Telefonate und Notizen
Wie du ein Telefonat mit Telefonrichtung und Nummer festhältst, eine Notiz anlegst, welche Rechte du dafür brauchst und wo die Verknüpfungen eines Telefonats oder einer Notiz stehen.
Ein Telefonat hält fest, in welche Richtung ein Gespräch lief, unter welcher Nummer und was besprochen wurde; eine Notiz ist ein einfacher Vermerk mit Betreff und Text. Beide sind Aktivitäten mit eigenen Listen unter Aktivitäten › Telefonate und Aktivitäten › Notizen.
Was alle Aktivitäten gemeinsam haben – das Aktivitätenfenster, Status, Verantwortlich, die Listen und das Anlegen im Allgemeinen –, steht unter Aktivitäten › Übersicht.
Voraussetzungen
Die Rechte werden im Rollen-Editor vergeben, siehe Benutzerrollen. Sie stehen im Block Kundenverwaltung in der Zeile Aktivitäten hinter dem Pfeil, im Abschnitt Aktivitäten:
- Telefonate: Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt Aktivitäten › Telefonate.
- Aufgaben: Der Menüpunkt Aktivitäten › Notizen hat kein eigenes Recht. Er erscheint, sobald die Rolle das Recht Aufgaben hat, und fehlt ohne dieses Recht.
Welche Telefonate und Notizen du siehst und wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied wählen darfst, legen im Abschnitt Sichtbarkeit die Auswahlen Ansicht, Verantwortlicher und Teammitglied fest.
Telefonate und Notizen in einer Liste finden
Unter Aktivitäten › Telefonate stehen die Telefonate, unter Aktivitäten › Notizen die Notizen. Beide Bereiche haben dieselben Listen:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt, jeweils nach Status
- Markiert
- Entwürfe
- Telefonate beziehungsweise Notizen mit allen Einträgen
- Gelöscht
Ist die Liste Telefonate leer, erscheint Keine Telefonate vorhanden! mit dem Hinweis Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Telefonate hinzufügen. In der Liste Notizen lautet die Meldung Keine Notizen vorhanden! mit Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Notizen hinzufügen.
Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Ein Telefonat festhalten
- Öffne Aktivitäten › Telefonate.
- Klicke auf den Plus-Button Telefonat.
- Trage im Feld Nummer: die Telefonnummer ein, siehe Abschnitt Die Nummer eines Telefonats eintragen.
- Schreibe den Betreff und im Textfeld darunter, was besprochen wurde.
- Wähle in der Gruppe Bearbeitung die Telefonrichtung und bei Bedarf Status und Verantwortlich.
- Klicke auf Anlegen.
Legst du ein Telefonat für einen Kunden an, trägt i-Planner dessen Nummer automatisch ein. Übernommen wird ein Kontaktdatum der Art Telefon oder Mobil, das als Standard markierte zuerst. Vorbelegt wird nur eine Nummer; hat der Kunde kein solches Kontaktdatum, bleibt das Feld leer.
Trägst du eine andere Person als Verantwortlich ein, bekommt sie eine E-Mail über das neue Telefonat, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.
Das Fenster und die übrigen Bedienelemente erklärt Aktivitäten › Übersicht.
Die Nummer eines Telefonats eintragen
Das Feld Nummer: steht im Telefonat über dem Betreff und kann mehrere Nummern aufnehmen. Jede Nummer erscheint als eigene Marke.
- Nummer aus den Kontakten wählen: Tippe in das Feld. Passende Kontakte erscheinen mit Name und Nummer zur Auswahl.
- Nummer frei eingeben: Tippe die Nummer und drücke Enter oder verlasse das Feld. Die Nummer wird als Marke übernommen.
- Nummer entfernen: Klicke auf das x an der Marke. Im leeren Eingabefeld entfernt die Rücktaste die letzte Nummer.
- Anrufen: Klicke auf die Nummer. Dein Gerät öffnet die Anwendung, die bei ihm für Telefonnummern eingestellt ist, zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. i-Planner selbst stellt keine Verbindung her.
