PDFs ansehen und bearbeiten
Öffne PDFs in der großen Vorschau, ergänze Anmerkungen, fülle Formularfelder aus und ordne Seiten neu. So übernimmst du Änderungen oder lädst die bearbeitete Datei herunter.
In der großen PDF-Vorschau, der PDF-Lightbox, liest und bearbeitest du eine PDF direkt in i-Planner. Du kannst Textstellen hervorheben, Hinweise ergänzen, Formularfelder ausfüllen und die Seiten eines Dokuments neu zusammenstellen.
Kurz erklärt
Die PDF öffnet sich in einem eigenen Fenster innerhalb von i-Planner. Links navigierst du durch die Seiten. Unten findest du Zoom, Werkzeuge, Herunterladen, In neuem Fenster öffnen und Drucken. Oben steht der Dateiname.
Änderungen werden zunächst in der geöffneten Vorschau gesammelt. Bei einem gespeicherten Dokument schreibst du sie mit Änderungen übernehmen zurück in die Dokumentenablage. In Vorschauen ohne diese Schaltfläche lädst du die bearbeitete PDF herunter.
Typische Aufgaben:
- Du willst eine Stelle markieren oder einen Hinweis hinterlassen: Anmerkungen hinzufügen.
- Eine Seite steht auf dem Kopf oder gehört an eine andere Stelle: Seiten bearbeiten.
- Du brauchst nur einen Teil der PDF oder willst eine weitere PDF einfügen: Seiten herauslösen und einfügen.
- Die Bearbeitung ist fertig: Änderungen sichern.
PDF öffnen und lesen
- Öffne in der Kundenverwaltung ein PDF-Dokument, zum Beispiel im Reiter Dokumente eines Kunden.
- Klicke in der Karteikarte des Dokuments auf Vergrößern. Die PDF öffnet sich in der großen Vorschau.
- Scrolle durch die Seiten oder fahre links über die schmalen Seitenmarkierungen. Die Seitenleiste klappt mit Miniaturen auf. Ein Klick auf eine Miniatur springt zur Seite.
Mit Seitenleiste anheften bleibt die Seitenleiste geöffnet. Über Seitenleiste lösen schaltest du das wieder aus. Klickst du auf ein verknüpftes PDF-Dokument, kann sich die große Vorschau direkt öffnen.
Die Schaltflächen Verkleinern und Vergrößern unten ändern den Zoom. Ein Klick auf die Prozentangabe öffnet die festen Stufen von 25 % bis 400 % und Breite einpassen. 100 % entspricht hier der eingepassten Seitenbreite.
Anmerkungen hinzufügen
- Klicke unten auf Werkzeuge.
- Wähle das gewünschte Werkzeug.
- Markiere eine Textstelle, klicke an die gewünschte Position oder ziehe eine Form auf der Seite auf.
- Passe im Werkzeugmenü die angebotenen Eigenschaften an, etwa Farbe, Deckkraft oder Linienstärke.
Alle Anmerkungswerkzeuge
| Werkzeug | So verwendest du es |
|---|---|
| Auswählen | Klicke auf eine vorhandene Anmerkung, um sie zu bearbeiten. Über ihren Auswahlrahmen kannst du sie verschieben, in der Größe ändern oder drehen. |
| Hervorheben | Ziehe über eine Textstelle, um sie farbig zu markieren. |
| Unterstreichen | Markiere den Text, der eine Linie darunter erhalten soll. |
| Durchstreichen | Markiere den Text, der durchgestrichen werden soll. Der Text bleibt im Dokument enthalten. |
| Textfeld | Setze ein zusätzliches Textfeld auf die Seite und bearbeite dessen Text. Damit ergänzt du die PDF, ohne ihren vorhandenen Text zu ersetzen. |
| Notiz | Setze eine Notiz an die gewünschte Stelle. Den Inhalt trägst du im Feld Notiz des Werkzeugmenüs ein. |
| Stift | Zeichne mit gedrückter Maustaste frei auf der Seite. |
| Linie | Ziehe eine gerade Linie zwischen zwei Punkten. |
| Pfeil | Ziehe einen Pfeil, etwa um auf eine Vertragsangabe hinzuweisen. |
| Rechteck | Ziehe einen rechteckigen Rahmen um einen Bereich. Bei Bedarf schaltest du eine Füllung ein. |
| Oval | Ziehe einen ovalen Rahmen, etwa um einen Betrag einzukreisen. Auch hier ist eine Füllung möglich. |
Für Hervorheben, Unterstreichen und Durchstreichen muss die PDF auswählbaren Text enthalten. Besteht eine eingescannte Seite nur aus einem Bild, kannst du Stellen mit Stift, Rechteck, Oval oder einem Pfeil kennzeichnen.
