Vorgänge und Verknüpfungen

Was Vorgänge und Verknüpfungen sind, was die Karteikarte unter Zuletzt verknüpfte Vorgänge zeigt, wie du das Fenster Verknüpfte Vorgänge öffnest und darin Verknüpfungen herstellst, entfernst oder verknüpfte Einträge löschst.

In i-Planner kannst du Verträge, Schäden, Aktivitäten, Dokumente und andere Einträge miteinander verknüpfen. So findest du zum Beispiel einen Brief direkt beim Vertrag, um den es geht. Hier erfährst du, wie du die Verknüpfungen eines Eintrags im Fenster Verknüpfte Vorgänge ansiehst, neue herstellst und bestehende wieder löst.

Kurz erklärt

Ein Vorgang ist ein einzelner Eintrag zu einem Kontakt, zum Beispiel ein Vertrag, ein Schaden, eine Aktivität, ein Dokument, ein Ziel oder ein Eintrag der Finanzdaten.

Eine Verknüpfung verbindet zwei Vorgänge miteinander, etwa eine Notiz mit dem Vertrag, zu dem sie gehört. Beide Einträge bleiben dabei eigenständig.

In den Listen zeigt die Zahl neben Vorgänge öffnen im Drei-Punkte-Menü, wie viele Vorgänge mit einem Eintrag verknüpft sind. In einer Aktivität stehen die Verknüpfungen außerdem im Bereich Verknüpfungen, siehe Aktivitäten › Übersicht.

Typische Aufgaben:

Du willst sehen, womit ein Vertrag oder Dokument verknüpft ist: Das Fenster Verknüpfte Vorgänge öffnen.
In der Karteikarte fehlt ein verknüpfter Eintrag unter Zuletzt verknüpfte Vorgänge...: Die zuletzt verknüpften Vorgänge in der Karteikarte.
Ein Brief soll beim Vertrag liegen, um den es geht: Eine Verknüpfung herstellen.
Der passende Vertrag gehört einem anderen Kunden: Die Vorgänge eines anderen Kontakts anzeigen.
Eine Verknüpfung ist falsch: Eine Verknüpfung entfernen. Der Eintrag selbst bleibt dabei erhalten.

Voraussetzungen

Vorgänge öffnen im Drei-Punkte-Menü braucht kein eigenes Recht.
Unter Ablageorte zeigt das Fenster bei Kunden nur die Bereiche, für die deine Benutzerrolle den Schalter Sichtrecht hat. Infrage kommen Aktivitäten, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge, Schäden und Dokumente. Der Schalter steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im gleichnamigen Abschnitt. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen.

Das Fenster Verknüpfte Vorgänge öffnen

Aus einer Liste öffnest du das Fenster so:

Öffne in der Zeile des Eintrags das Drei-Punkte-Menü (Optionen).
Wähle Vorgänge öffnen. Die Zahl daneben nennt die verknüpften Vorgänge.

Das Fenster Verknüpfte Vorgänge öffnet sich mit der Ansicht Verknüpfte Vorgänge.

Auch aus der Karteikarte eines Vorgangs kommst du dorthin. In einer Aktivität öffnet das Plus Hinzufügen im Bereich Verknüpfungen dasselbe Fenster, dann gleich mit der Ansicht Unverknüpfte Vorgänge. So verknüpfst du direkt weitere Einträge.

Die zuletzt verknüpften Vorgänge in der Karteikarte

In der Karteikarte eines Vorgangs, zum Beispiel eines Vertrags oder Schadens, stehen die Verknüpfungen in einem Bereich mit zwei Reitern:

Zuletzt verknüpfte Vorgänge... zeigt höchstens acht Einträge, nämlich die acht zuletzt verknüpften. Die jüngste Verknüpfung steht oben.
Alle verknüpften Vorgänge... öffnet das Fenster Verknüpfte Vorgänge mit allen verknüpften Einträgen. Unter Ablageorte wählst du dort den Bereich, etwa Aktivitäten oder Dokumente.

Die Reihenfolge richtet sich nach dem Zeitpunkt der Verknüpfung. Das Datum eines Dokuments oder der Beginn einer Aktivität spielen keine Rolle. Verknüpfst du ein altes Dokument neu, steht es deshalb ganz oben. Hat ein Vorgang mehr als acht Verknüpfungen, fallen die älteren aus dem Bereich heraus. Sie bleiben verknüpft und stehen weiter im Fenster Verknüpfte Vorgänge.