Die Felder eines Telefonats oder einer Notiz
| Gruppe | Feld | Inhalt |
|---|---|---|
| Kopf | Nummer: | nur im Telefonat; eine oder mehrere Telefonnummern |
| Kopf | Betreff | kurze Überschrift |
| Kopf | Textfeld | Gesprächsinhalt oder Vermerk |
| Bearbeitung | Typ | Art der Aktivität, zum Beispiel Telefonat oder Notiz |
| Bearbeitung | Telefonrichtung | nur im Telefonat: --- (Vorgabe), Eingehend oder Ausgehend; kein Pflichtfeld |
| Bearbeitung | Status | Offen (Vorgabe), In Bearbeitung, Wartend oder Erledigt |
| Bearbeitung | Verantwortlich | Benutzer, Suche über Suchen... |
| Zeitraum | Start | beim Anlegen der aktuelle Zeitpunkt |
| Zeitraum | Ende | Vorgabe beim Anlegen: im Telefonat eine Stunde nach Start, in der Notiz einen Tag nach Start |
Ein eigenes Feld für die Gesprächsdauer gibt es nicht. Willst du die Dauer festhalten, setze Start und Ende auf Beginn und Ende des Gesprächs. Notizen haben außer Betreff und Text nur die Felder Typ, Status, Verantwortlich, Start und Ende.
Eine Notiz anlegen
- Öffne Aktivitäten › Notizen.
- Klicke auf den Plus-Button Notiz.
- Schreibe den Betreff und den Text.
- Setze bei Bedarf Status, Verantwortlich und in der Gruppe Zeitraum Start und Ende.
- Klicke auf Anlegen.
Trägst du eine andere Person als Verantwortlich ein, bekommt sie eine E-Mail über die neue Notiz, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.
Siehst du den Menüpunkt Notizen nicht, fehlt deiner Benutzerrolle das Recht Aufgaben, siehe Abschnitt Voraussetzungen.
Den Bereich Verknüpfungen nutzen
Telefonate und Notizen haben wie jede angelegte Aktivität außer einer Meldung im Aktivitätenfenster den Bereich Verknüpfungen. Er ist kein Notizfeld, sondern zeigt die Datensätze und Dokumente, die mit dem Vorgang verbunden sind, zum Beispiel einen Vertrag oder ein hochgeladenes Dokument. Über das Plus Hinzufügen verbindest du weitere Datensätze.
Wie der Bereich funktioniert und welche Einträge das Menü an einer Verknüpfung bietet, steht in Aktivitäten › Übersicht, Abschnitt Verknüpfungen einer Aktivität nutzen.
Häufige Fragen
Warum sehe ich den Menüpunkt Notizen nicht?
Notizen haben kein eigenes Recht. Der Menüpunkt Aktivitäten › Notizen erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle im Block Kundenverwaltung, Zeile Aktivitäten, das Recht Aufgaben hat. Eingeschaltet wird es unter Benutzerrollen.
Warum sehe ich den Menüpunkt Telefonate nicht?
Deiner Benutzerrolle fehlt im Block Kundenverwaltung, Zeile Aktivitäten, das Recht Telefonate. Eingeschaltet wird es unter Benutzerrollen.
Wie trage ich ein, ob ich angerufen wurde oder selbst angerufen habe?
Wähle im Telefonat in der Gruppe Bearbeitung das Feld Telefonrichtung: Eingehend für einen Anruf, den du bekommen hast, Ausgehend für einen Anruf, den du geführt hast.
Kann ich direkt aus i-Planner anrufen?
Nicht über i-Planner selbst. Ein Klick auf die Nummer im Feld Nummer: öffnet die Anwendung, die auf deinem Gerät für Telefonnummern eingestellt ist, zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. Den Anruf führst du dort.
Warum ist im Telefonat keine Nummer eingetragen?
i-Planner übernimmt beim Anlegen nur ein Kontaktdatum der Art Telefon oder Mobil des Kunden. Hat der Kunde keines, oder legst du das Telefonat ohne Kunden an, bleibt Nummer: leer. Tippe die Nummer dann selbst ein und drücke Enter.
Wo trage ich die Dauer eines Gesprächs ein?
Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht. Setze in der Gruppe Zeitraum Start auf den Gesprächsbeginn und Ende auf das Gesprächsende.
Ist der Bereich Verknüpfungen eine Aktennotiz?
Nein. Verknüpfungen zeigt nur, welche Datensätze und Dokumente mit dem Vorgang verbunden sind. Einen Vermerk schreibst du in den Text einer Notiz oder eines Telefonats.
Ich habe eine E-Mail über ein neues Telefonat bekommen. Was bedeutet das?
Jemand hat ein Telefonat angelegt und dich als Verantwortlich eingetragen. Die E-Mail kommt, weil bei dir die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist. Für Notizen gibt es dieselbe E-Mail.