Farbe, Schrift und Form ändern
Das Werkzeugmenü zeigt die Eigenschaften des gewählten Werkzeugs oder der ausgewählten Anmerkung:
| Anmerkung | Verfügbare Eigenschaften |
|---|---|
| Hervorhebung, Unterstreichung, Durchstreichung | Farbe, Deckkraft |
| Stift, Linie, Pfeil | Farbe, Linienstärke, Deckkraft |
| Rechteck, Oval | Farbe, Füllung, Füllfarbe, Linienstärke, Deckkraft |
| Textfeld | Schriftfarbe, Schriftgröße, Füllung, Füllfarbe, Deckkraft |
| Notiz | Farbe, Notiz |
Die Füllfarbe erscheint, sobald Füllung eingeschaltet ist. Die Schriftgröße reicht von 6 bis 96 pt, die Linienstärke von 1 bis 20 pt und die Deckkraft von 10 bis 100 %. Ohne ausgewählte Anmerkung gelten deine Einstellungen für die nächsten Anmerkungen mit diesem Werkzeug.
Um eine Anmerkung zu entfernen, wähle sie mit Auswählen an und klicke auf Anmerkung löschen. Auch die Entf- oder Rücktaste entfernt die ausgewählte Anmerkung, solange du nicht gerade in einem Textfeld schreibst.
Formularfelder ausfüllen
Enthält die PDF ausfüllbare Formularfelder, öffne Werkzeuge und wähle Auswählen. Anschließend kannst du die vorhandenen Felder auf der Seite ausfüllen. Die Eingaben werden beim Übernehmen, Herunterladen und Drucken berücksichtigt.
Ein aufgedrucktes Feld in einem Scan ist kein ausfüllbares Formularfeld. Dort kannst du mit Textfeld einen Text darüberlegen.
Seiten bearbeiten
Öffne links die Seitenleiste. Das Drei-Punkte-Menü an jeder Miniatur bietet die Aktionen für diese Seite. Für mehrere Seiten setzt du die Häkchen an den Miniaturen. Sobald mehrere Seiten ausgewählt sind, erscheinen die gemeinsamen Aktionen unten in der Seitenleiste.
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Links drehen, Rechts drehen | Dreht die ausgewählte Seite oder die ausgewählten Seiten um jeweils 90 Grad. |
| Duplizieren | Fügt Kopien der ausgewählten Seiten ein. |
| Herauslösen | Lädt die ausgewählten Seiten als eigene PDF herunter. Sie bleiben im geöffneten Dokument erhalten. |
| Löschen | Entfernt die ausgewählten Seiten nach einer Rückfrage aus der bearbeiteten PDF. Mindestens eine Seite muss erhalten bleiben. |
| Nach oben, Nach unten | Verschiebt eine einzelne Seite um eine Position. |
Die Reihenfolge änderst du auch, indem du eine Miniatur an die gewünschte Stelle ziehst. Bereits ergänzte Anmerkungen und Formularwerte werden bei den Seitenänderungen mitgeführt.
Seiten herauslösen und einfügen
Einen Auszug erstellen: Markiere die gewünschten Seiten und wähle Herauslösen. Die heruntergeladene Datei trägt den bisherigen Dateinamen mit dem Zusatz „– Seiten“. Sie enthält auch die Anmerkungen und ausgefüllten Formularfelder der ausgewählten Seiten.
Eine weitere PDF einfügen: Klicke auf das Plus unter einer Miniatur (Seite einfügen) und wähle eine PDF von deinem Computer. Ihre Seiten werden direkt hinter dieser Seite eingefügt. Danach kannst du sie verschieben, drehen oder einzelne Seiten wieder entfernen.
Rückgängig, Wiederholen und Umbenennen
Mit Rückgängig und Wiederholen im Werkzeugmenü gehst du in deiner Bearbeitung zurück oder vor. Bei gespeicherten Dokumenten findest du beide Aktionen auch in der Änderungsleiste oben. Das gilt für Anmerkungen, Seitenänderungen und die Umbenennung der PDF.
| Tastenkürzel | Aktion |
|---|---|
| Strg + Z, auf dem Mac Cmd + Z | Rückgängig |
| Strg + Umschalt + Z, auf dem Mac Cmd + Umschalt + Z | Wiederholen |
Zum Umbenennen bearbeitest du den Dateinamen im Kopf des Fensters. Die Endung .pdf wird ergänzt. Auch den neuen Namen musst du anschließend übernehmen oder beim Herunterladen sichern.
