Eigene Listen
Wie du eigene Listen mit Filtern, Spalten, Limitierung und Freischaltung anlegst, bearbeitest, kopierst, sortierst, löschst und eine Suche als Liste speicherst.
Mit eigenen Listen hältst du Auswahlen fest, die du immer wieder brauchst, zum Beispiel alle Kunden aus einem bestimmten Ort. Du legst Filter, sichtbare Spalten und die Freischaltung fest und findest die Liste danach im Listen-Menü unter Meine Listen.
Kurz erklärt
Eine eigene Liste ist eine gespeicherte Auswahl mit Name, Bedingungen und sichtbaren Spalten. Du legst sie im Fenster Filter an, mit einer Vorlage oder eigenen Bedingungen. Über die Freischaltung bestimmst du, ob nur du und ausgewählte Teilnehmer, dein Team oder alle Benutzer sie sehen.
Typische Aufgaben:
- Du brauchst eine Auswahl immer wieder, zum Beispiel alle Kunden aus einem Ort: Eine neue Liste anlegen.
- Du willst nicht mit leeren Bedingungen anfangen: Vorlagen für Kunden und Verträge.
- Mehrere Bedingungen sollen zusammen oder wahlweise gelten: Filter festlegen.
- Kolleginnen und Kollegen sollen deine Liste auch sehen: Limitierung und Freischaltung einstellen.
- Eine Suche aus der Suchzeile soll erhalten bleiben: Suche als Liste speichern.
Voraussetzungen
- Das Plus Neue Liste gibt es nur in Bereichen, in denen eigene Listen angelegt werden dürfen.
- Name, Limitierung und Freischaltung stellst du nur bei eigenen Listen ein. Bei den vorgegebenen Listen, zum Beispiel Zuletzt angesehen, fehlen sie im Fenster Filter, ebenso Anzeige. Je nach Liste bleiben dort Bedingungen und Spalten.
Eine neue Liste anlegen
- Öffne den Bereich, zum Beispiel Kontakte › Kunden.
- Klicke auf das Plus Neue Liste am Ende des Listen-Menüs. i-Planner legt die Liste sofort an und öffnet sie, und das Fenster Filter erscheint. Solange sie keinen Namen hat, heißt sie im Listen-Menü Neue Liste....
- Gib unter Name einen Namen ein.
- Wähle optional unter Vorlage eine Vorlage. Sie übernimmt Name und Filter, die Spalten bleiben unverändert. Wählst du wieder ---, kommen der vorherige Name und Filter zurück. Solange keine Vorlage gewählt ist, trennt ein Oder das Feld Vorlage von den Filterbereichen. Du startest also entweder mit einer Vorlage oder mit eigenen Bedingungen. Welche Vorlagen es gibt, steht unter Vorlagen für Kunden und Verträge.
- Lege Bedingungen fest, siehe Filter festlegen.
- Wähle die Spalten, siehe Spalten auswählen.
- Stelle Limitierung und Freischaltung ein, siehe Limitierung und Freischaltung einstellen.
- Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“, und die Liste lädt mit den neuen Einstellungen. Das Fenster Filter bleibt dabei offen.
- Schließe das Fenster über Abbrechen. Die gespeicherten Einstellungen bleiben erhalten.
Fehlt der Name, erscheint „Bitte gebe mindestens einen Namen für die Liste ein!“ Nach OK steht der Cursor im Feld Name.
Vorlagen für Kunden und Verträge
Das Auswahlfeld Vorlage erscheint nur in Bereichen, für die es Vorlagen gibt. Eine Vorlage übernimmt Name und Filter der Liste, nicht die Spalten. Anschließend passt du die Bedingungen nach Bedarf an.
In Kontakte › Kunden stehen zum Beispiel diese Vorlagen zur Wahl:
- Alle meine Kunden
- Alle Firmenkunden, Alle Interessenten, Alle Empfehlungen, Alle Kunden, die Empfehlungen haben
- Alle Kunden aus Musterstadt
- Alle Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung, Alle Kunden ohne Immobilie, aber mit Wohneigentumwunsch
- Alle Kunden, die heute Geburtstag haben, Alle Kunden, die diese Woche Geburtstag haben, Alle Kunden, die diesen Monat Geburtstag haben
In Kontakte › Verträge gibt es zum Beispiel:
- Angebote, Anträge, Anträge aus dem letzten Quartal
- Ablaufende Verträge im nächsten Monat, Verträge innerhalb der Kündigungsfrist, Verträge mit automatischer Verlängerung, Zinsbindungsablauf in den nächsten vier Wochen
- Laufende Verträge im Fremdbestand, Alle im Serviceportal sichtbaren Verträge
Schritt-für-Schritt-Beispiele mit diesen Vorlagen stehen unter Beispiel-Listen.
