Ansprechpartner und Portale
Wie du Ansprechpartner und Portale zu einem Produktpartner anlegst, welche Felder es gibt, wie du sie einem anderen Produktpartner zuordnest und welche Rechte du dafür brauchst.
Zu jedem Produktpartner hältst du die Kontaktpersonen bei der Gesellschaft als Ansprechpartner fest. Ihre Anbieterportale mit Internetadresse und Zugangsdaten legst du als Portale ab. Beide findest du als eigene Menüpunkte unter Produktpartner und als Reiter auf der Karteikarte des Produktpartners.
Kurz erklärt
Ein Ansprechpartner ist eine Kontaktperson bei einer Gesellschaft, mit Grunddaten, Anschrift und Kontaktdaten. Ein Portal speichert die Internetadresse eines Anbieterportals und die Zugangsdaten dazu. Beide hängen an einem Produktpartner. Die Rechte stellst du für Ansprechpartner und Portale getrennt ein.
Typische Aufgaben:
- Du hast eine neue Kontaktperson bei einer Gesellschaft: Einen Ansprechpartner anlegen.
- Du willst die Zugangsdaten zum Maklerportal einer Gesellschaft ablegen: Ein Portal anlegen.
- Nicht jeder soll die Zugangsdaten der Portale sehen: Unter Voraussetzungen steht das Sichtrecht für Portale.
- Ein Ansprechpartner oder Portal hängt an der falschen Gesellschaft: Einträge einem anderen Produktpartner zuordnen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein, im Block Kundenverwaltung in der Zeile Produktpartner. Hinter dem Pfeil gibt es je einen Abschnitt Ansprechpartner und Portale mit diesen Rechten:
- Sichtrecht: zeigt je nach Abschnitt den Menüpunkt Produktpartner › Ansprechpartner oder Produktpartner › Portale und den gleichnamigen Reiter auf der Karteikarte.
- Mit Bearbeitung: erscheint erst, wenn Sichtrecht an ist. Damit legst du Einträge an, änderst und löschst sie. Einen eigenen Löschen-Schalter gibt es für Ansprechpartner und Portale nicht.
- Auswahl der Teammitglieder: erscheint erst, wenn Mit Bearbeitung an ist. Die Werte sind Alle Benutzer, Sich selbst und Team und Nur sich selbst.
Schaltest du Sichtrecht ab, geht auch Mit Bearbeitung aus. Schaltest du Mit Bearbeitung ab, wird die Teamauswahl zurückgesetzt. Ohne Mit Bearbeitung öffnen sich Ansprechpartner und Portale nur zum Lesen.
Die Bereiche Team und Verlauf im Fenster gibt es nur mit dem Schalter Neuigkeiten im Abschnitt Produktpartner. Den Bereich Bemerkungen gibt es nur mit Mit Bearbeitung. Bei Portalen schreibst du Bemerkungen nur, wenn deine Rolle zusätzlich Neuigkeiten hat. Das Team änderst du dort nur mit Mit Bearbeitung im Abschnitt Portale. Für die Rolle Inhaber sind alle diese Rechte fest eingeschaltet.
Ansprechpartner und Portale finden
Du hast zwei Wege:
- Über das Menü Produktpartner › Ansprechpartner oder Produktpartner › Portale siehst du die Einträge aller Produktpartner.
- Auf der Karteikarte eines Produktpartners zeigen die Reiter Ansprechpartner und Portale nur die Einträge dieses Produktpartners.
In Produktpartner › Ansprechpartner und Produktpartner › Portale stehen links unter der Überschrift Listen diese Listen:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen und Noch zu erledigen
- Markiert, Entwürfe und Gelöscht
Neu hinzugekommen, Noch zu erledigen, Markiert und Entwürfe erscheinen nur, solange sie Einträge haben.
Im geöffneten Reiter Ansprechpartner oder Portale der Karteikarte stehen links seine Listen, zum Beispiel Übersicht mit allen Einträgen dieser Gesellschaft. Noch zu erledigen, Markiert, Entwürfe und Gelöscht erscheinen dort nur, wenn sie Einträge haben.
Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Ansprechpartner vorhanden!“ oder „Keine Portale vorhanden!“ Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile und die Sammelaktionen beschreibt Listenaktionen. Dazu gehören etwa Kopieren, Vorgang verknüpfen oder bei Ansprechpartnern Spalteninhalt bearbeiten. Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen. Die Karteikarte selbst beschreibt Karteikarte.
Einen Ansprechpartner anlegen
- Öffne Produktpartner › Ansprechpartner, fahre mit der Maus auf den runden Plus-Button unten rechts und klicke auf Ansprechpartner hinzufügen. Alternativ öffnest du auf der Karteikarte des Produktpartners den Reiter Ansprechpartner und legst ihn dort ebenso an.