Änderungen sichern
Im gespeicherten Dokument übernehmen
Bei einem gespeicherten Dokument in der Kundenverwaltung erscheint nach der ersten Änderung oben Nicht übernommene Änderungen.
- Prüfe deine Anmerkungen, Formularwerte und Seiten.
- Klicke auf Änderungen übernehmen.
- Warte auf die Meldung „Änderungen übernommen.“ Die bearbeitete PDF und ihr Name sind jetzt beim vorhandenen Dokument gespeichert.
Mit Änderungen verwerfen kehrst du zum zuletzt übernommenen Stand zurück. Solange offene Änderungen bestehen, führt ein Schließversuch zur Änderungsleiste. Entscheide dort, ob du die Bearbeitung übernehmen oder verwerfen möchtest.
Ein Download speichert eine Datei auf deinem Computer. Er ersetzt Änderungen übernehmen für das gespeicherte Dokument nicht.
Als Datei herunterladen oder ausgeben
Über Herunterladen und Bearbeitetes PDF herunterladen sicherst du den aktuellen Stand auf deinem Computer. Ohne offene Bearbeitung heißt der Eintrag PDF herunterladen.
Drucken und In neuem Fenster öffnen verwenden ebenfalls den aktuellen Stand mit Anmerkungen und Formularwerten. Sie speichern die Änderung aber nicht in der Dokumentenablage. Bietet die aufrufende Ansicht zusätzlich PDF exportieren an, gibt diese Aktion die bearbeitete Datei an diese Ansicht zurück.
In Vorschauen ohne Änderungen übernehmen, etwa bei noch nicht abgelegten PDFs im Posteingang, sicherst du die Bearbeitung über den Download. Beim Schließen mit noch nicht heruntergeladenen Änderungen fragt i-Planner nach. Zur unveränderten Vorschau im Download-Menü führt zurück zum Ausgangsdokument und fragt bei ungesicherter Bearbeitung ebenfalls nach.
Voraussetzungen und Rechte
- Zum Öffnen brauchst du Zugriff auf das jeweilige Dokument. Die PDF-Vorschau erweitert deine Zugriffsrechte nicht.
- Zum Übernehmen braucht deine Rolle im betreffenden Bereich Kontakte, Produktpartner oder Benutzer unter Dokumente das Recht Mit Bearbeitung. Auch der zugehörige Datensatz muss für dich bearbeitbar und das Feld Dokumentname beschreibbar sein.
- Manche Ansichten öffnen PDFs ausschließlich zum Lesen. Dort fehlen Werkzeuge und die Aktionen zum Ändern der Seiten.
Die Lightbox ergänzt Anmerkungen und bearbeitet die Seitenstruktur. Sie bietet keine Schwärzung, kein Ersetzen des ursprünglichen PDF-Textes und keine elektronische Signatur. Ein farbig gefülltes Rechteck entfernt den darunterliegenden Inhalt nicht.
Häufige Fragen
Wahrscheinlich enthält die Seite nur ein eingescanntes Bild. Textmarkierungen brauchen auswählbaren PDF-Text. Verwende für solche Seiten den Stift, einen Rahmen oder einen Pfeil.
Die PDF muss mindestens eine Seite behalten. Deshalb ist Löschen gesperrt, wenn alle verbleibenden Seiten ausgewählt sind.
Seit dem Öffnen wurde das gespeicherte Dokument geändert. i-Planner überschreibt diesen neueren Stand nicht. Lade deine Bearbeitung bei Bedarf herunter und öffne das Dokument erneut, bevor du weitere Änderungen übernimmst.
Die Vorschau bleibt geöffnet. Lade die PDF herunter, um sie in deiner PDF-Anwendung zu öffnen, oder öffne die Vorschau erneut. Geschützte PDFs lassen sich mit den Seitenwerkzeugen nicht verändern.
Erlaube Pop-ups für i-Planner und wähle die Aktion erneut. Alternativ kannst du die PDF herunterladen.
Weitere Themen
- Dokumente und Ordner: Dokumente finden, versenden und verwalten.
- Hochladen: eine heruntergeladene PDF als eigenes Dokument ablegen.
- Ordner: Dokumente in der Ablage ordnen.
- Fehlerbehebung: Probleme beim Öffnen oder Hochladen lösen.