Filter festlegen
Im Fenster Filter gibt es zwei Bereiche für Bedingungen:
| Bereich | Wirkung |
|---|---|
| FILTER (UND) | Alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. |
| FILTER (ODER) | Beliebige der Bedingungen können erfüllt sein. |
So fügst du eine Bedingung hinzu:
- Klicke im gewünschten Bereich auf das Plus. Eine neue Filterzeile erscheint.
- Wähle das Feld, zum Beispiel den Ort.
- Wähle die Bedingung und trage den Wert ein. Bei manchen Bedingungen gibt es kein Wertfeld.
Die Felder tragen ein Präfix, das zeigt, woher sie stammen, zum Beispiel Kunde - Geburtsdatum oder Vertrag - Sparte. Welche Bedingungen es gibt, hängt von der Art des Feldes ab:
| Feldart | Bedingungen, zum Beispiel |
|---|---|
| Auswahlfeld, zum Beispiel Kunde - Kontaktart | enthält, enthält nicht |
| Datum mit festem Wert | ist gleich, ist nicht gleich, ist kleiner, ist größer, ist kleiner gleich, ist größer gleich (mit Datumsfeld) |
| Datum mit Zeitraum | ist heute, ist morgen, ist gestern, ist in der aktuellen Woche, ist im aktuellen Monat, ist im nächsten Monat, ist im letzten Quartal, ist in den nächsten 7 Tagen, ist in den nächsten 14 Tagen, ist größer gleich heute, ist kleiner gleich heute und weitere (ohne Wertfeld) |
Die Zeitraum-Bedingungen passen sich jeden Tag an. Dadurch bleibt die Liste aktuell. Beim Geburtsdatum vergleichen sie nur Tag und Monat, das Geburtsjahr spielt keine Rolle. Reicht ein Zeitraum dabei über den Jahreswechsel, etwa ist in den nächsten 14 Tagen Ende Dezember, findet die Bedingung keine Geburtstage. Mehr dazu unter Beispiel-Listen › Eine Geburtstagsliste anlegen.
Das X am Ende einer Zeile (Kriterium entfernen) löscht die Bedingung. Wechselst du in einer Zeile das Feld, springt die Bedingung auf die erste mögliche zurück und der Wert auf den Standard. Prüfe danach beides.
In manchen Listen gibt es zusätzlich den Bereich Beziehungen mit Kontrollkästchen. Ein Häkchen an einem übergeordneten Eintrag setzt auch alle Untereinträge.
Die Änderungen wirken erst, wenn du im Fenster auf Speichern klickst.
Spalten auswählen
Welche Spalten die Tabelle zeigt, legst du im Fenster Filter fest:
- Markiere in Unsichtbare Spalten eine oder mehrere Spalten per Klick. Das Suchfeld Suchen... über der Liste hilft, eine Spalte schnell zu finden.
- Klicke auf den Pfeil nach rechts (Sichtbar machen). Die Spalten wandern zu Sichtbare Spalten.
- Umgekehrt nimmst du Spalten mit dem Pfeil nach links (Unsichtbar machen) aus der Tabelle.
- Klicke auf Speichern. Das Fenster bleibt offen. Schließe es danach über Abbrechen.
Am Desktop ziehst du Spalten auch direkt von einer Seite auf die andere. Klickst du einen Pfeil, ohne vorher eine Spalte markiert zu haben, erscheint „Es muss mindestens ein Spalte ausgewählt werden!“
Das Suchfeld über Sichtbare Spalten braucht Vorsicht:
- Sichtbar bleiben nach dem Speichern genau die Spalten, die die Liste Sichtbare Spalten in diesem Moment zeigt. Steht dort ein Suchbegriff, sind das nur die Treffer. Leere das Suchfeld deshalb vorher.
- Spalten, die du mit einem Pfeil nach Sichtbare Spalten verschoben hast, fehlen danach in dieser Suche. Auch nach dem Leeren des Suchfelds stehen sie nicht mehr in der Liste. Ist das passiert, schließe das Fenster mit Abbrechen und beginne neu. Suche in Sichtbare Spalten deshalb nur, bevor du Spalten verschiebst.
Die Suchzeile der Liste bietet ein Suchfeld je Spalte der Tabelle. Wie du Breite und Reihenfolge der Spalten direkt in der Tabelle änderst, steht unter Listen.
Limitierung und Freischaltung einstellen
Bei eigenen Listen gibt es im Fenster Filter zwei weitere Einstellungen:
- Limitierung legt fest, welcher Ausschnitt der Treffer angezeigt wird.
- Freischaltung legt fest, wer die Liste sieht.
i-Planner lädt je Liste standardmäßig bis zu 5.000 Einträge. Unter Limitierung wählst du, welcher Ausschnitt der Treffer das ist: 0 - 5.000, 5.000 - 10.000, 10.000 - 15.000, 15.000 - 20.000, 20.000 - 25.000 oder 25.000 - 30.000. Hat eine Liste mehr als 5.000 Treffer, zeigt 5.000 - 10.000 zum Beispiel die nächsten 5.000.