- Das Fenster öffnet sich gleich als Entwurf. Kommst du von der Karteikarte, ist der Produktpartner schon zugeordnet. Sonst steht oben „Kein Produktpartner vorhanden“. Klicke dann auf Jetzt zuweisen... und wähle im Feld Suchen... den Produktpartner.
- Fülle die Felder aus, siehe Felder eines Ansprechpartners.
- Klicke auf Anlegen.
Schließt du das Fenster vorher, erscheint „Dieser Ansprechpartner wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert!“ i-Planner bietet dir dann an, ihn als Entwurf zu speichern. Entwürfe findest du in der Liste Entwürfe. Wie das Anlegen allgemein funktioniert, steht unter Datensatz anlegen.
Felder eines Ansprechpartners
Ein Ansprechpartner hat drei Gruppen.
- Grunddaten: Anrede, Titel, Briefanrede, Vorname, Name, Bereich und Position. Anrede bietet Frau, Herr, Firma oder Familie und ist mit Frau vorbelegt. Titel, Vorname und Name bilden die Überschrift des Fensters.
- Anschrift: Strasse, PLZ und Ort.
- Kontaktdaten: Telefon, Fax, Mobil und E-Mail.
Bereich und Position sind freie Textfelder, zum Beispiel „Maklerbetreuung“ und „Bezirksdirektor“.
Die Felder von Ansprechpartnern und Portalen passt du im Feld Editor an. Du erreichst ihn über die drei Punkte im Kopf des Fensters und Felder bearbeiten. Dafür brauchst du das Recht Feld Editor, siehe Felder.
Ein Portal anlegen
Ein Portal speichert die Internetadresse eines Anbieterportals und die Zugangsdaten dazu, zum Beispiel für das Maklerportal einer Gesellschaft.
- Öffne Produktpartner › Portale, fahre mit der Maus auf den runden Plus-Button unten rechts und klicke auf Portal hinzufügen. Alternativ legst du es auf der Karteikarte des Produktpartners im Reiter Portale ebenso an.
- Ist noch kein Produktpartner zugeordnet, klicke unter „Kein Produktpartner vorhanden“ auf Jetzt zuweisen... und wähle ihn im Feld Suchen....
- Fülle die Felder aus, siehe Felder eines Portals.
- Klicke auf Anlegen.
Schließt du das Fenster vorher, erscheint „Dieses Portal wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert!“ i-Planner bietet dir dann an, es als Entwurf zu speichern.
Felder eines Portals
- Grunddaten: Art kennzeichnet mit Vertrieb (Vorgabe) oder Intern, ob das Portal für den Vertrieb oder intern gedacht ist. Name ist die Überschrift des Portal-Fensters. URL ist die Internetadresse des Portals, zum Beispiel „https://makler.beispiel-versicherung.de“.
- Zugangsdaten: User ist der Benutzername, Zusatz eine zusätzliche Anmeldeangabe, zum Beispiel eine Vermittlernummer, und Passwort das Kennwort.
Einträge einem anderen Produktpartner zuordnen
Hängt ein Ansprechpartner oder Portal an der falschen Gesellschaft, markierst du ihn in der Liste und wählst die Sammelaktion Produktpartner zuweisen (Gebäude). Im Feld Produktpartner suchen... wählst du die richtige Gesellschaft und klickst auf Wechseln. Das geht für mehrere Einträge auf einmal und braucht Mit Bearbeitung im Abschnitt Ansprechpartner oder Portale. Die Schritte im Einzelnen stehen unter Listenaktionen.
Häufige Fragen
Im Drei-Punkte-Menü der Zeile mit Löschen, für mehrere Einträge mit der Sammelaktion Löschen, siehe Listenaktionen. Dafür brauchst du Mit Bearbeitung im Abschnitt Ansprechpartner oder Portale. Für Endgültig löschen brauchst du zusätzlich in der Zeile Produktpartner das Recht Endgültig löschen.
Markiere sie, wähle Spalteninhalt bearbeiten (Stift) und dort die Spalte Ansprechpartner - Bereich. Das geht nur bei Ansprechpartnern, nicht bei Portalen, siehe Mehrere Ansprechpartner auf einmal ändern.
Weitere Themen
- Gesellschaften: die Produktpartner, an denen Ansprechpartner und Portale hängen.
- Listenaktionen: Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen, zum Beispiel Produktpartner zuweisen und Kopieren.
- Felder: die Felder von Ansprechpartnern und Portalen im Feld Editor anpassen.
- Fehlerbehebung: wenn Menüpunkte fehlen, sich Einträge nicht ändern lassen oder „Kein Produktpartner vorhanden“ erscheint.