Sammelaktionen

Mit einer Sammelaktion änderst du alle markierten Einträge einer Liste in einem Schritt, zum Beispiel den Betreuer, ein Stichwort oder einen Feldinhalt. Welche Sammelaktionen die Aktionsleiste anbietet, hängt vom Bereich, von der Liste und von deiner Benutzerrolle ab.

Kurz erklärt

Sobald du Zeilen markierst, erscheint die Aktionsleiste. Darin stehen die Sammelaktionen als runde Symbole ohne Beschriftung, ihr Name erscheint als Tooltip. Die meisten öffnen eine Ebene mit Suchfeld und Auswahl und fragen vor dem Ausführen nach. Einen Knopf zum Rückgängigmachen gibt es nicht.

Typische Aufgaben:

• Viele Kunden bekommen einen neuen Betreuer oder ein Stichwort: Mehrere Einträge einem Betreuer, Team, Stichwort oder einer Pipeline zuordnen↗.
• Verträge hängen am falschen Kunden oder an der falschen Sparte: Status, Sparte oder Kunde bei mehreren Einträgen wechseln↗.
• Bei vielen Einträgen soll dasselbe Feld einen neuen Wert bekommen: Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern↗.
• Viele Dokumente gehören in einen anderen Ordner: Mehrere Dokumente auf einmal verschieben, umwandeln oder kopieren↗.
• Gelöschte Einträge sollen zurück: Mehrere Einträge löschen oder wiederherstellen↗.

Voraussetzungen

Die Aktionsleiste erscheint, sobald du in einer Liste mindestens eine Zeile markierst und die Liste Sammelaktionen hat. Wie du markierst, steht unter Mehrfachauswahl und Export↗.

Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle in den Benutzerrollen↗, jeweils in den Detail-Rechten einer Zeile im Block Kundenverwaltung:

Eine Sammelaktion ausführen

1. Markiere die Zeilen. Die Aktionsleiste zeigt links die Zahl der markierten Zeilen.
2. Fahre mit der Maus über die runden Symbole. Sie tragen keine Beschriftung, der Name erscheint als Tooltip.
3. Klicke auf die Sammelaktion. Bei den meisten öffnet sich eine Ebene mit einem Suchfeld, zum Beispiel Stichwort suchen..., und einer Auswahl.
4. Wähle einen Wert und klicke auf den Knopf unten in der Ebene, zum Beispiel Hinzufügen, Entfernen, Speichern oder Wechseln. Bei Stichworte, Pipeline und Sparte wechseln ist der erste Eintrag der Liste schon ausgewählt. Prüfe die Auswahl, bevor du klickst.
5. Bestätige die Rückfrage mit Ja. Nein bricht ab.

Ohne Ebene arbeiten Als gelesen markieren, Kopieren, Wiederherstellen, Archivieren bei Verträgen und Mit KI auslesen. Bei ihnen kommt nach dem Klick gleich die Rückfrage. Serienmanager öffnet den Serienmanager mit den markierten Einträgen. Archivieren im Posteingang öffnet sofort das Fenster Archivierung. Löschen und Endgültig löschen bestätigst du, indem du LÖSCHEN eintippst.

Meldungen, die bei jeder Sammelaktion vorkommen können:

• Die Aktion läuft noch. Bitte warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.: Du hast eine Sammelaktion angeklickt, während die vorige noch läuft.
• Eine Löschaktion läuft noch. Bitte warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.: Ein Löschvorgang ist noch nicht fertig.
• Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich! oder Diese Funktion ist nur für Dokumente und den Serviceordner möglich!: Die Sammelaktion passt nicht zu den markierten Zeilen. Das Symbol sieht dabei aus wie alle anderen, erst der Klick zeigt den Hinweis.
• Die Aktion wurde möglicherweise ganz oder teilweise ausgeführt. Die Liste wird neu geladen. Bitte prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie eine neue Aktion starten.: Die Sammelaktion wurde unterbrochen. Prüfe nach dem Neuladen, welche Einträge schon geändert sind, bevor du sie wiederholst.

