Telefonate und Notizen

Wie du ein Telefonat mit Telefonrichtung und Nummer festhältst, eine Notiz anlegst, welche Rechte du dafür brauchst und wo die Verknüpfungen eines Telefonats oder einer Notiz stehen.

Ein Telefonat hält fest, in welche Richtung ein Gespräch lief, unter welcher Nummer und was besprochen wurde. Eine Notiz ist ein einfacher Vermerk mit Betreff und Text. Beide sind Aktivitäten mit eigenen Listen unter Aktivitäten › Telefonate und Aktivitäten › Notizen.

Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, steht unter Aktivitäten › Übersicht: das Aktivitätenfenster, Status, Verantwortlich, die Listen und das Anlegen im Allgemeinen.

Kurz erklärt

Telefonat und Notiz haben beide Betreff, Text, Status, Verantwortlich, Start und Ende. Das Telefonat hat zusätzlich die Felder Nummer: und Telefonrichtung. Ein Klick auf eine Nummer öffnet die Telefon-Anwendung deines Geräts. i-Planner selbst stellt keine Verbindung her. Notizen haben kein eigenes Recht, sie hängen am Recht Aufgaben.

Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Telefonate und Aktivitäten › Notizen:

Ein Kunde hat angerufen: Ein Telefonat festhalten.
Du willst eine andere Nummer eintragen oder zurückrufen: Die Nummer eines Telefonats eintragen.
Du willst etwas zu einem Kunden festhalten: Eine Notiz anlegen.
Das Gespräch gehört zu einem Vertrag oder Dokument: Den Bereich Verknüpfungen nutzen.

Voraussetzungen

Die Rechte werden im Rollen-Editor vergeben, siehe Benutzerrollen. Es sind Schalter im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten im Abschnitt Aktivitäten:

Ohne den Schalter Telefonate fehlt der Menüpunkt Aktivitäten › Telefonate.
Der Menüpunkt Aktivitäten › Notizen hat keinen eigenen Schalter. Er erscheint, sobald die Rolle den Schalter Aufgaben hat, und fehlt ohne ihn.

Welche Telefonate und Notizen du siehst und wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied wählen darfst, legen die Auswahlen Ansicht, Verantwortlicher und Teammitglied fest. Sie stehen im Abschnitt Sichtbarkeit.

Telefonate und Notizen in einer Liste finden

Unter Aktivitäten › Telefonate stehen die Telefonate, unter Aktivitäten › Notizen die Notizen. Beide Bereiche haben dieselben Listen:

Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
Neu hinzugekommen
Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt, jeweils nach Status
Markiert
Entwürfe
Telefonate oder Notizen mit allen Einträgen
Gelöscht

Ist die Liste Telefonate leer, erscheint „Keine Telefonate vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Telefonate hinzufügen.“ In der Liste Notizen lautet die Meldung „Keine Notizen vorhanden!“, der Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Notizen hinzufügen.“

Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.

Ein Telefonat festhalten

Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen, zeige auf Aktivitäten und klicke auf Telefonat. Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › Telefonate mit der Schaltfläche Telefonat hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stelle dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf Telefonat.
Das Fenster Neues - Telefonat öffnet sich.
Trage im Feld Nummer: die Telefonnummer ein, siehe Die Nummer eines Telefonats eintragen.
Schreibe den Betreff und im Textfeld darunter, was besprochen wurde.
Wähle in der Gruppe Bearbeitung die Telefonrichtung und bei Bedarf Status und Verantwortlich.
Klicke auf Anlegen.

Legst du ein Telefonat für einen Kunden an, zum Beispiel über Aktivität erstellen in seiner Karteikarte, trägt i-Planner dessen Nummer automatisch ein. Übernommen wird ein Kontaktdatum der Art Telefon oder Mobil, das als Standard markierte zuerst. Vorbelegt wird nur eine Nummer. Das Feld bleibt leer, wenn der Kunde kein solches Kontaktdatum hat oder wenn das Fenster als Aufgabe beginnt, deren Typ du erst danach auf Telefonat stellst.

Trägst du eine andere Person als Verantwortlich ein, bekommt sie eine E-Mail über das neue Telefonat, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.

Das Fenster und die übrigen Bedienelemente erklärt Aktivitäten › Übersicht.

Die Nummer eines Telefonats eintragen

Das Feld Nummer: steht im Telefonat über dem Betreff und kann mehrere Nummern aufnehmen. Jede Nummer erscheint als eigene Marke.