Einträge, die du mit deiner Benutzerrolle nicht sehen darfst, zeigt der Bereich nicht. Dann stehen dort weniger als acht Einträge.

Den Aufbau des Fensters kennen

Im Kopf steht unter der Überschrift Verknüpfte Vorgänge zuerst der Kontakt, also Kunde, Produktpartner oder Benutzer. Gibt es keinen, steht dort Keine Kontakt vorhanden. Darunter steht der Vorgang selbst, zum Beispiel ein Vertrag mit Sparte und Gesellschaft, ein Schaden mit Art, Nummer und Datum oder ein Dokument mit Dateiname.

Die Gruppe Beziehungen gibt es nur bei Kunden, die Beziehungen haben. Sie zeigt höchstens 30 Personen, jede mit der Art der Beziehung. Ein Klick auf eine Person setzt ein Häkchen und zeigt deren Vorgänge. Ein zweiter Klick nimmt das Häkchen wieder weg.

Unter Ablageorte wählst du den Bereich, dessen Einträge das Fenster zeigt: Aktivitäten, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge, Schäden oder Dokumente. Jeder Bereich hat einen Zähler. Bei Produktpartnern und Benutzern gibt es nur Aktivitäten und Dokumente und keine Beziehungen.

Mit dem Umschalter über der Liste wechselst du zwischen zwei Ansichten:

Verknüpfte Vorgänge zeigt die Einträge, die mit dem Vorgang verknüpft sind.
Unverknüpfte Vorgänge zeigt die übrigen Einträge des Kontakts.

Ist eine Beziehung gewählt oder zeigt das Fenster die Vorgänge eines anderen Kontakts, steht hinter der Ansicht „von“ und dessen Name. Solange du Zeilen anhakst, ist der Umschalter ausgeblendet. Hat der Vorgang keinen Kontakt, fragt Unverknüpfte Vorgänge zuerst nach einem Kontakt.

Die Vorgänge eines anderen Kontakts anzeigen

Willst du einen Eintrag mit dem Vorgang eines anderen Kunden, Produktpartners oder Benutzers verknüpfen, wechselst du den Kontakt:

Klicke im Kopf beim Kontakt auf Wechseln (zwei Pfeile). Es öffnet sich Zuordnung wechseln mit dem Hinweis „Suche einen Kontakt aus, von dem Du Daten mit dem Vorgang verknüpfen willst.“ Hat der Vorgang keinen Kontakt, klickst du auf Keine Kontakt vorhanden. Das Fenster heißt dann Zuordnung hinzufügen.
Suche im Feld Suchbegriff eingeben... den Kunden, Produktpartner oder Benutzer und wähle ihn.

Das Fenster wechselt danach in die Ansicht Unverknüpfte Vorgänge und zeigt die Vorgänge dieses Kontakts. Mit Zurück (X) kehrst du zum ursprünglichen Kontakt zurück.

Wählst du denselben Kontakt noch einmal, erscheint „Der ausgewählte Datensatz ist bereits zugeordnet!“ Bestätigst du ohne Kontakt, erscheint „Bitte wähle zuerst einen Datensatz aus um den Vorgang abzuschließen!“

Eine Verknüpfung herstellen

Öffne das Fenster Verknüpfte Vorgänge, siehe Das Fenster Verknüpfte Vorgänge öffnen.
Schalte auf Unverknüpfte Vorgänge um.
Wähle unter Ablageorte den Bereich, zum Beispiel Verträge.
Öffne in der gewünschten Zeile das Drei-Punkte-Menü und wähle Verknüpfung herstellen.

Die Zeile verschwindet aus der Liste, und es erscheint eine Meldung wie „Der Vertrag wurde erfolgreich verknüpft“.

Um mehrere Einträge auf einmal zu verknüpfen, hake unter Unverknüpfte Vorgänge die Zeilen an. Wähle dann in der Aktionsleiste Mit ausgewähltem Vorgang verknüpfen (Kette). Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst?“ mit Ja. Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich verknüpft!“

Versuchst du, den Vorgang mit sich selbst zu verknüpfen, erscheint „Vorgänge können nicht mit sich selbst verknüpft werden.“

Eine Verknüpfung entfernen

Öffne das Fenster Verknüpfte Vorgänge und bleibe in der Ansicht Verknüpfte Vorgänge.
Wähle unter Ablageorte den Bereich.
Öffne in der Zeile das Drei-Punkte-Menü und wähle Verknüpfung entfernen.
Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die Verknüpfung löschen willst?“ mit Ja.

