Fehlerbehebung
Die häufigsten Probleme unter Kundenverwaltung › Posteingang, geordnet nach dem, was du beobachtest – jeder Abschnitt nennt die Ursache und den nächsten Schritt.
Wie du Dokumente abholst, sichtest und ablegst, steht auf den anderen Seiten unter Posteingang.
Der Menüpunkt „Posteingang“ fehlt
In deiner Rolle ist im Block Kundenverwaltung die Zeile Posteingang ausgeschaltet. Die Rolle änderst du in den Benutzerrollen.
Es kommen keine neuen Dokumente an
Neue Dokumente holst du nur in der Liste Eingang über das Aktualisieren-Symbol ab. Außerdem brauchst du einen aktiven, gültigen Zugang zu einem Pool oder Datenlieferanten, der den Posteingang beliefert. Das sind zum Beispiel VEMA oder Zeitsprung. Der Zugang muss dir gehören oder für dich freigegeben sein.
Die Schritte stehen unter Neue Dokumente abholen. Welche Integrationen den Posteingang beliefern, steht unter Posteingang › Voraussetzungen.
Ein Dokument steht unter „Nicht zugeordnet“, obwohl der Kunde angelegt ist
i-Planner hat weder über die Vertragsnummer einen Vertrag noch über den Namen genau einen passenden Kunden gefunden. Beim Namen zählt die exakte Schreibweise von Vor- und Nachname. Gibt es mehrere Kunden mit gleichem Namen, ordnet i-Planner nicht automatisch zu. Wähle den Kunden beim Ablegen selbst aus, siehe Dokumente ablegen.
Ein Dokument lässt sich nicht archivieren
Ohne Kunde lässt sich kein Dokument ablegen. Wähle im Dialog Archivierung über Kunde suchen... einen Kunden oder schalte auf anlegen. An einem gelöschten Kunden kannst du kein Dokument ablegen.
Beim Markieren fehlt das Symbol zum Archivieren
Die Sammelaktion Archivieren gibt es nur in den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer. In den anderen Listen, zum Beispiel Nicht zugeordnet, kannst du deshalb nicht mehrere Dokumente auf einmal ablegen. Dort öffnest du jedes Dokument und legst es einzeln über Archivieren ab, siehe Ein einzelnes Dokument ablegen. Bei Dokumenten aus Nicht zugeordnet wählst du dabei im Dialog Archivierung den Kunden aus oder legst ihn an.
Die Sammelablage hat neue Verträge angelegt
Für Dokumente aus Zugeordnet über Kunden hat i-Planner keinen passenden Vertrag gefunden. Deshalb legt die Sammelaktion Archivieren den Vertrag automatisch aus den Lieferdaten an. Als Sparte bekommt er die Standardsparte deiner Organisation, ohne festgelegte Standardsparte in der Standardvorlage Aktie. Liegt für das Dokument eine KI-Auswertung vor, können deren Werte die Sparte ersetzen. Ändere die Sparte bei Bedarf im Vertrag. Hat der Kunde den Vertrag schon unter einer anderen Nummer, lege solche Dokumente einzeln ab und wähle den vorhandenen Vertrag aus.
Beim Ablegen erscheint eine Meldung
Beim Ablegen über den Dialog Archivierung kann i-Planner diese Meldungen zeigen:
- Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument kann ohne Kundenzuweisung nicht archiviert werden!: Du hast keinen Kunden gewählt und auch keinen neuen Kunden anlegen lassen. Die Meldung kommt auch, wenn der Dialog Kunden vorschlägt und du auf anlegen umgeschaltet hast. Wie du dann wählst oder anlegst, steht unter Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen.
- Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument wurde nicht abgelegt.: Es gibt keinen gültigen Kunden, zum Beispiel weil er gelöscht ist.
- Das Dokument wurde erfolgreich abgelegt. oder Die Dokumente wurden erfolgreich abgelegt.: Die Ablage per Mehrfachauswahl hat geklappt. Der Zusatz „1 Dokument wurde übersprungen: kein Kunde zugeordnet.“ oder zum Beispiel „3 Dokumente wurden übersprungen: kein Kunde zugeordnet.“ nennt Dokumente, die liegen geblieben sind.
- Es wurde nichts abgelegt — die Auswahl ist bereits abgelegt oder nicht mehr vorhanden.: Die markierten Dokumente sind schon abgelegt oder existieren nicht mehr.
- Dokument wurde bereits abgelegt.: Jemand hat das Dokument inzwischen abgelegt, zum Beispiel ein Kollege.
- Dokument nicht gefunden: Das Dokument existiert nicht mehr.
Nach dem Abbrechen kommen weiter Dokumente an
Das X neben einem Anbieter im Fortschrittsfenster hält die Abholung nicht an. Klickst du darauf, fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du den Import von … abbrechen willst?“ Nach Ja verschwindet der Anbieter aus dem Fenster. Seine Dokumente holt i-Planner aber weiter ab, und sie erscheinen im Posteingang. Lass eine gestartete Abholung durchlaufen und lösche nicht benötigte Dokumente danach in der Liste.