Eine Nummer aus den Kontakten wählst du, indem du in das Feld tippst. Passende Kontakte erscheinen dann mit Name und Nummer zur Auswahl.
Eine Nummer gibst du frei ein, indem du sie tippst und Enter drückst oder das Feld verlässt. i-Planner übernimmt sie als Marke.
Eine Nummer entfernst du mit einem Klick auf das x an der Marke. Im leeren Eingabefeld entfernt die Rücktaste die letzte Nummer.
Zum Anrufen klickst du auf die Nummer. Dein Gerät öffnet dann die Anwendung, die bei ihm für Telefonnummern eingestellt ist, zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. i-Planner selbst stellt keine Verbindung her.

Die Felder eines Telefonats oder einer Notiz

Gruppe	Feld	Inhalt
Kopf	Nummer:	nur im Telefonat, eine oder mehrere Telefonnummern
Kopf	Betreff	kurze Überschrift
Kopf	Textfeld	Gesprächsinhalt oder Vermerk
Bearbeitung	Typ	Art der Aktivität, zum Beispiel Telefonat oder Notiz
Bearbeitung	Telefonrichtung	nur im Telefonat: --- (Vorgabe), Eingehend oder Ausgehend. Kein Pflichtfeld
Bearbeitung	Status	Offen (Vorgabe), In Bearbeitung, Wartend oder Erledigt
Bearbeitung	Verantwortlich	Benutzer, Suche über Suchen...
Zeitraum	Start	beim Anlegen der aktuelle Zeitpunkt
Zeitraum	Ende	Vorgabe beim Anlegen: im Telefonat eine Stunde nach Start, in der Notiz einen Tag nach Start

Ein eigenes Feld für die Gesprächsdauer gibt es nicht. Willst du die Dauer festhalten, setze Start und Ende auf Beginn und Ende des Gesprächs. Notizen haben außer Betreff und Text nur die Felder Typ, Status, Verantwortlich, Start und Ende.

Eine Notiz anlegen

Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen, zeige auf Aktivitäten und klicke auf Notiz. Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › Notizen mit der Schaltfläche Notiz hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stelle dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf Notiz.
Das Fenster Neue - Notiz öffnet sich.
Schreibe den Betreff und den Text.
Setze bei Bedarf Status, Verantwortlich und in der Gruppe Zeitraum Start und Ende.
Klicke auf Anlegen.

Trägst du eine andere Person als Verantwortlich ein, bekommt sie eine E-Mail über die neue Notiz, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.

Siehst du den Menüpunkt Notizen nicht, fehlt deiner Benutzerrolle der Schalter Aufgaben, siehe Voraussetzungen.

Den Bereich Verknüpfungen nutzen

Wie jede angelegte Aktivität außer einer Meldung haben Telefonate und Notizen im Aktivitätenfenster den Bereich Verknüpfungen. Der Bereich ist kein Notizfeld. Er zeigt die Datensätze und Dokumente, die mit dem Vorgang verbunden sind, zum Beispiel einen Vertrag oder ein hochgeladenes Dokument. Über das Plus Hinzufügen verbindest du weitere Datensätze. Einen Vermerk schreibst du in den Text einer Notiz oder eines Telefonats.

Wie der Bereich funktioniert und welche Einträge das Menü an einer Verknüpfung bietet, steht in Aktivitäten › Übersicht › Verknüpfungen einer Aktivität nutzen.

Häufige Fragen

Stelle im Telefonat in der Gruppe Bearbeitung das Feld Telefonrichtung ein. Eingehend steht für einen Anruf, den du bekommen hast, Ausgehend für einen Anruf, den du geführt hast.

Nicht über i-Planner selbst. Ein Klick auf die Nummer im Feld Nummer: öffnet die Anwendung, die auf deinem Gerät für Telefonnummern eingestellt ist. Das ist zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. Den Anruf führst du dort.

Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht. Setze in der Gruppe Zeitraum Start auf den Gesprächsbeginn und Ende auf das Gesprächsende.

Jemand hat ein Telefonat angelegt und dich als Verantwortlich eingetragen. Die E-Mail kommt, weil bei dir die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist. Für Notizen gibt es dieselbe E-Mail.

Weitere Themen

Aktivitäten › Übersicht: Aktivitätenfenster, Status und Verknüpfungen aller Aktivitäten.
Listenaktionen: zu einem Telefonat direkt eine Aufgabe anlegen.
Aufgaben: der Schalter Aufgaben gibt auch die Notizen frei.
Fehlerbehebung: wenn ein Menüpunkt fehlt oder im Telefonat keine Nummer steht.