Mehrfachauswahl und Export
Wie du mehrere Einträge einer Liste markierst, die Aktionsleiste für Sammelaktionen nutzt, mehrere Einträge löschst, den Serienmanager für Serienbriefe und Serien-E-Mails mit bis zu 250 Einträgen startest und Listen als Excel exportierst.
Markierst du mehrere Zeilen einer Liste, bearbeitest du alle diese Einträge mit einer Sammelaktion auf einmal. So wechselst du zum Beispiel den Betreuer oder setzt ein Stichwort. Über Export & Drucken holst du die ganze Liste oder nur die markierten Zeilen als Excel-Datei heraus.
Kurz erklärt
Markierte Zeilen bearbeitest du über die Aktionsleiste über der Tabelle. Die Zahl im Kreis zeigt, wie viele Zeilen markiert sind. Daneben stehen die Sammelaktionen, die für diese Liste und deine Benutzerrolle verfügbar sind. Das Häkchen im Tabellenkopf markiert alle Einträge der Liste, nicht nur die sichtbaren 50 Zeilen.
Typische Aufgaben:
- Bei vielen Kunden soll der Betreuer wechseln oder ein Stichwort dazukommen: Mehrere Einträge auf einmal ändern.
- Du brauchst alle Einträge einer Liste, nicht nur die der ersten Seite: Mehrere Einträge markieren.
- Mehrere Einträge sollen gelöscht werden: Mehrere Einträge auf einmal löschen.
- Viele Kunden sollen denselben Brief oder dieselbe E-Mail bekommen: Den Serienmanager mit vielen Einträgen starten.
- Du brauchst die Liste als Excel-Datei: Eine Liste exportieren.
Voraussetzungen
Welche Sammelaktionen und Exporte du siehst, hängt von der Liste und deiner Benutzerrolle ab. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen, jeweils in den Detail-Rechten einer Zeile im Block Kundenverwaltung. Für die Kundenliste sind das diese Rechte:
| Aktion | Nötiges Recht im Rollen-Editor |
|---|---|
| Betreuer wechseln, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Serienmanager und die übrigen Bearbeitungsaktionen | Zeile Kontakte, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung |
| Pipeline | Zeile Aktivitäten, Abschnitt Aktivitäten, Schalter Pipeline. Mit Bearbeitung allein reicht nicht |
| Löschen und Wiederherstellen | Zeile Kontakte, Abschnitt Löschen, Schalter Löschen |
| Endgültig löschen | Zeile Kontakte, Abschnitt Löschen, Schalter Endgültig löschen |
| Export & Drucken | sofern die Liste ein Exportrecht verlangt: Zeile Kontakte, Abschnitt Kundenverwaltung, Schalter Export („Die Rolle darf Kunden exportieren.“). Bei Produktpartnern und Benutzern der gleichnamige Schalter ihrer Zeile |
Mehrere Einträge markieren
- Setze in der Tabelle die Häkchen in den Kontrollkästchen der gewünschten Zeilen.
- Um alle Einträge zu markieren, setze das Häkchen im Kontrollkästchen des Tabellenkopfs. Diese Auswahl gilt für alle Seiten der Liste, nicht nur für die sichtbaren 50 Zeilen.
Sobald eine Zeile markiert ist, erscheint über der Tabelle die Aktionsleiste:
- Die Zahl im Kreis am Anfang der Leiste zeigt, wie viele Zeilen markiert sind. Sie hat keine Beschriftung und keinen Tooltip.
- Daneben stehen die runden Symbole der Sammelaktionen, die für diese Liste und deine Benutzerrolle verfügbar sind.
- Das gestrichelte X am Ende (Schließen) hebt die Auswahl auf, und die Leiste verschwindet.
Auch ein Klick auf Suchen (Lupe) in der Werkzeugleiste hebt die Auswahl auf.
Mehrere Einträge auf einmal ändern
- Markiere die Zeilen, siehe Mehrere Einträge markieren.
- Klicke in der Aktionsleiste auf die gewünschte Sammelaktion.
- Wähle im Auswahlfenster einen Wert, zum Beispiel den neuen Betreuer. Bei langen Auswahllisten hilft das Suchfeld, etwa Betreuer suchen.... Ohne Treffer steht dort „Kein Suchergebnis gefunden...“
- Klicke auf den Knopf unten in der Ebene, zum Beispiel Hinzufügen, Entfernen oder Speichern. Bei Betreuer wechseln klickst du auf die gleichnamige Schaltfläche.
- Bestätige die Rückfrage mit Ja. Beim Löschen tippst du stattdessen LÖSCHEN ein, siehe Mehrere Einträge auf einmal löschen.
Die Symbole tragen keine Beschriftung. Ihr Name erscheint als Tooltip. Welche Sammelaktionen es in welchen Listen gibt, was sie bewirken und welche Rückfragen und Meldungen erscheinen, steht unter Sammelaktionen. Dort steht auch, wie du mit Spalteninhalt bearbeiten ein Feld bei vielen Einträgen auf einmal änderst.