Nach „Mit KI auslesen“ wurde kein Dokument ausgelesen
Können weder das Credit-Guthaben noch PayGo alle markierten Dokumente bezahlen, liest i-Planner keines aus. Das passiert, wenn das monatliche Kostenlimit erreicht ist oder deine Organisation PayGo nicht nutzen kann, zum Beispiel als Testkonto. Die Meldung „Die Dokumente wurden zur KI-Verarbeitung übergeben.“ erscheint trotzdem. Auch Dokumente, die schon ausgelesen sind, zählen mit. Den Grund nennt die Rückfrage, siehe Die Rückfrage zu „Mit KI auslesen“ zeigt einen Hinweis. Markiere weniger Dokumente oder erhöhe das Limit, siehe Die monatlichen Kosten begrenzen.
Laufen viele Aufträge gleichzeitig, können das Guthaben oder das Monatslimit während der Verarbeitung ausgehen. Die übrigen Dokumente liest i-Planner dann nicht aus. Starte Mit KI auslesen für sie erneut, sobald wieder Guthaben da ist oder das Limit es zulässt.
Die Rückfrage zu „Mit KI auslesen“ zeigt einen Hinweis
Statt der Frage, ob die Dokumente ausgelesen werden sollen, zeigt die Rückfrage manchmal einen Hinweis. Brich dann mit Nein ab. Mit Ja liest i-Planner nichts aus, auch wenn danach „Die Dokumente wurden zur KI-Verarbeitung übergeben.“ erscheint.
| Hinweis | Ursache | Was du tust |
|---|---|---|
| Nicht genügend Credits: Für 1 Dokument werden 10 Credits benötigt, verfügbar sind 0. Die Abrechnung per PayGo würde das Monatslimit von 100,00 € netto überschreiten (in diesem Monat bisher 99,94 €). Sie können das Limit unter Organisation › Abrechnung › Credits erhöhen oder dort Credits buchen. | Das Guthaben reicht nicht, und PayGo hat das monatliche Kostenlimit deiner Organisation erreicht | Limit erhöhen, siehe Die monatlichen Kosten begrenzen, oder ein Paket kaufen, siehe Ein Prepaid-Paket kaufen |
| Nicht genügend Credits: Für 1 Dokument werden 10 Credits benötigt, verfügbar sind 0. Bitte buchen Sie Credits unter Organisation › Abrechnung › Credits. | Weder das Guthaben noch PayGo können das Auslesen bezahlen, zum Beispiel bei einem Testkonto | An den Support wenden |
| Das Auslesen mit KI ist kostenpflichtig. Für die Abrechnung fehlen die Rechnungsdaten Ihrer Organisation. Bitte hinterlegen Sie diese unter Organisation › Abrechnung. | Für deine Organisation sind noch keine Rechnungsdaten gespeichert | Rechnungsadresse vollständig ausfüllen und speichern, siehe Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse |
| Ihr Benutzer ist keinem i-Planner-Benutzerkonto zugeordnet. Das Auslesen mit KI ist deshalb nicht möglich. Bitte wenden Sie sich an den Support. | Dein Benutzer ist keinem aktiven Mitglied der Organisation eindeutig zugeordnet | An den Support wenden |
| Das Auslesen mit KI ist derzeit nicht verfügbar. Bitte wenden Sie sich an den Support. | Das Auslesen mit KI ist für deine Organisation gerade nicht eingerichtet, oder i-Planner kann das Guthaben nicht prüfen | An den Support wenden |
Endet ein Hinweis mit „… Credits sind für Dokumente vorgemerkt, die gerade ausgelesen werden.“, warten noch Dokumente auf ihr Ergebnis. Ihre Credits sind schon verplant und zählen nicht mehr zum verfügbaren Guthaben.
Steht in der Rückfrage „Je ausgelesenem Dokument werden 10 Credits erfasst (Testbetrieb, keine Berechnung).“, berechnet i-Planner das Auslesen für deine Organisation nicht, zum Beispiel bei einem Testkonto. Nach Ja liest i-Planner die Dokumente aus, und vom Guthaben gehen keine Credits ab.
„Mit KI auslesen“ fehlt in manchen Listen
In den Listen GDV / CSV, Fehlerhaft und Gelöscht gibt es die Sammelaktion Mit KI auslesen nicht. Markiere die Dokumente zum Beispiel in Eingang oder Posteingang.
Ein hochgeladenes Dokument wurde nicht ausgelesen
Ein PDF bleibt nach dem Hochladen in der Liste Dokumente hochladen stehen, und die KI liest es nicht aus. Dann konnte i-Planner das Auslesen beim Hochladen nicht bezahlen, zum Beispiel weil das monatliche Kostenlimit erreicht war. i-Planner speichert das Dokument in diesem Fall ohne KI-Auswertung und zeigt keinen Hinweis.
- Öffne Posteingang › Dokumente und wähle die Liste Dokumente hochladen.
- Markiere die Dokumente und klicke in der Aktionsleiste auf Mit KI auslesen (Buchstabe A).
- Lies die Rückfrage. Sie nennt den Preis je Dokument oder den Grund, warum das Auslesen gerade nicht geht, siehe Die Rückfrage zu „Mit KI auslesen“ zeigt einen Hinweis.
Nach dem Auslesen verschwindet das Dokument aus Dokumente hochladen und steht in den übrigen Posteingangslisten.
Weitere Themen
- Posteingang: Listen, Abholen, Sammelaktionen und KI im Posteingang.
- Dokumente ablegen: Dokumente über den Dialog Archivierung einem Kunden und Vertrag zuordnen.
- Integrationen: die Zugänge zu Pools und Datenlieferanten prüfen.
- Benutzerrollen: die Zeile Posteingang und die Ansicht einer Rolle einstellen.