Welche Sammelaktionen die Leiste zeigt, legt i-Planner fest, sobald du die erste Zeile markierst. Kommen weitere Zeilen dazu, ändert sich die Leiste nicht mehr. Erst wenn du alle Häkchen entfernst und neu markierst, stellt i-Planner sie neu zusammen.

Die Erfolgsmeldung am Ende erscheint auch dann, wenn i-Planner die Änderung nicht ausführen konnte. Prüfe deshalb in der Liste, ob die neuen Werte angekommen sind.

Mehrere Einträge einem Betreuer, Team, Stichwort oder einer Pipeline zuordnen

Wie Pipelines funktionieren, steht unter Pipeline↗.

Status, Sparte oder Kunde bei mehreren Einträgen wechseln

Welche Felder zu welcher Sparte gehören, steht unter Vertragsdaten je Sparte↗. Kunden schaltest du nicht über die Aktionsleiste für das Serviceportal frei. Du schaltest sie einen nach dem anderen über das Drei-Punkte-Menü der Liste Kontakte › Serviceportale frei, wie unter Mehrere Kunden in der Liste Serviceportale bearbeiten↗ beschrieben. Ist ein Portal nach dem Freischalten deaktiviert, hilft Nach „Freischalten“ in der Liste ist das Portal deaktiviert↗.

Mehrere Dokumente auf einmal verschieben, umwandeln oder kopieren

Kopieren und Serienmanager sehen gleich aus. Welches Symbol welches ist, zeigt der Tooltip. Wie du Dokumente einzeln verschiebst, steht unter Ordner↗.

Verträge archivieren und Dokumente mit KI auslesen

Das Auslesen mit KI bezahlt deine Organisation zuerst mit Credits aus dem Guthaben, den Rest per PayGo bis zum monatlichen Kostenlimit. Geht beides nicht, zeigt die Rückfrage einen Hinweis, zum Beispiel „Nicht genügend Credits: Für 1 Dokument werden 10 Credits benötigt, verfügbar sind 0. Bitte buchen Sie Credits unter Organisation › Abrechnung › Credits.“ Brich in diesem Fall mit Nein ab. Dokumente, die schon ausgelesen sind oder auf das Auslesen warten, überspringt i-Planner.

Reichen Guthaben und PayGo nicht für alle markierten Dokumente, liest i-Planner keines aus, auch wenn „Die Dokumente wurden zur KI-Verarbeitung übergeben.“ erscheint. Mitgezählt werden auch Dokumente, die i-Planner überspringt. Was ein Dokument kostet und wie du Credits kaufst, steht unter Dokumente mit KI auslesen lassen↗.

Wie du Posteingangsdokumente ablegst und das KI-Ergebnis öffnest, steht unter Dokumente ablegen↗.

Mehrere Einträge löschen oder wiederherstellen

In den Listen Gelöscht gibt es nur Wiederherstellen und Endgültig löschen. In den Listen Noch zu erledigen gibt es außerhalb der Aktivitäten nur Status, Verantwortlichkeit wechseln und Löschen, bei Verträgen zusätzlich Archivieren. Die Löschbestätigung im Einzelnen beschreibt Mehrfachauswahl und Export › Mehrere Einträge auf einmal löschen↗.

Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern

Mit Spalteninhalt bearbeiten (Stift) setzt du ein Feld bei allen markierten Einträgen auf denselben Wert, zum Beispiel die Kontaktart bei vielen Kunden.

1. Markiere die Einträge in der Liste, zum Beispiel mit dem Häkchen im Tabellenkopf.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf Spalteninhalt bearbeiten (Stift). Es öffnet sich eine Ebene mit dem Auswahlfeld Bitte wähle eine Spalte aus.. und dem Knopf Speichern.
3. Wähle die Spalte, zum Beispiel Kunde - Familienstand. Darunter erscheint Ändern in mit dem Eingabefeld, das zum Feld passt.
4. Gib den neuen Wert ein oder wähle ihn aus und klicke auf Speichern.
5. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Feldinhalt ändern willst?“ mit Ja. Nein bricht ab.