Unter Freischaltung gibt es diese Optionen:
| Option | Wer die Liste sieht |
|---|---|
| Öffentlich | Alle Benutzer im System haben Zugriff auf die Liste. |
| Team | Nur ich und mein Team haben Zugriff auf die Liste. |
| Privat | Nur ich und ausgewählte Teilnehmer haben Zugriff auf die Liste. Die Teilnehmer wählst du im Feld + Teilnehmer hinzufügen.... |
Öffentlich erscheint nur, wenn das Auswahlfeld Welche Benutzer auf Daten von allen Benutzern steht. Du findest es in deiner Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer, siehe Benutzerrollen.
In manchen Listen gibt es außerdem Anzeige. Sie bestimmt, bei welchen Datensätzen die Liste erscheint. Bei Kunden sind das zum Beispiel Bei allen Kunden, Bei ausgewählten Kunden (mit dem Feld + Kunden hinzufügen...) oder Nur bei diesem Kunden.
Listen, die andere für dich freigegeben haben, findest du im Listen-Menü unter Für mich freigegeben.
Eine bestehende Liste bearbeiten
Zwei Wege führen in das Fenster Filter einer Liste:
- Öffne die Liste und klicke in der Werkzeugleiste auf Einstellungen (Zahnrad).
- Klicke im Listen-Menü auf die drei Punkte neben der Liste (Liste bearbeiten) und wähle Bearbeiten.
Ändere Name, Filter, Spalten oder Freischaltung und klicke auf Speichern. Die Liste lädt mit den neuen Einstellungen, das Fenster bleibt offen. Schließe es über Abbrechen. Gespeichertes bleibt erhalten, noch nicht gespeicherte Änderungen verwirft Abbrechen.
Im selben Menü der drei Punkte stehen außerdem Kopieren, Im neuen Fenster öffnen und Löschen. Kopieren und Löschen erscheinen nur, wenn die Liste das zulässt. Die drei Punkte selbst gibt es nur bei Listen, die sich bearbeiten lassen.
Eine Liste kopieren
- Klicke im Listen-Menü auf die drei Punkte neben der Liste (Liste bearbeiten).
- Wähle Kopieren.
Es erscheint „Die Liste wurde erfolgreich kopiert!“, und die Kopie öffnet sich. Sie heißt wie das Original mit dem Zusatz „Kopie“ und übernimmt Filter und Spalten. Die Freischaltung des Originals übernimmt sie nicht. Stelle sie über Bearbeiten neu ein.
Eine Liste löschen
- Klicke im Listen-Menü auf die drei Punkte neben der Liste (Liste bearbeiten).
- Wähle Löschen.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du diese Liste löschen willst?“ mit Ja.
Es erscheint „Die Liste wurde erfolgreich gelöscht!“, und eine andere Liste des Listen-Menüs öffnet sich. Die vorgegebenen Listen lassen sich nicht löschen.
Die Reihenfolge der Listen ändern
Ziehe eine Liste im Listen-Menü mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle und lass sie dort los. Listen, die sich nicht verschieben lassen, bleiben an ihrem Platz.
Suche als Liste speichern
Eine Suche aus der Suchzeile machst du mit wenigen Klicks zur eigenen Liste:
- Öffne die Suchzeile über Suchen (Lupe) in der Werkzeugleiste und trage deine Suchwerte ein.
- Klicke auf die Punkte in der Schaltfläche Suchen und wähle Suche als Liste speichern....
- Gib im Fenster Liste unter Name einen Namen ein.
- Klicke auf Speichern.
Es erscheint „Deine Suche wurde erfolgreich als Liste gespeichert!“ Ohne Namen erscheint „Bitte vergebe noch einen Namen für die Liste!“
Den Menüpunkt gibt es nur, wenn du ein Suchfeld geändert hast und die Liste das Speichern der Suche erlaubt. Wie die Suchzeile funktioniert, steht unter Listen.
Häufige Fragen
Unter FILTER (UND) müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Eintrag in der Liste erscheint. Unter FILTER (ODER) reicht es, wenn beliebige der Bedingungen erfüllt sind.
Das legst du bei einer eigenen Liste im Fenster Filter unter Freischaltung fest. Eine Kopie übernimmt die Freischaltung des Originals nicht. Prüfe sie deshalb nach dem Kopieren.
Weitere Themen
- Beispiel-Listen: häufige Listen Schritt für Schritt, etwa Geburtstage oder Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung.
- Listen: Listen-Menü, Werkzeugleiste, Suchzeile und Spalten der Tabelle.
- Fehlerbehebung: wenn das Plus fehlt, eine Meldung erscheint oder eine Liste sich nicht löschen lässt.
- Benutzerrollen: die Sicht Daten von allen Benutzern, ohne die es Öffentlich nicht gibt.