte helfen dabei:

• Prüfe zuerst die Kunden. Der Schritt Kunden zuordnen kommt vor Verträge zuordnen.
• Prüfe unter Matching - Feld(er), nach welchen Feldern verglichen wird. Findet der Abgleich zu einer Zeile keinen vorhandenen Vertrag, landet sie unter 0% Übereinstimmung. Daten werden importiert!
• Führende Nullen, Punkte oder Striche in der Vertragsnummer gleicht i-Planner beim Einlesen selbst aus. Weicht die Schreibweise anders ab, etwa durch einen Zusatz, lege ein Nummern-Schema für die Vertragsnummer an, siehe Werkzeuge beim Zuordnen↗.
• Sieh dir die Kachel 0% Übereinstimmung. Daten werden importiert! vor dem Fertigstellen an. Jede Zeile dort wird ein neuer Vertrag.
• Sollen vorhandene Verträge bestimmte Werte behalten, nimm diese Spalten über die Checkboxen im Tabellenkopf aus dem Abgleich.

Wie Verträge in i-Planner aufgebaut sind, steht unter Verträge↗.

Den Import fertigstellen

Nach dem letzten Zuordnungsschritt folgt Import fertigstellen.

1. Trage bei Name einen Namen für den Import ein. Vorbelegt ist der Name der hochgeladenen Datei, zum Beispiel kunden-2026.csv. Ohne Namen importiert i-Planner nicht.
2. Wähle den Betreuer. Alle importierten Daten bekommen diesen Betreuer. Vorbelegt bist du selbst. Einen anderen Benutzer wählst du über + Betreuer hinzufügen....
3. Klicke auf Importieren.
4. Bestätige die Sicherheitsfrage „Bist Du sicher, dass Du die Daten jetzt importiert willst? Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!“ mit Ja.

Während der Verarbeitung zeigt i-Planner ein Wartefenster mit Ladeanzeige und dem Text „Keine Adresse vorhanden.“ Der Text hat nichts mit den Adressen in deiner Datei zu tun. Der Import läuft. Mit Status prüfen fragst du den Stand ab. Mit Schließen blendest du das Wartefenster aus, der Import läuft weiter. Ist er fertig, schließt sich das Wartefenster, und die Übersicht erscheint, siehe Import-Übersicht und Zurücksetzen↗.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Werkzeuge beim Zuordnen↗: Zeilenmenü, Sammelaktionen, Matching und Nummern-Schema.
• Import-Übersicht und Zurücksetzen↗: das Ergebnis ansehen, Neuanlagen löschen, Abgleiche zurücksetzen.
• Verträge↗: wie Verträge in i-Planner aufgebaut sind.
• Fehlerbehebung↗: wenn es nicht weitergeht, Verträge doppelt angelegt werden oder eine Meldung erscheint.