Es erscheint „Das Feld <Feldname> wurde erfolgreich geändert!“ Die Liste zeigt den neuen Wert sofort, die Ebene schließt sich, und die Markierung ist aufgehoben. Klickst du auf Speichern, ohne eine Spalte gewählt zu haben, erscheint „Bitte wähle zuerst ein Feld aus um die Stapelverabreitung abzuschließen!“

Verstehen, welche Spalten „Spalteninhalt bearbeiten“ anbietet

Spalteninhalt bearbeiten gibt es in Aktivitäten, Benutzern, Kunden, Beziehungen, Serviceportalen, Verträgen, Finanzdaten, Schäden, Wünsche & Ziele, Dokumenten und im Posteingang. Es fehlt in den Listen Gelöscht, in Posteingang › Fehlerhaft und in den Listen Noch zu erledigen, außer bei den Aktivitäten. In Dokumentlisten erscheint der Stift nur, wenn deine erste Markierung nur Dokumente oder nur Ordner umfasst. Markierst du danach Zeilen der anderen Art dazu, bleibt er stehen. Nutze ihn nur, wenn alle markierten Zeilen Dokumente oder alle Ordner sind. Sonst übernimmt i-Planner den Wert nicht richtig.

Die Auswahl zeigt alle bearbeitbaren Listenspalten des Bereichs, auch solche, die in deiner Liste gerade nicht eingeblendet sind. Die Namen stehen als „Bereich - Feldname“, zum Beispiel Kunde - Name, und sind alphabetisch sortiert. In deinem Konto kann die Auswahl abweichen. In der Standardvorlage sind das:

• Kunden: Kunde - Anrede, Betreuer, Briefanrede, Erstkontakt, Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Heiratsdatum, Kontaktart, Kundennummer (intern), Name, Namenszusatz, Nationalität, Rechtsform, Scheidungsdatum, Titel, Vorname und Kunde - Serviceportal - App-Status. Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Ausweise, Berufe und Nummern gehören nicht dazu.
• Serviceportale: einige Kundenfelder wie Betreuer, Name und die Anschrift. Dazu kommen die Portal-Einstellungen, zum Beispiel Serviceportal - E-Mail Benachrichtigung - Verträge, Serviceportal - Ansicht - Dokumente mit Upload oder Serviceportal - Support Telefon. So setzt du Portal-Einstellungen für viele Kunden auf einmal.
• Verträge: die Vertragsfelder aller Sparten. Derselbe Name kann mehrfach vorkommen, zum Beispiel Vertrag - Beginn, weil jede Sparte eigene Felder hat. Dazu kommt der Betreuer des Kunden. Ihn ändert i-Planner beim Kunden, dem der Vertrag gehört, nicht am Vertrag.
• Aktivitäten: zum Beispiel Aktivität - Betreff, Start, Ende, Status, Kategorie und Verantwortlich.
• Dokumente: Dokument - Datum, Name, Serviceportal und Sichtschutz. Bei Ordnern sind es Ordner - Name, Serviceportal und Sichtschutz.
• Benutzer: zum Beispiel Benutzer - Position, Vertragsart, Vertragsstatus und Vertragstyp.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Mehrfachauswahl und Export↗: Zeilen markieren, mehrere Einträge löschen, Listen exportieren.
• Serienmanager↗: Serienbriefe und Serien-E-Mails an bis zu 250 markierte Einträge.
• Pipeline↗: wie Pipelines funktionieren.
• Fehlerbehebung↗: wenn eine Sammelaktion fehlt, unterbrochen wurde oder die KI zu wenig Credits meldet.
• Benutzerrollen↗: die Rechte für die Sammelaktionen vergeben.