Manche Sammelaktionen gibt es nur für bestimmte Eintragstypen. Ihr Symbol sieht trotzdem aus wie alle anderen. Erst ein Klick zeigt einen Hinweis, zum Beispiel „Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich!“ Wird eine Sammelaktion unterbrochen, erscheint „Die Aktion wurde möglicherweise ganz oder teilweise ausgeführt. Die Liste wird neu geladen. Bitte prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie eine neue Aktion starten.“ Prüfe dann, welche Einträge schon geändert sind, bevor du die Aktion wiederholst.
Mehrere Einträge auf einmal löschen
- Markiere die Zeilen und klicke in der Aktionsleiste auf das Papierkorb-Symbol.
- Es erscheint „Es werden alle … ausgewählten Datensätze gelöscht! Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Schreibe LÖSCHEN in das Feld um den Vorgang zu bestätigen!“
- Tippe LÖSCHEN in das Feld und bestätige.
In der Liste Gelöscht der Kunden gibt es keine der üblichen Sammelaktionen. Dort markierst du Kunden nur, um sie wiederherzustellen oder endgültig zu löschen. Auch Endgültig löschen bestätigst du, indem du LÖSCHEN eintippst. Welche Rechte das jeweils braucht, steht unter Mehrfachauswahl und Export › Voraussetzungen.
Den Serienmanager mit vielen Einträgen starten
Mit dem Symbol Serienmanager (zwei Blätter) in der Aktionsleiste erstellst du aus den markierten Kunden, Verträgen, Gesellschaften oder Benutzern Serienbriefe oder Serien-E-Mails. Das geht mit höchstens 250 Zeilen auf einmal. Sonst erscheint „Der Serienmanager ist auf eine Stückzahl von 250 Vorgängen begrenzt!“ Wie der Assistent abläuft und wie du größere Auswahlen aufteilst, steht unter Serienmanager.
Eine Liste exportieren
- Öffne die Liste. Markiere Zeilen, falls du nur diese exportieren willst.
- Klicke in der Werkzeugleiste auf Export & Drucken (Drucker-Symbol).
- Wähle Alle Daten exportieren (Excel) oder Ausgewählte Zeilen exportieren (Excel).
Es erscheint „Die Liste wurde erfolgreich erstellt!“ Nach dem Export ausgewählter Zeilen ist die Auswahl aufgehoben. Hast du keine Zeile markiert, erscheint „Bitte wähle mindestens eine Zeile aus, bevor Du die Liste exportierst!“
Je nach Liste bietet das Menü weitere Formate:
| Menüpunkt | Wo |
|---|---|
| Alle Daten exportieren (Excel), Ausgewählte Zeilen exportieren (Excel) | In allen Listen mit Export |
| Alle Daten herunterladen (Zip), Ausgewählte Zeilen herunterladen (Zip) | Nur in Listen mit Dateien, zum Beispiel Dokumenten |
| Alle Daten drucken (pdf), Ausgewählte Zeilen drucken (pdf) | Nur in Vertragslisten |
| Bestandsübertrag drucken(pdf) | Nur in Vertragslisten. Druckt je markiertem Vertrag das Formular für den Bestandsübertrag |
Beim Zip-Download erscheint „Die Daten werden zusammengestellt...“ mit Abbrechen. Kann i-Planner ein PDF nicht erstellen, erscheint „Das Dokument konnte nicht erstellt werden. Bitte versuche es erneut.“ Startest du Bestandsübertrag drucken(pdf) ohne markierte Zeilen, erscheint „Bitte wähle mindestens eine Zeile aus, bevor Du das Formular drucken willst!“
Häufige Fragen
Höchstens 250. Bei mehr Zeilen erscheint „Der Serienmanager ist auf eine Stückzahl von 250 Vorgängen begrenzt!“ Wie du die Kunden in mehreren Durchgängen abarbeitest, steht unter Serienmanager.
Nein. Das Häkchen im Kontrollkästchen des Tabellenkopfs markiert alle Einträge der Liste über alle Seiten hinweg. Die Zahl in der Aktionsleiste zeigt, wie viele es sind.
Listen exportierst du als Excel-Datei. Einen PDF-Druck gibt es nur in Vertragslisten, einen Zip-Download nur in Listen mit Dateien, zum Beispiel Dokumenten.
Die Meldung beim Löschen weist ausdrücklich darauf hin, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Prüfe die Auswahl deshalb vorher. In der Liste Gelöscht der Kunden gibt es zwar das Wiederherstellen. Dafür braucht deine Rolle den Schalter Löschen in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen. Endgültig gelöschte Kunden lassen sich nicht zurückholen.
Weitere Themen
- Sammelaktionen: welche Sammelaktion was bewirkt und welches Recht sie braucht.
- Serienmanager: Serienbriefe und Serien-E-Mails an die markierten Einträge.
- Listen: Werkzeugleiste, Suchzeile und Spalten einer Liste.
- Fehlerbehebung: wenn die Aktionsleiste, eine Sammelaktion oder der Export fehlt.