Es erscheint eine Meldung wie „Die Verknüpfung zu dem Kunden wurde erfolgreich entfernt“. Entfernt wird nur die Verknüpfung. Der Eintrag selbst bleibt erhalten und steht danach unter Unverknüpfte Vorgänge.

Um mehrere Verknüpfungen auf einmal zu entfernen, hake unter Verknüpfte Vorgänge die Zeilen an. Wähle dann in der Aktionsleiste Verknüpfungen entfernen. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Verknüpfung entfernen willst?“ mit Ja. Danach erscheint „Die Verknüpfung wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich entfernt!“

Einen verknüpften Eintrag löschen

Wählst du in der Ansicht Verknüpfte Vorgänge im Drei-Punkte-Menü einer Zeile Löschen, fragt ein Fenster, was gelöscht werden soll. Es heißt zum Beispiel Vertrag löschen und bietet zwei Möglichkeiten:

Verknüpfung: Nur die Verknüpfung wird gelöscht, der Eintrag bleibt.
Verknüpfung & Vertrag: Die Verknüpfung und der Eintrag selbst werden gelöscht.

Wähle eine der beiden Möglichkeiten.
Klicke auf Löschen. Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderung.
Bei Verknüpfung & … folgt eine Sicherheitsabfrage. Tippe LÖSCHEN in das Feld ein und bestätige. Kann der Eintrag nicht gelöscht werden, erscheint stattdessen ein Hinweis.

In der Ansicht Unverknüpfte Vorgänge löscht Löschen den Eintrag wie in jeder Liste nach der Sicherheitsabfrage mit LÖSCHEN.

Das Drei-Punkte-Menü im Fenster nutzen

Jede Zeile im Fenster hat ein eigenes Drei-Punkte-Menü. Es enthält neben den Einträgen der jeweiligen Liste diese besonderen Einträge:

Eintrag	Wirkung	Ansicht
Bearbeiten	öffnet den Eintrag, bei einem Ordner den Ordnerinhalt	beide
Verknüpfung herstellen	verknüpft die Zeile mit dem Vorgang, aus dem du das Fenster geöffnet hast	Unverknüpfte Vorgänge
Verknüpfung entfernen	löst nach einer Rückfrage nur die Verknüpfung	Verknüpfte Vorgänge
Löschen	fragt, ob nur die Verknüpfung oder auch der Eintrag gelöscht wird, siehe Einen verknüpften Eintrag löschen	Verknüpfte Vorgänge

Vorgänge öffnen gibt es in den Listen des Fensters nicht. Die übrigen Einträge, zum Beispiel Formular erstellen, Schaden anlegen oder Kopieren, funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen › Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile nutzen.

Häufige Fragen

Sie nennt, mit wie vielen Vorgängen der Eintrag verknüpft ist. Ein Klick auf Vorgänge öffnen öffnet das Fenster Verknüpfte Vorgänge mit genau diesen Einträgen.

Unter Zuletzt verknüpfte Vorgänge... stehen nur die acht Einträge, die zuletzt verknüpft wurden. Wurden danach mehr als acht Dokumente oder andere Einträge verknüpft, fällt die Aktivität dort heraus. Sie bleibt verknüpft. Du findest sie über Alle verknüpften Vorgänge... unter Ablageorte › Aktivitäten.

Nein. Verknüpfung entfernen löst nur die Verbindung. Der Vertrag bleibt erhalten und steht danach unter Unverknüpfte Vorgänge. Den Eintrag selbst löschst du nur, wenn du beim Löschen die Möglichkeit Verknüpfung & … wählst.

Öffne beim Brief das Fenster Verknüpfte Vorgänge, klicke im Kopf beim Kontakt auf Wechseln und wähle den anderen Kunden. Das Fenster zeigt dann die Ansicht Unverknüpfte Vorgänge. Wähle Verträge und im Drei-Punkte-Menü des Vertrags Verknüpfung herstellen.

Weitere Themen

Sammelaktionen: mehrere markierte Einträge eines Kunden über Vorgang verknüpfen auf einmal verknüpfen.
Dokumente und Ordner: Dokumente per Doppelklick verknüpfen und Verknüpfung oder Dokument löschen.
Aktivitäten: der Bereich Verknüpfungen in einer Aktivität.
Serienmanager: Serienbriefe und Serien-E-Mails gleich mit den Verträgen verknüpfen.
Fehlerbehebung: wenn Vorgänge öffnen fehlt oder beim Verknüpfen eine Meldung erscheint.